檔案信息化數據入庫的規范化

王強燕

檔案信息化建設是隨著信息化互聯網時代的發展順應時代潮流，進行改變應用系統。檔案信息化建設各種目標需要應對時代做出改變和調整，要有創新精神跟得上時代的發展腳步。檔案信息化的核心部分是借助信息技術，運用其中提高現代化水平，化繁為簡確立網絡環境帶給我們的便捷，基本服務框架確定后，后續工作即可進行，所以我們要對檔案管理的態度和原則性提出要求，重視理論與方法共同運營，滿足大眾的需求。

如今，在檔案信息化的建設過程當中，很多人只注重往高新技術上靠邊發展，卻忽略一個標準規范性，最后導致因無統一性而功虧一簣，讓檔案信息化建設轉型失敗。統一明確的管理，是網絡系統技術的規章制度，更直接與檔案信息化建設前進的腳步有關。檔案信息數據入庫時，包括著錄原則、方法、項目、格式、文字、來源、詳簡級次、主要規則和標識符號等。首先，要建立檔案信息的數據庫，將信息以文件形式將內容記錄到庫，形成數據條目，再將數據條目錄入計算機，組成檔案信息數據庫。檔案信息入庫必須要有標準線規范性，做到整齊劃一，才不會出現因為名稱對應不上難以找到檔案的現象，而且提高檢索效率。

因為原有的工作人員，對他們檔案信息管理日常工作已經成為習慣，面對電子文件的形成、信息的存儲、傳輸、檢索、利用等技術難以掌握，相反，年輕的從業者，他們掌握新型計算機技術，對檔案處理游刃有余，卻忽略檔案管理基礎知識和一些原則性問題。這就還需我們對此設定相關的標準和操作要求了。檔案信息化建設，這是一項繁密的管理工作，需要不斷更新知識庫，掌握計算機運用，跟上時代步伐才能不被淘汰。像現在，許多檔案館配備了高端硬件設施，使用效率卻和從前沒有兩樣，只能利用高端設備實現基礎的網上處理操作，局限于簡單查詢步驟，沒有讓高端機器運用在刀刃上，這樣就無法發揮它真正的價值。而我們要做到檔案信息的規范，就先做到內部人員管理標準統一，業務標準統一，技術統一。

檔案信息管理是用信息軟件對傳統檔案信息進行整改的過程，作為一個規范化的檔案計算機管理系統軟件，必須具備檔案的收集、整理、編目、保管、鑒定、檢索、開發利用及檔案統計等基本業務管理能力。這不再是簡單的人工全手工，而是每個環節相互配合，最后完成一個業務的過程。計算機給我們帶來的便捷應該是更高效、高質量、時間短的一些好處。工作模式的轉變需要好好適應，以達到后續工作的進行;對電腦錄入的統一要求，可以讓我們減少錯誤和矛盾的出現，這也算是為我們檔案信息化建設道路開拓疆土。