檔案信息化建設進程中的數字化模式

馬俊 車軼

檔案信息化是指檔案管理模式，以面向檔案實體保管為重點，以檔案實體的數字化信息這種主要形式到為社會提供服務的轉變過程。運用信息技術提高檔案工作現代化水平，重新思考檔案管理的新情況，新原則與新理論，確立網絡環境中檔案管理與檔案服務的基本框架與基本方法。實現檔案信息的社會化服務。檔案信息化建設是指應用信息技術去進行產生，管理到利用檔案信息的過程。在這樣的大轉變過程中，要實現信息的數字化和網絡化，更要實現信息檔案接收，傳遞，儲存和提供利用的一體化。

檔案信息的數字化是指利用數據庫技術，數據壓縮技術，高速掃描技術等技術手段將紙質文件生效文件等傳統介質文件和已歸檔案保存的電子檔案，系統組織成句有序結構的檔案信息庫。

檔案管理更多的是體現在自動化，實時化，網絡化。具體表現為數據只需一次錄入，可以多次利用。數據無論從文書管理錄入，還是從檔案管理錄入，只需錄入一次，即可在檔案管理內部進行數據共享。提高工作效率。各種報刊可以自動打印，數據錄入后，不論是文書管理還是檔案管理，可以方便的打印出相關的收發文具單匯總表。可以方便的打印出檔案的背景，封面，案卷目錄，文件目錄。備考表等。檔案管理的信息化，網絡化，可以給管理人員，職能部門及公司帶來顯而易見的效果和收益。

實現一連串數據的有效管理，其關鍵是數據排列，數據排列組織是數據管理的基石，其水平決定了數據管理的水平。《檔案著錄規則》一直是檔案信息化建設過程中檔案數據著錄的基礎標準，以此標準統一進行，各地區、各行業紛紛頒布了適合本地區、本行業可以執行的“文書檔案文件級目錄數據庫結構與數據交換格式”標準，這些標準在檔案信息化建設的前期階段起到了很好的規范和標準化的作用，使局部范圍內檔案在數字化過程中有了統一的執行標準，需要大家規范有一個紙質檔案建立數字檔案的過程。

檔案信息化建設對于提高整個部門的技術水平企業的信息化，數字化，網絡化都是有效的，因為只有實現檔案工作的信息化，才能外部公司的發展相協調，適應不斷變化的外部環境。然而，實現管賬檔案信息化必須有規范性原則，一方面可以將管藏檔案通過掃描等技術手段轉化成計算機可識別，可處理的數字化信息，另一方面，可以接收電子文檔。二者都需堅持規范性原則，制定相應的法規，實施規范性。這不僅實現現代化的需求，也能提高工作質量和效率的需求。將檔案信息的保管，傳遞，利用數字化等更嚴謹的管理。進一步規范和標準，也是社會發展必然選擇。