淺析檔案信息化的重要性

李新悅 曹偉薇

隨著科技的進步，社會的發展，每天都有數以萬計的信息產生，在這樣的大數據背景下，電子文件數量越來越龐大，對其的管理也顯得尤為重要。本文主要分析檔案信息化的主要特點，希望能夠在建設過程中起到一定的作用。

檔案的本質特征是原始記錄性，所以管理檔案的過程，實際上是遵循以往歷史事實的記錄過程，無論是紙質檔案還是信息化檔案，都應該保留這一特性。然后再依據當前的科技和發展的趨勢進行調整。隨著社會的潮流而發生改變的同時仍然具有直接記錄的功能。

盡管信息化檔案相對于紙質檔案來說非常容易被修改，但是修改信息化檔案的成本要遠高于紙質檔案。再者，從長遠來看，紙質檔案具有著被時間所磨滅的不可忽視的缺點，破損、缺失是不可避免的，在這一點上電子檔案就可以保存多年。我們在檔案信息化的過程中要注意信息的真實性，從技術上來說，通過認證來保護電子檔案的真實性，電子簽名或是時間戳都是可以實現的。

檔案信息化建設仍然保持著檔案的法律依據性。電子檔案的原始憑證性與紙質檔案是一樣的，所以應該具有法律證據的價值。將檔案通過信息化的過程，形成不同形式的信息記錄，當其有關的背景信息和元數據和他一起歸檔保存。這樣清晰地標明檔案的相關信息。嚴格的相關的標準，要建立完善的管理體系之后，再不斷的對當前的檔案信息進行補充和調整。拷貝的信息和載體的更換都留下詳細的操作記錄。對使用的相關人員也進行嚴格的考核。從原來的線下服務到現在的線上服務，從3G時代往4G時代、5G時代發展的道路上，組織平臺正發生著翻天覆地的變化，結合現代化工具并根據時代，不斷調整工作內容，不斷的發現問題，提出問題，再做出假設，最后自己再去解決問題，想思考和被思考的過程，就是不斷摸索檔案信息化的過程。這樣的過程在當下的時代，科技還有很多未知的可能性的情況下是必須的。所以當然信息變化的重要性不僅體現在能方便管理者檢索信息也在于能夠為科技提出研究方向。

總的來說檔案必須化建設是各個領域發展過程中不可或缺的重要內容。在此過程中，就在建立中調整，在調整中提高，才能更好的實現檔案信息化的作用，不管是從服務者還是管理者角度都能夠更好地將其應用于工作當中。檔案信息化是為了將如今浩如煙海的數據中提煉出有用的消息，將其復雜多變的特點變成有規可循的依據。雖然現在很多的信息都朝著數字化發展的趨勢，但是僅僅的數字化是遠遠不夠的，只有將數字，歸類、總結變成規范，總結成檔案，那這么多的數據在數據庫中不斷的積累，不斷的總結才有意義，信息進行不定期的清理才知道從哪里下手。