財務類檔案信息管理中出現的常見問題

陳勝 郭力強

檔案管理是一件繁瑣復雜的工作，尤其是財務類檔案信息的管理，更是容易令人焦頭爛額。每一筆金額和核算和用處，以及經手人證明人的信息，最關鍵的是很多財務信息存在時間差的問題。對于財務檔案管理人員來說，目前的檔案信息管理方面，仍然存在很多問題，主要可以概括為以下幾點：

1.檔案管理制度規范性不高。總體分析我國事業單位內部財務檔案管理現狀，可發現一種常見情況的出現，那就是檔案管理人員在經驗積累和與時俱進兩方面存在著沖突，一般表現為有經驗的、有資深工作經歷的人員普遍在信息化技術水平上存在嚴重不足，而擅長信息化技術的人員對檔案管理又缺乏經驗。這說明在事業單位內部，兼具檔案管理經驗與信息化技術的專業人員較為缺乏，特別是在一些基層事業單位中，這種現象更加明顯，造成檔案在查閱、安全保密管理等方面的缺失。

2.檔案管理制度健全程度不高。這個問題將進一步使安全保密制度在內容上存在不完整性，在檔案信息化管理標準不統一的情況下，即使基于檔案管理經驗可得到一定的標準，但是無法實現在內部的普及化，導致員工在檔案安全保密管理中，呈現出專業性不強的特點。因此，基于當前形勢，迫切需要事業單位在內部完善財務檔案管理制度，確保信息化管理標準的統一性，切實推進財務管理信息化發展。

3.檔案管理認知缺失。檔案管理是事業單位內部日常工作中的基礎部分，其作用在于可為事業單位內部決策、管理提供有效的資源保障和數據參考，具有極強的服務性。信息化時代推動社會的深入發展，對檔案管理的要求也更加嚴格。目前，檔案管理人員服務意識上的缺失十分嚴重，沒有明確檔案的保密觀念。同時，在對自身工作內容、性質認知不全的情況下，整體工作方向存在嚴重偏離，具體工作思路與整體管理要求出現偏差，造成檔案管理安全性難以得到保障。

4.檔案管理信息化水平不足。事業單位應以檔案管理水平提升作為工作出發點，優先檔案管理模式的創新，通過深入研究計算機等相關信息技術，并將其引入到管理流程中，可實現管理人員工作負擔的減輕，管理資源實現數字化轉換，這也將進一步完善現代化檔案管理理念。目前，我國在檔案管理中，信息化水平不足問題十分常見，傳統管理方法在日常管理中被長期沿用，內部對先進技術使用的態度不積極，造成檔案管理信息化水平較為落后。特別是針對基層事業單位，其內部檔案管理完善度缺失，相關檔案管理應用與實際內部組織結構匹配度不高，無法發揮信息化技術具有的優越性，使檔案信息化管理難以得到有效落實。