匯文文獻信息系統Libsys5.5在數據處理中的應用解析

周紅霞 王榮宗 鐘克理

（中國石油大學（華東）圖書館，山東 青島 266580）

匯文文獻信息服務系統Libsys5.5針對文獻管理，專門設定了采訪、編目、典藏、流通、統計等一級管理系統，其中流通管理系統還下設讀者管理、業務管理、數據維護、查詢統計、系統設置等分欄 目[1]。筆者自從事讀者服務部咨詢處工作以來，發現匯文libsys5.5流通管理和統計功能在批量處理數據的同時可以大大提高實際的工作 效率。

1 匯文Libsys5.5讀者數據表的結構

匯文Libsys5.5讀者數據表中有多個字段，分別是條碼號、證件號、姓名、身份證號、性別、單位、讀者類型、電話等，這些字段可根據需要選擇使用。其中，帶＊的字段為必備字段，生效日期自動設定為當前日期，證件號是唯一的，且條碼號與證件號一致，讀卡器默認讀取的是讀者的條碼號，借閱等級默認為“等級一”。

根據中國石油大學（華東）（以下簡稱“我校”）的辦學情況及社會服務對象不同，讀者類型主要分為大學生、研究生、教職工、校外讀者等類型，每種類型的讀者借閱權限也不一樣（見表1），其中研究生、教職工最大借閱量為15本，單個書庫最大借閱量為10本，借期為120天；本科生最大借閱量為10本，單個書庫最大借閱量為5本，借期為30天；校外讀者最大借閱量為2本，單個書庫最大借閱量為2本，借期為60天。

表1 借書數量與期限

2 利用館藏分類統計功能，合理圖書排架空間

匯文libsys5.5館藏分類統計模塊，可以對某一類別的圖書現有館藏和某一時段的某一類別的新入藏圖書數量進行統計，管理員可以根據相關數據對現有圖書和擬入藏新書的排架進行綜合考慮，預留出近幾年的排架空間，避免出現排架不均的情況出現。

具體操作步驟如下：進入統計模塊，點擊設定分類模板——選擇用戶模板——命名新建模板名稱——新建多個分類明細（分類名稱和分類號可以相同，一個類型名稱只能對應一個分類號）——進入館藏分類統計——選擇已經新建的模板——設定需要統計的時間段、入藏方式和館藏地——點擊統計。

3 利用讀者數據導出功能，高效辦理畢業生離校核準手續

辦理畢業生離校核準手續是圖書館的一項重要工作。畢業生們有的忙著找工作，有的忙著撰寫畢業論文，準備畢業答辯，有的甚至已經提前進入到工作崗位。繁忙的同時，他們往往忽視了借書證上是否有尚未歸還的圖書存在，最后在辦理離校手續時給自己和工作人員增加了麻煩。

筆者自2011年從事讀者咨詢工作以來，總結出了應對畢業生漏還圖書的處理辦法，即利用匯文libsys5.5中的“讀者數據導出”功能篩選尚未歸還圖書的畢業生學號、姓名、班級、未還圖書詳細信息，再結合“就業工作專用qq群”將數據同步到群文件中，并告知圖書遺失的賠償方法，便于各畢業班輔導員及時傳達到每一名學生。這樣既能提醒畢業生及時清還圖書，對于那些遺失圖書的畢業生也可以有充分的時間購買新書賠償，為順利辦理離校手續提供先前保障。

4 利用限制擔保功能，服務校外讀者

為加強圖書館對外服務管理，充分發揮圖書館的文化輻射功能，2016年7月我校圖書館修訂了《校外人員辦理圖書借閱卡管理辦法》。辦法指出凡是黃島區內黨政機關、事業單位、科研院所、駐區校友等人員，只需要持本人單位介紹信、有效身份證件原件及復印件同校內擔保人一同前往咨詢處填寫《校外人員辦理圖書卡申請表》并簽訂《校外讀者圖書卡使用協議書》即可辦理借閱卡。借閱卡持有人一次最多可借圖書2冊，借期60天，可續借1次，預約圖書1冊。憑借閱卡通過圖書館入口門禁后，可在各閱覽室免費查閱資源。

為了便于管理和加強擔保人主體監督機制，在對校外讀者進行證件注冊的時候，除了必要的字段，如姓名、單位、身份證號、聯系電話之外，就需要用到限制擔保功能。限制擔保功能可以校外讀者被擔保或者校內職工擔保的兩種方式實現，方法如下：

在證件注冊搜索欄輸入提供擔保的校內職工的工號（或校外讀者的借書證號），點擊搜索，調出職工（或校外讀者）個人信息，點擊“限制擔保”選擇“限制類型”為“擔保”（或被擔保），證件號為當前擔保的校外讀者借書證號（或提供擔保的校內職工的工號），點擊“確定”即可生成一條擔保信息。

限制擔保功能省去人工登記的麻煩，在甄選數據的時候一目了然，可根據擔保人和被擔保人雙方的意愿，隨時撤銷擔保或者被擔保，并且在發生圖書超期、遺失聯系讀者無果的情況下，鎖定擔保人予以協助歸還圖書，從而保障其他讀者借閱圖書的權益。