探索工程項目檔案信息數字化管理應用

王 欣

（中國石化工程建設有限公司，北京 100101）

1 工程項目檔案信息數字化管理應用價值分析

為滿足各界對檔案管理工作提出的更高要求，網絡技術、計算機技術、數據庫技術、大數據技術等在檔案管理領域的應用日漸深化，工程項目檔案信息數字化管理也成為業界關注焦點。為保證工程項目檔案信息數字化管理能夠取得預期成果，正是本文圍繞該課題開展具體研究的原因所在。

1.1 信息化環境對工程項目檔案管理的影響

對于具備查考、憑證、保存價值且需要歸檔保存的電子檔案來說，近年來其在工程項目檔案管理中的應用日漸深入，工程項目檔案管理在信息技術的快速發展下也逐步進入網絡化、電子化的新階段。電子檔案具備信息容量大、存儲空間小、傳遞快捷、操作方便等特征，這使得其逐漸成為工程項目檔案的主體形式。但值得注意的是，電子檔案同時具備易變性、易逝性、信息與特定載體能夠分離、對元數據的依賴性等特征，工程項目檔案管理在信息化環境下因此面臨的諸多挑戰同樣需要引起重視，這種重視下應做好電子檔案的“四性”檢測，即完整性、真實性、安全性、可用性[1]。

1.2 工程項目檔案信息數字化管理的必然性

工程項目檔案信息數字化管理的必然性主要體現在三個方面，包括社會發展必然性、檔案管理工作發展必然性、數字化技術成熟必然性。所謂社會發展的必然性，主要是指現階段社會發展對工程項目檔案管理要求的不斷提升，為滿足這種要求，工程項目檔案管理必須轉變管理方式，并開展數字化、信息化管理探索，以此充分發揮電子檔案相較于紙質檔案在安全、高效、便捷方面的優勢。可見，工程項目檔案信息數字化管理屬于社會發展的必然產物；所謂檔案管理工作發展必然性，主要源于科學技術的快速發展，這一發展對工程項目檔案管理帶來的影響極為深遠。對于數量激增的工程項目檔案來說，不斷變化的信息介質和記錄方式對檔案管理的影響極大，光盤、磁介質存儲設備帶來的影響便屬于其中典型。時間流逝下傳統紙質檔案會不斷損壞，人為因素影響下這種損壞往往更為嚴重，為滿足更高要求的工程項目檔案管理需要，必須設法提升管理和貯存水平，這種提升便需要得到信息數字化管理的支持；所謂數字化技術成熟必然性，主要是由于近年來計算機信息技術快速發展且影響力不斷擴大，由此提供的物質支持和技術支持能夠保證工程項目檔案信息數字化管理順利開展，日漸完備的信息基礎設施和信息產業、日趨成熟的信息數字化管理也需要引起重視[2]。

2 工程項目檔案信息數字化管理應用要點

2.1 做好電子文件歸檔與電子檔案管理

為順利開展工程項目檔案信息數字化管理，需首先做好電子文件歸檔與電子檔案管理。受信息技術的廣泛應用影響，計算機信息系統形成的文件資料數量不斷提升，因此必須開展前端控制，真正從源頭抓起，針對性建立科學完善的元數據和電子文件管理標準，并保證歸檔保存的及時性。具體實踐需規避元數據和電子文件遺失問題出現，重復的新增檔案數字化加工問題也應設法避免，以此實現人力物力財力的節約。通過推進工程項目領域的無紙化辦公，實現工程項目檔案文件的全過程電子化流轉，即可兼顧文件的形成、發布等環節，重構工作流程或應用電子簽名，解決“報審”、“簽署”等導致無紙化流轉中斷的問題，原生電子文件有效性可更好得到保障。具體實踐還需要做好文件材料管理的規范和標準梳理，明確接收和歸檔要求，確定各業務領域文件材料的保管期限和歸檔范圍，保證元數據和電子文件歸檔或接收的收集齊全、真實有效、命名科學、整理有序、格式規范。此外，工程項目檔案信息數字化管理探索還應關注相關業務系統中的檔案管理融入，以此進一步強化前端控制，各類元數據和電子文件的在線歸檔可更好實現，由此建設統一的電子檔案內容管理平臺，并保證各業務系統能夠與該平臺實現數據集成共享，或設法集成項目管理、生產管理、辦公自動化等業務系統與檔案管理系統，物理歸檔和邏輯歸檔質量即可更好得到保障[3]。

2.2 推進傳統載體檔案數字資源建設

已經形成的大量傳統載體工程項目檔案屬于工程項目檔案信息數字化管理必須解決的難題，受到不充分的信息化發展影響，無紙化流轉無法完全實現，這會導致原件為紙質文件的增量檔案需要進行數據化和數字化加工，如采用掃描技術實現數字資源建立，即可為工程項目檔案信息數字化保存和利用提供支持。對于工作量巨大的紙質檔案數字化來說，相應規范和標準的建設極為關鍵，具體可將檔案利用與數字化相結合，編制紙質檔案數字化計劃，在掃描原件的同時，工程檔案元數據收集標準應結合“利用”制定，并做好元數據信息提取和結構化數據庫建設，后續的工程項目檔案大數據分析應用基礎可隨之夯實。在具體實踐中，還應關注數字化加工場所建設，并設法提升數字化掃描質量，具體建設需遵循“一件不壞、一件不丟、一件不亂”原則，環境安全保護、無關人員排除、嚴格的出入檢查、基礎設施配備齊全、全過程掃描管理強化、基于二校或三校質監規定的后期管理強化同樣需要引起重視，并設法做好紙質檔案破損修復，傳統載體檔案數字資源建設可由此進一步推進[4]。

2.3 工程項目檔案信息管理平臺應用

工程項目檔案信息管理平臺也能夠為工程項目檔案信息數字化管理提供支持，為科學應用該平臺，可從工程文檔編碼規則統一入手。為保證工程項目的順利開展、工程項目檔案信息管理平臺的正常運行，必須采用標準的工程文檔編碼。在具體實踐中，相關部門需做好各項目裝置單元編號和主項分區編號的制定，以此科學應用平臺具備的項目經理登記檔案號、工程項目設計文件線上歸檔審批流轉等功能，紙質歸檔表可由此省去，平臺具備的統計功能也能夠為工程項目檔案信息管理優化提供支持。基于規格化的編碼原則制定，根據標準編碼即可保證工程項目檔案信息管理平臺的順利運行。在平臺的具體應用中，還需要關注統一查找搜索界面的利用，以此在需要時開展項目歸檔情況搜索，所需要檔案的順利查找、針對性管理可得到支持，這屬于平臺的基本功能。此外，平臺的應用還需要關注目錄管理、歸檔管理、管理權限設置、檔案新增等功能，文件傳送和審批過程管理也可以基于平臺實現，同時還需要關注文件版本升級管理、管理報表的自動生成、全過程檔案管理開展，工程項目檔案信息管理平臺的應用可由此提升管理效率并降低錯誤發生概率[5]。

3 工程項目檔案信息數字化管理的具體應用

3.1 案例概況

為提升研究的實踐價值，本文以個人的崗位實踐作為研究實例。2018年我開始接觸電子簽名項目，不同于以往單純掃描紙質圖紙為PDF文件并將紙質文件裝盒上架的雙套制管理。現階段我所在單位同時設置有項目文件歸檔管理系統、數字檔案管理系統，進一步加強了工程項目檔案工作提質增效和數字化轉型。強化過程管控，依托項目文件歸檔管理系統建立“平臺+服務”工作模式，統一工程項目檔案管理方式，規范在建工程項目設計文件歸檔管理。該系統實現了從“項目檔案號申請”、“各類項目文件歸檔”到“項目存檔關閉”閉環管理，有效提升工程項目歸檔的完整性和規范性。利用歸檔數據建立統計分析功能，用于設計進度檢測、績效考核等工作，為工程項目管理提供數據支撐，進一步加強工程項目管理。

數字檔案管理系統負責檔案的收集、存儲、管理、利用。可以實現公司檔案業務流程自動化升級，提升工程項目檔案的科學化、規范化管理水平，并提高檔案工作的效率和質量。數字檔案管理系統包括檔案物理信息的維護、數字化成果掛接、工程檔案電子移交。對于長期保存的庫藏檔案，檔案系統設置了四性巡檢項及巡檢時間。定期對庫藏檔案進行定期巡檢，巡檢結果可視化展示，方便專職檔案員對庫藏檔案的監控。數字檔案管理系統為實現檔案數字化轉型、全面提升檔案工作奠定基礎。圖1為數字檔案管理框架。

圖1 數字檔案管理框架

3.2 開展多元化工程項目檔案利用探索

工程項目檔案信息數字化管理的具體應用中，筆者單位在多元化工程項目檔案利用探索中投入了大量資源和精力。工程項目檔案屬于企業的寶貴財富，檔案管理方式在數字檔案管理系統推動下不斷轉變，以利用為中心的“安全管、方便用、輕松查、多元化利用”的新局面也隨之形成，數字檔案管理系統能夠提供多種檢索、編研管理、視圖等功能，系統的工程項目檔案數據信息編輯處理能力也在不斷提升，輔以專業級搜索引擎的針對性部署，豐富精準的信息資源可更好滿足相關用戶的多樣化需求，工程項目檔案資源的安全、快速借閱利用可得到相應保障，單位工程項目檔案的月借閱量達到150余件、30人次。通過視圖方式的工程項目檔案專題庫建設，使工程項目檔案信息資源開發利用的便利性進一步提升，基于利用為導向的各專業工程設計標準圖專題數據庫的建成使知識服務供給得以實現，數字檔案管理系統屬于相關探索的代表，這一探索可實現建設成果的查看、導航、熱點關聯瀏覽，更好地優化工程項目檔案信息數字化管理。

3.3 推行工程項目檔案電子移交

為更好推進工程項目檔案信息數字化管理，單位還重點推行了工程項目檔案電子移交，這為提質增效的工程項目檔案信息數字化管理提供了新思路，為工程項目檔案完整歸檔提供了保障。具體實踐需基于合同簽訂電子交付內容，配置電子檔案及電子移交目錄，可整體打包導出電子文件及移交目錄，實現離線或在線移交。工程項目檔案電子移交具備管理靈活特點，能夠適應多種交付場景，節省以往項目技術檔案整編、組卷、打包、郵寄等環節的資源和人力耗費，用戶檔案數據整理、關鍵數據內容提取、紙質檔案數字化等工作也能夠同時節省，可更好的滿足用戶對工程項目檔案數字化管理的需求，特別是對數據使用方面的需求。值得注意的是，工程項目檔案電子移交需關注“四性”檢測，移交接收的“四性”檢測需關注電子檔案來源、電子檔案元數據、電子檔案內容、內容與元數據關聯和移交信息的真實性；電子檔案元數據、電子檔案數據總量、電子檔案內容和移交信息的完整性；電子檔案內容、電子檔案元數據、移交信息和電子檔案軟硬件環境的可用性；移交載體、移交信息和移交過程的安全性。“四性”檢測在長期保存環節存在一定不足，如涉及保存完整性、保存信息包真實性、備份數據可恢復性、群體保管環境安全性、保存載體安全性等，嚴格遵循工程設計文件電子檔案四性保障方案等技術規范可規避相關不足，并根據實際需求優化并完善系統功能架構，保障系統的性能和穩定運行。

3.4 充分利用大數據技術挖掘檔案信息資源價值

為保證工程項目檔案信息數字化管理取得預期成果，在大數據技術利用中需要投入高度關注，由此提供更好、更多的服務。在大數據技術支持下，檔案信息資源價值可更好的挖掘，基于統計學、人工智能、可視化技術，即可在海量工程項目檔案信息數據中尋找規律，發現具有潛在價值、隱含的信息。數據挖掘技術需關注數據準備、尋找規律、表示規律等環節，其本質上屬于決策支持過程。在數據準備、尋找規律環節，所需的工程項目檔案信息數據可從大量數據源中整合為目標數據集，由此開展分類分析、關聯分析、演變分析、異常分析并提煉規律，而在表示規律環節，可基于用戶能夠較好理解采用可視化方式表示找出的規律。在利用大數據技術挖掘檔案信息資源價值的實踐中，以往工程項目檔案信息數字化利用開發存在的束縛可以得到更好的突破，實現精準化、個性化、智能化的檔案資源利用開發，工程項目檔案信息數字化服務水平得以全面提升，工程項目檔案智慧管理也得以有效推進，基于大數據技術的檔案信息資源價值挖掘在檔案智能檢索和共享服務方面也能夠發揮關鍵性作用。

4 結論

綜上所述，工程項目檔案信息數字化管理應用需關注多方面因素影響。在此基礎上，本文涉及的工程項目檔案信息管理平臺應用、開展多元化工程項目檔案利用探索、推行工程項目檔案電子移交等內容，則提供了可行性較高的工程項目檔案信息數字化管理路徑。為更好適應時代變化，適應信息技術變化，適應數字化發展需要，工程項目檔案信息數字化管理還應關注標準歸檔接口的建設、并開展更為嚴格的“四性”檢查，才能持續推進工程項目檔案信息系統規范應用和電子文件歸檔與電子檔案管理，抓住數字化給檔案工作帶來的機遇與挑戰，加快檔案工作數字化轉型步伐。