人工智能技術應用于基建檔案管理的可行性研究

鄧 哲

（江蘇經貿職業技術學院，江蘇 南京 211168）

近年來，黨中央、國務院高度重視并大力支持發展人工智能。2017年7月，國務院發布《新一代人工智能發展規劃》，將新一代人工智能放在國家戰略層面進行部署，描繪了面向2030年的我國人工智能發展路線圖[1]。2019年，我國地方政府共出臺推動人工智能發展的相關政策276項，涉及智慧政務、醫療健康、互聯網、工業制造、智慧教育、安防監控等諸多領域。總體來說，目前我國人工智能發展態勢喜人。

1 人工智能

1.1 人工智能的發展

1956年夏，麥卡錫、明斯基等科學家在達特茅斯學院開會研討“如何用機器模擬人的智能”，首次提出“人工智能（Artificial Intelligence，簡稱AI）”這一概念，標志著人工智能學科的誕生。

1997年，IBM超級計算機“更深的藍”戰勝了當時國際象棋世界冠軍卡斯帕羅夫，創造了人工智能發展史的里程碑事件。

2008年，IBM首次提出“智慧地球”的概念，“智慧城市”理念應運而生。智慧城市建設理念迅速得到全世界認同，并掀起了一股新浪潮。

2011年至今，隨著大數據、云計算、物聯網等信息技術的飛速發展，新的人工智能應用場景不斷被開發和挖掘。諸如圖像分類、語音識別、知識問答、人機對弈、無人駕駛等人工智能技術實現了從“不可用”到“可用”的技術突破，迎來井噴式增長趨勢。

1.2 人工智能的國內現狀

1.2.1 科研領域

中國人工智能論文總量和高被引論文數量都是世界第一。中國在人工智能領域論文的全球占比從1997年4.26%增長至2017年的27.68%，遙遙領先其他國家。中國專利數量略微領先于其他國家，國家電網表現突出。中國已經成為全球人工智能專利布局最多的國家。全球專利申請主要集中在語音識別、圖像識別、機器人以及機器學習等細分 方向。

1.2.2 市場規模

全球AI（人工智能）市場規模快速成長，中國作為全球第二大AI力量，人工智能企業已達上千家。預計到2030年，中國人工智能市場規模有望達到萬億量級（如圖1所示），成為下一輪科技創新紅利的主導力量。從應用落地規模上來看，我國人工智能市場所涉及的領域主要包括電信運營商、制造業、醫療、政府、互聯網、金融等[2]。

圖1 我國人工智能市場規模

各行業市場占比如下圖所示。其中，政府、互聯網和金融領域處于領先狀態，政府主要在基礎硬件上的投資規模較大，互聯網和金融主要是在技術應用上的投資較大。

1.2.3 政治環境

2015年人工智能成為市場熱點，相關產業正式被提上國家戰略層面，各地政策措施的出臺，商業成熟度不斷提高。作為人工智能的重要組成部分，視覺人工智能開始向駕駛、家居、保險、零售、金融等多個領域拓展，人工智能行業以及視覺人工智能行業市場規模持續增長。中國的政治體制和政府對技術進步的熱切支持，是中國能夠建設云計算和軟件工程等基礎設施，并成為人工智能領域的重要參與者的關鍵原因。

2 檔案管理存在的問題

自新中國成立以來，國家對各行業的檔案工作都非常重視。到上個世紀80年代，電子技術也被引入檔案管理工作中，用來輔助檔案管理。發展至今，檔案管理電子化技術已較成熟，但要實現檔案管理全面現代化還需要時間。檔案管理工作屬于行政管理工作的范疇，它遍布于各行各業中。即使是規模再小的企事業單位，也一定會配備相應的檔案管理工作人員。在傳統的檔案管理工作中，人們主要是通過書面形式將檔案資料反復整理、裝訂，并編寫目錄來管理檔案資料。因此耗費了大量的人力、財力和時間，而且出錯率較高[3]。

3 人工智能技術嵌入檔案管理的優勢和可行性

近年來，隨著人工智能的飛速發展，這一技術被應用到了檔案管理中，使得檔案管理工作更便捷、更高效、更智能。檔案管理智能化標志著檔案管理實現了質的飛躍。人工智能是一種蘊含巨大能量和價值的技術工具，是具有顛覆性功能的技術形態，從屬于技術負載價值論范疇[4]。人工智能應用于檔案管理的不同領域，其優勢主要體現在以下幾個方面：

3.1 減少成本投入

在人工智能可以節約成本這方面，有部分中小企業會表示出較大的質疑情緒，他們認為，人工智能技術相較于傳統的聘用管理人員需要付出更多的科技成本，并且后期的養護和維修成本也是一筆高額的支出。而人工智能技術可以看作是一項長遠的一次性投入，只需要在前期支付一筆大額的設備成本和專利使用費即可。同時，人工智能技術的工作時長是24 小時，工作效率也會一直處于飽和狀態。

3.2 降低錯誤率

將人工智能技術科學地運用到檔案管理工作當中去，最顯而易見的一個優勢就是可以極大程度上降低檔案管理的出錯率。人工智能技術中的智能檢索功能，可以大大減少檔案管理和檔案借閱過程中的錯誤率。無論是利用語音輸入還是圖文檢索的方式，都在一定程度上優化和拓寬了檢索途徑，也壓縮了檢索的時間成本。

3.3 提高工作效率

人工智能技術加速了檔案資料實現電子化、數字化的進程，對于檔案管理工作具有較高的應用價值。目前，自動化辦公、無紙化辦公等模式都已實現，而這些技術也都大大提升了檔案管理的工作效率。比如，為了滿足電子檔案查詢、歸檔、特定檔案內容提取等業務需要，人工智能技術運用其文本處理、圖像識別等功能，實現對電子檔案的智能對比和分類，設定歸檔批處理標準和程序，提升電子資料歸檔效率，也可以利用信息提取技術對檔案內容進行文本挖掘，為查詢和檢索提供高效的服務。

3.4 提升安全性

對于國家機關事業單位和一些大型企業來說，檔案資料的安全性在檔案管理工作中也一直被高度重視。傳統的檔案管理工作主要是依靠人力來完成，一旦檔案管理人員的自身意志力不夠堅定時，就很容易出現以權謀私，泄漏國家核心機密或販賣企業信息等問題。而現階段將人工智能技術來代替傳統的人力管理，就可以有效保障檔案資料的安全性。通過人工智能技術對檔案管理系統設置各種權限，從而保證這些檔案資料能被穩妥的保管在計算機硬盤中[5]。

4 人工智能技術嵌入基建檔案管理的應用策略

4.1 基建檔案的基本概念及特殊性

基建檔案是指基本建設過程中產生的具有存儲價值的文字、影像以及視頻等工程建設的相關文件。高校的基建檔案是特指整個校園內所有建筑物、構筑物以及隱蔽工程等各類工程建設的真實記錄。基建檔案作為一個獨立的高校檔案管理類目，有別于高校其他部門檔案，它既包含工程建設過程中前期準備階段的原始資料，又能為工程建設、竣工驗收以及交付使用提供可靠憑證，也是后期維修、改造工程中所不可獲取的資料依據。

4.2 人工智能技術植入數字化基建檔案管理系統的應用策略

眾所周知，任何檔案管理都是以合適的硬件設施為載體，以信息技術為技術支持，以及各種技術之間相互關聯、相互支撐而得以進步的。所有技術依賴于互聯網和大數據技術而存在，人工智能技術的應用也不例外，并貫穿于檔案管理的整個過程中。

在基建檔案管理系統建模時，可以借助GPS系統、CAD軟件和SCADA系統等先進的軟件技術建立檔案信息化管理平臺，先對基建檔案進行存儲和管理，再將人工智能技術嵌入已建立的檔案信息化管理系統加以完善。比如增加基建檔案管理系統模塊的類別和數量；將指紋識別、人臉識別等智能識別技術嵌入基建檔案管理系統的登錄界面；采用智能分類識別技術對不同格式的檔案資源進行智能識別和分類，嵌入智能檢索系統模塊等。

5 結束語

綜上所述，在這個互聯網、傳感網、數字化等信息技術強烈驅動下的大數據時代，人工智能得到了跨時代的飛速發展，也指明了檔案管理工作未來發展的重點和發展方向。在檔案管理行業領域，人工智能改變了傳統檔案管理技術的局限性，實現了檔案資源的共享和利用，優化了檔案管理的方式，提高了檔案管理的工作效率及安全性。因此，將人工智能應用于檔案管理工作中，其優勢和影響力是顯著的。