電子檔案研究的四大特征和兩大熱點

孫文

摘? 要：本文在分析電子檔案研究成果數量變化及各階段節點要事的基礎上，總結了電子檔案研究的四大特征與兩大熱點。

關鍵詞：電子檔案;研究;趨勢;熱點

Abstract： This article summarizes the four major characteristics and two hotspots of electronic archives research on the basis of analyzing the changes in the number of research results of electronic archives and the important points of each stage.

Keywords： Electronic archives; Research; Trends; Hotspots

1 電子檔案研究成果數量規模概況

電子檔案是檔案界41年來重要的研究熱點之一。自1980年，耿立大在《檔案工作》發表《電子計算機在檔案工作中應用諸問題》中提及“電子檔案”起，截至2020年6月底，知網上共收錄主題含“電子檔案”一詞的中文文獻16614篇。平均每年發表405篇，最多時年發表1342篇（2016）。下圖是1980年至2020年，“電子檔案”研究發表文獻年度分布趨勢圖。

從圖中可以清晰地看出，整個研究分為三個階段：1980—1996年的平緩起步期，1997—2016年的高速發展上升期，2017—2020年的快速回調期。

1980—1996年的平緩起步階段，17年發表89篇，年平均5篇，數量規模小，多數年份沒有超過十位數。

1997—2016年的高速發展上升期，20年發表12812篇，年平均641篇，多數年份（18年）發表文獻數量在3位數以上，其中5個年份達到4位數。數量規模大增。

2017—2020年的快速回調期，4年發表3713篇，年平均928篇。經過20年持續高速發展，研究開始降溫。但從圖形上看到的下降，在年均數上并未體現出來，年均發表文獻數不降反升，表明降速低于升速。

2 電子檔案研究各階段節點要事

2.1 平緩起步的誕生階段（1980—1996年）。這一階段的節點要事有兩個，一是1980年耿立大在《檔案工作》發表的《電子計算機在檔案工作中應用諸問題》，開啟了我國電子檔案研究的先河。二是1989年，陳德言發表在《世界研究與開發報導》上的《電子檔案市場》開啟以“電子檔案”為題的研究。這個階段的文獻中，雖然多有提及和使用“電子檔案”，但并沒有對“電子檔案”進行定義和概念化。嚴格地講，算不上真正意義上的有明確研究對象的“電子檔案”研究。

2.2 高速發展的概念化階段（1997—2016年）。這一時期的主題只有一個：電子檔案的概念化。重要節點有三：一是第一個完整“電子檔案”定義的出現;二是“虛擬檔案”概念的提出;三是基于標準的“電子檔案”定義確定。

2.2.1 第一個完整“電子檔案”定義。1998年署名沈陽軍區檔案處、檔案館在《蘭臺世界》發表《關于計算機機讀檔案管理的思考》，將“電子檔案”定義為：“指過去和現在的國家機構、社會組織及個人從事政治、軍事、經濟、科學、技術、文化等活動中直接形成的對國家和社會有保存價值，并已記錄在計算機穿孔帶、磁盤（軟盤或硬盤）、磁帶、光盤等介質上，以備查考利用的計算機機讀文件材料。”[1]成為檔案界研究“電子檔案”的第一個完整“電子檔案”定義。

2.2.2 “虛擬檔案”概念。在討論“電子檔案”的同時，武漢大學劉家真提出了“虛擬檔案”概念。她認為：“虛擬檔案并不受最初固著過該信息或現在仍固著該信息的任何載體或實物的約束，以字節與比特的形式在電腦網絡上流動。”[2]并將“虛擬檔案”與“電子檔案”的關系描述為：“虛擬檔案與電子檔案范圍不同，但特性相同，電子檔案是指那些在計算機環境中形成與運行的并作為檔案保存的電子文件。虛擬檔案不僅包括電子檔案，同時也包括了那些傳統檔案的數據化產物。因而，虛擬檔案有比電子檔案更為廣泛的信息來源，它可以囊括各種類型的檔案信息。虛擬檔案與電子檔案都是在電腦上運行的，因而虛擬檔案具有電子檔案所具有的各種特性，如電子信息的易復制性、易更改性與不安全性等。”[3]兩種檔案定義的主要爭議焦點在于是否包括“傳統檔案的數據化產物”。

2.2.3 基于標準的“電子檔案”定義。2002年，國家標準《電子文件歸檔與管理規范》（GB/T 18894—2002）頒布，對電子文件進行定義，并沒有對電子檔案進行定義。直到2016年8月29日，發布的新版國家標準《電子文件歸檔與電子檔案管理規范》（GB/T 18894—2016）（簡稱2016版規范）將“電子檔案”定義為：“具有憑證、查考和保存價值并歸檔保存的電子文件。”首次以國家標準的形式對“電子檔案”進行了定義。從而“明確了電子文件與電子檔案之間的聯系與區別。”[4]為“電子檔案”研究與管理確定了對象。

到此，“電子檔案”研究從“有什么”階段，進入到“是什么”階段，并開始探索“怎么做”。

2.3 快速回調的入法階段（2017—2020年）。這一階段的核心節點要事有兩件。一是中國電子檔案管理論壇召開;二是電子檔案入法。

2.3.1 中國電子檔案管理論壇召開。2018年，首屆中國電子檔案管理論壇召開。論壇以“發展與創新——新時代中國電子檔案管理研究”為主題展開研究。2019年，第二屆中國電子檔案管理論壇召開，以“新時代中國電子檔案管理的創新與發展”為主題，仍然圍繞理論與實踐兩條軸線，等8個方面展開研究。

在上階段解決“是什么”之后，這一階段的研究重心，開始向“怎么做”轉移。同時研究也從研究者自由發揮階段，進入主題系統引導階段。

2.3.2 電子檔案入法。經過長時間的醞釀準備，電子檔案及其管理寫入了2020年6月20日頒布的新版《檔案法》。在新版《檔案法》增設的第五章檔案的信息化建設七個條目中，有4條9處涉及到電子檔案，占到檔案的信息化建設全章條目的57.14%。增加了檔案信息化建設的規定，明確了電子檔案的法律效力及其接收、檢測、保管、備份等。電子檔案寫入檔案法，標志著電子檔案及其管理進入法制時代。

3 電子檔案研究的特征與熱點

3.1 電子檔案研究的四大特征

電子檔案研究主題發展具有主題集中、聚焦管理問題、與電子文件研究高相關、與新技術新方法高相關等四大特征。

3.1.1 主題集中。電子檔案、檔案管理、檔案管理工作、電子文件、計算機、檔案管理系統、檔案工作是41年來電子檔案研究持續的主題，也是研究的基本與核心主題，研究主題集中。

3.1.2 聚焦管理問題。研究主題中的純技術內容下降，非技術要素不斷增強。反映出電子檔案研究，歸根結底是一個與技術高度相關的管理問題，而“非純技術”[5]問題。

3.1.3 與電子文件研究高相關。電子檔案研究基本與核心主題的形成，經過了一個不斷凝練的過程。其中與電子文件研究高度相關。這體現出電子檔案與電子文件存在密切的相關關系，但這并不是說電子文件就等于電子檔案，電子文件研究及其成果也不一定可以完全移植到電子檔案及其管理上。有必要關注“檔案記事，文件辦事”[6]這兩者的本質性差異。

3.1.4 與新技術新方法高相關。不同階段有不同階段獨有的主題，主題內容與新技術、新方法的出現與應用高度相關。同時反映出電子檔案是信息技術的產物，受信息技術發展與應用影響。電子檔案研究是檔案信息化的伴生性產物。因此，檔案信息化的進程與走向，必然影響電子檔案研究的進程與走向。

3.2 電子檔案研究的兩熱點

3.2.1 電子檔案法制化管理。隨著電子檔案寫入新版《檔案法》，電子檔案相關法規修訂完善研究及電子檔案依法管理研究，勢必成為今后一個時期電子檔案研究的熱點。從2020年6月20日，新版《檔案法》頒布至今，微信、頭條、微博、網站、報紙……各種檔案媒體掀起的《檔案法》“熱”可見一斑。隨著2021年1月1日新版《檔案法》實施，后續《檔案法實施辦法》及各部委各省檔案法規的修改工作啟動，在可預見的未來，電子檔案法制化必定成為研究熱點中的熱點。

3.2.2 單套/非單套制。受電子文件單套制研究日趨興盛的影響，電子檔案研究中形成了，以商業檔案信息技術公司為主的“單套制”派和以市縣綜合檔案館為主的“非單套制”兩派不同陣營。

兩派基于不同出發點論戰將會成為電子檔案研究的另一個大熱點。需要指出的是，電子檔案只是檔案載體變遷中的一種，既不會是唯一的一種，也不會是最后一種。電子檔案研究會持續相當長的時期，并且會與其他介質檔案研究共生共存。拋開商業利益，客觀地看待檔案載體轉換時期的檔案備份，審慎地選擇同質或異質、異地或同地不同備份策略，防止因無備份造成檔案滅失，應是電子檔案研究必須堅持的原則與底線。、

參考文獻：

[1]關于計算機機讀檔案管理的思考[J].蘭臺世界，1998（08）： 11-12.

[2][3]劉家真.虛擬檔案[J].檔案學研究，1999（02）： 45-47.

[4]肖秋會，詹欣然.電子文件歸檔與電子檔案管理規范（GB/T 18894-2016）解讀[J].北京檔案，2018（05）： 26-29.

[5]吳雁平.論檔案、文件、圖書、情報的共性與區別[J].中國檔案研究，2018（01）： 12-29.

[6]吳雁平.辦公自動化條件下電子文件管理的非技術措施[J].辦公自動化，2000（03）： 17-19.

（作者單位：河南省清豐縣行政服務中心? ? 來稿日期：2020-07-20）