數(shù)字檔案長期保存集中代管模式探索

耿志杰 凌桂萍

摘? 要：為解決目前檔案部門存在的技術(shù)策略未能有效落實、配套管理體系不完善、難以面對未知風險挑戰(zhàn)困境，參考北極世界檔案館“一站式”集中代管理念和成功經(jīng)驗，提出數(shù)字檔案長期保存集中代管模式，并從內(nèi)涵、價值、關(guān)鍵要素和推進策略四方面對其進行探索研究。

關(guān)鍵詞：數(shù)字檔案長期保存;北極世界檔案館;集中代管模式

Abstract： In order to solve the problems existing in archival departments，such as the ineffective implementation of technical strategies，the imperfect supporting management system，and the difficulty in facing unknown risks and challenges，learning from the idea and experience of 'one-stop' centralized escrow of the Arctic World Archive，this paper puts forward the centralized escrow mode for long-term preservation of digital Archives，and explores and studies it from four aspects of connotation，value，key elements and promotion strategy.

Keywords： Long-term preservation of digital archives; Arctic world archive; Centralized escrow mode

數(shù)字檔案長期保存工作涉及技術(shù)、管理、標準規(guī)范等多方面因素。在前期調(diào)查過程中發(fā)現(xiàn)，很多策略難以得到有效落實，長期保存工作難度較大。數(shù)字檔案長期保存的困境主要表現(xiàn)在技術(shù)策略未有效落實、配套管理體系不完善、未知風險挑戰(zhàn)嚴峻等方面。

受檔案領(lǐng)域集中管理模式相關(guān)研究的啟發(fā)，并參考北極世界檔案館的成功經(jīng)驗，本文認為對于需要長期保存的數(shù)字檔案進行集中代管，特別是對基層檔案部門，未嘗不是一種可以探索的模式。

1 北極世界檔案館數(shù)字檔案長期保存實踐

北極世界檔案館（Arctic World Archive）也稱世界數(shù)據(jù)檔案館，由挪威Piql公司與國家礦業(yè)公司合作管理，位于挪威斯瓦爾巴群島3號礦區(qū)，于2017年3月正式投入運營，是一家營利性企業(yè)。受世界末日種子庫項目的啟發(fā)，Piql公司希望創(chuàng)建一個超安全的數(shù)據(jù)倉庫來保存全世界的數(shù)字記憶。[1]

1.1 充分利用獨特地理環(huán)境優(yōu)勢。斯瓦爾巴群島位于挪威大陸與北極之間，永久凍土帶的北極氣候以及潔凈的空氣環(huán)境，特別是礦井深處溫度常年保持在零下5攝氏度且極其干燥，非常適合膠片的保存。1920年“斯瓦爾巴條約”宣布該地區(qū)為非軍事區(qū)，目前包括中國、美國、英國在內(nèi)的多個國家都加入了該條約，可以有效避免戰(zhàn)爭因素的影響。

1.2 先進的數(shù)字膠片存儲技術(shù)

1.2.1 膠片直接存儲數(shù)據(jù)。傳統(tǒng)檔案縮微技術(shù)可以用于存儲數(shù)字檔案，《數(shù)字檔案信息輸出到縮微膠片上的技術(shù)規(guī)范》（DA/T44—2009）對此有詳細規(guī)定，即使用計算機輸出縮微品技術(shù)（COM），將數(shù)字檔案的實際影像記錄在膠片上，是一種間接存儲方式。

這種方式存在一些不足：第一，COM技術(shù)在將數(shù)據(jù)轉(zhuǎn)換成影像過程中，會造成數(shù)據(jù)丟失并破壞數(shù)字檔案的原始性;第二，對一些特殊數(shù)字檔案無法記錄，如數(shù)據(jù)庫、三維CAD等;第三，存儲密度低，難以滿足大規(guī)模數(shù)字檔案存儲的需要。

Piql膠片技術(shù)的核心是將數(shù)字檔案的數(shù)據(jù)轉(zhuǎn)換成超高分辨率的QR（Quick Response，一種二維碼），再記錄在膠片上，以實現(xiàn)對數(shù)據(jù)的存儲，可以避免對數(shù)字檔案原始性的破壞，并能存儲所有類型的數(shù)字檔案。

1.2.2 存儲密度高、容錯能力強。Piql膠片每一幀超過800萬像素，可以實現(xiàn)高密度存儲QR，單盒膠片的數(shù)據(jù)容量可達120G，并使用CIRC（交叉交錯里德-所羅門碼）和數(shù)據(jù)分條（在不同的物理幀上保存連續(xù)數(shù)據(jù)）等技術(shù)，可以有效減少灰塵、劃痕等對膠片的影響，容錯能力強。

1.2.3 存儲內(nèi)容全面。相比于COM技術(shù)，Piql膠片存儲的數(shù)據(jù)內(nèi)容還包括管理和技術(shù)元數(shù)據(jù)、壓縮算法、加密算法、文件格式、封裝結(jié)構(gòu)等，存儲數(shù)據(jù)內(nèi)容全面，可以有效保證數(shù)字檔案完整性。另外，Piql膠片還可以實現(xiàn)數(shù)字檔案數(shù)據(jù)與實際影像混合存儲。

1.2.4 保存壽命長、節(jié)能安全。Piql膠片由第三方研究機構(gòu)基于ISO18901、18936、18924標準進行檢測，保存壽命可長達500年甚至更久，其膠片容器PiqlBox測試壽命也可達500年。

1.2.5 免遷移。基于軟件環(huán)境不斷發(fā)展的考慮，Piql膠片中還包含如何構(gòu)建讀取器、如何解碼數(shù)據(jù)、解碼軟件源代碼、文件格式描述等資料，以確保將來在高技術(shù)環(huán)境下，可以通過仿真等技術(shù)方法實現(xiàn)對存儲數(shù)字檔案的有效讀取，保證數(shù)字檔案的可用性，實現(xiàn)免遷移。

1.3 市場發(fā)展與效果。北極世界檔案館自投入運營以來，在三年多的時間內(nèi)已在全世界范圍得到廣泛認可。

其中有代表性的合作案例包括：歐洲最大的照片博物館FratelliAlinari將部分珍貴的歷史照片保存于北極世界檔案館，梵蒂岡圖書館將最珍貴的手稿保存于北極世界檔案館，印度高等法院將部分法律文書保存于北極世界檔案館等。2018年3月，上海中信公司與Piql公司開展戰(zhàn)略合作，開始拓展國內(nèi)市場。

2018年9月2日晚巴西國家博物館發(fā)生火災(zāi)，超過2000萬件文物歷劫，僅有10%的館藏得以幸存。[2]在此之前，巴西國家博物館與Piql公司合作的第一期工程已經(jīng)完成，部分珍貴畫作和歷史照片制作的數(shù)字膠片保存于北極世界檔案館，該部分歷史記憶得以幸存。而計劃中的第二期工程已無法進行，這是人類文明史上的一次重大損失。

1.4 北極世界檔案館長期保存成功經(jīng)驗總結(jié)

1.4.1 技術(shù)層面可行且可信。技術(shù)可行性主要體現(xiàn)為免遷移：膠片壽命可達500年以上，可以確保載體免遷移;通過對數(shù)字檔案數(shù)據(jù)、軟件環(huán)境及讀取技術(shù)等聯(lián)合存儲，可以確保軟件方面免遷移。同時，由第三方機構(gòu)基于國際標準進行檢測認證，確保了技術(shù)可信性。

1.4.2 長期保存成本較低。地理環(huán)境優(yōu)勢可以減少管理成本，免遷移優(yōu)勢可以減少遷移成本。

1.4.3 “一站式”服務(wù)理念。針對客戶需求量身定制長期保存方案，提供“一站式”長期保存集中代管，為客戶徹底解決數(shù)字檔案長期保存難題。

1.4.4 成功的市場推廣營銷。通過與重量級客戶合作，極大提高了自身的口碑和影響力，為進一步拓展市場提供助力。

2 數(shù)字檔案長期保存集中代管模式的內(nèi)涵與價值

2.1 集中代管模式的內(nèi)涵。本文所構(gòu)想的數(shù)字檔案長期保存集中代管模式，是指依托具備資質(zhì)的檔案部門或第三方機構(gòu)，采用市場化運營模式，在確保長期保存技術(shù)、管理等方面可行且可信的基礎(chǔ)上，根據(jù)托管檔案部門數(shù)字檔案資源特點和長期保存需求，有針對性制定長期保存“一攬子”解決方案，提供“一站式”長期保存服務(wù)，確保所存儲數(shù)字檔案的長期可用性。

相較于分散管理模式，集中代管模式與其最大的區(qū)別在于集中，是一種集中存儲、集中管理的模式。

相較于集中管理模式，集中代管模式與其區(qū)別主要有三個方面：第一，責權(quán)清晰，集中代管機構(gòu)只負責數(shù)字檔案的長期保存工作，不涉及所有權(quán)和使用權(quán);第二，市場化運營，集中代管模式是一種商業(yè)模式，通過收取保存費用實現(xiàn)代管機構(gòu)自身的良性循環(huán)發(fā)展;第三，服務(wù)對象社會化，集中代管機構(gòu)的服務(wù)對象不僅有國家綜合檔案館，還可以進一步拓展到高校、企業(yè)、個人等，實現(xiàn)長期保存服務(wù)對象社會化。

2.2 集中代管模式的價值

2.2.1 有利于紓解目前檔案部門的困境。數(shù)字檔案長期保存管理模式的選擇，需要綜合考慮不同模式的保管能力和效果是否能夠滿足社會需求。截至2018年底全國館藏電子檔案127.7萬GB，館藏檔案數(shù)字化副本1556.4萬GB，[3]海量的數(shù)字檔案資源對檔案部門長期保存工作提出了更高要求。

分散管理模式中技術(shù)策略落實、管理體系、未知風險挑戰(zhàn)三方面的困境，目前檔案部門難以在短期內(nèi)徹底解決，難以滿足日益增長的長期保存社會需求，同時現(xiàn)階段長期保存工作中的遺留問題，也會對將來造成不可預(yù)測的隱患。

通過集中代管模式，由代管機構(gòu)充分發(fā)揮自身技術(shù)和管理優(yōu)勢，專門負責解決數(shù)字檔案長期保存難題，可以紓解目前檔案部門的困境。

2.2.2 有利于節(jié)約社會資源。數(shù)字檔案長期保存涉及各種資源，包括軟硬件資源、庫房資源和人力資源等。

國內(nèi)有學者提出建立國家層面的數(shù)字資源合作保存網(wǎng)絡(luò)，從經(jīng)濟層面保障長期保存持續(xù)發(fā)展[4];國外學者基于假設(shè)200多家檔案館、圖書館和博物館共享長期保存系統(tǒng)，對2010年芬蘭國家數(shù)字圖書館項目（NDL）背景下的長期保存成本效益進行了分析，共享系統(tǒng)在開發(fā)、實施、后期階段的成本效益方面具有顯著優(yōu)勢。[5]

由此可見，相比于分散管理模式，集中代管模式可以減少大量重復建設(shè)，有效節(jié)約社會資源。

2.2.3 有利于提高我國檔案工作整體水平。長期保存是檔案信息化工作的重要內(nèi)容，是保障檔案歷史憑證價值的基礎(chǔ)。 集中代管模式符合“精減、高效、節(jié)約”的原則，不僅可以集中資源以提高我國在數(shù)字檔案長期保存方面的水平，還可以有效解除檔案部門的后顧之憂，將檔案部門從艱巨的長期保存任務(wù)中解放出來，使其有更多精力投入到檔案工作的其他方面，提高我國檔案工作整體水平。

3 數(shù)字檔案長期保存集中代管模式的關(guān)鍵要素

3.1 集中代管機構(gòu)資質(zhì)認可

3.1.1 代管機構(gòu)的綜合實力。首先，數(shù)字檔案長期保存涉及基礎(chǔ)設(shè)施、技術(shù)、管理、人員等多方面內(nèi)容，要求代管機構(gòu)必須具備充分的基礎(chǔ)條件，并具備完善的長期保存規(guī)劃、技術(shù)策略體系、管理制度體系，確保其能承擔數(shù)字檔案長期保存的重任;其次，數(shù)字檔案長期保存是一項長期性系統(tǒng)工程，要求代管機構(gòu)必須能獲得穩(wěn)定的持續(xù)投入，綜合實力能長期保持穩(wěn)定并逐步提升。

3.1.2 代管機構(gòu)的可靠性。考慮到檔案信息的特殊性，尤其是涉密內(nèi)容，要求代管機構(gòu)必須具備足夠的可靠性。特別是由非檔案部門的第三方機構(gòu)承擔，需要對其資質(zhì)進行嚴格審查，例如國家檔案局在《檔案數(shù)字化外包安全管理規(guī)范》中對外包機構(gòu)資質(zhì)和工作人員政治要求方面有明確規(guī)定。

3.2 長期保存技術(shù)策略可行且可信

3.2.1 確保長期保存技術(shù)策略的完備性。代管機構(gòu)根據(jù)數(shù)字檔案長期保存中的載體老化、格式過時等問題，有針對性采用封裝、備份、檢測、遷移等技術(shù)策略，綜合形成完備的長期保存技術(shù)策略體系，并建設(shè)涵蓋數(shù)據(jù)接入層、系統(tǒng)應(yīng)用層、平臺工具支撐層、應(yīng)用數(shù)據(jù)層的數(shù)字檔案長期保存信息系統(tǒng)。

同時，對既定技術(shù)策略的觸發(fā)條件進行追蹤，當技術(shù)環(huán)境變化符合既定觸發(fā)條件時，及時啟動應(yīng)對技術(shù)策略對所存儲數(shù)字檔案進行相應(yīng)處置，在技術(shù)層面確保數(shù)字檔案的長期可用性。

3.2.2 確保長期保存技術(shù)策略的先進性。信息技術(shù)高速發(fā)展使得技術(shù)環(huán)境不斷變化，代管機構(gòu)長期保存技術(shù)策略必須順應(yīng)技術(shù)環(huán)境的變化，以應(yīng)對未來各種潛在風險。

首先，對信息技術(shù)發(fā)展前沿進行追蹤，不僅可以對目前技術(shù)策略是否會被淘汰進行預(yù)警，也可以對將新技術(shù)應(yīng)用到長期保存領(lǐng)域進行可行性論證和風險評估。

其次，對相關(guān)標準體系進行追蹤，當標準體系發(fā)生調(diào)整時，需要對技術(shù)策略進行必要調(diào)整。

3.2.3 確保長期保存技術(shù)策略的可信性。對于長期保存各項技術(shù)策略，應(yīng)該符合相關(guān)技術(shù)標準，同時在管理層面制定相應(yīng)的配套制度，以確保技術(shù)策略的可行性和有效性，可以得到檔案行政管理部門和托管檔案部門的認可。

3.3 個性化長期保存方案制定。具體的長期保存方案需要綜合考慮代管機構(gòu)的技術(shù)策略體系以及托管檔案部門實際需求，考慮到兩者之間存在差異，這一過程較為繁瑣和困難。例如在元數(shù)據(jù)方面，是由代管機構(gòu)采用統(tǒng)一的元數(shù)據(jù)方案進行管理，還是按照托管檔案部門的元數(shù)據(jù)方案進行單獨管理，以及后續(xù)封裝、遷移過程中形成的元數(shù)據(jù)如何管理，需要充分考慮和協(xié)調(diào);再如在封裝方面，對托管檔案部門已經(jīng)封裝的數(shù)字檔案，是否需要拆封并重新封裝，后續(xù)封裝標準如何確定，也需要進行協(xié)調(diào)。

3.4 市場推廣。代管機構(gòu)應(yīng)重視市場推廣，通過重點樣板工程提高口碑，建立良好的信譽，增強托管檔案部門的信任，拓展用戶形成規(guī)模效應(yīng)以降低單位成本，提高自身競爭力并保持可持續(xù)良性發(fā)展。在收費標準方面，要兼顧托管檔案部門的承受能力，也要考慮到其年度預(yù)算可能會調(diào)整，可以采用靈活的收費模式。

4 數(shù)字檔案長期保存集中代管模式的推進策略

4.1 完善頂層設(shè)計。在政策法規(guī)方面，需要國家檔案局制定明確的政策法規(guī)，從國家層面明確代管機構(gòu)的資質(zhì)要求，明晰可以集中代管的數(shù)字檔案范圍;集中代管模式涉及多方利益主體，需要通過相應(yīng)的政策法規(guī)理清各方的權(quán)責關(guān)系，尤其是托管檔案部門和代管機構(gòu)的權(quán)利和義務(wù);需要在組織層面明確檔案行政機構(gòu)與代管機構(gòu)的關(guān)系，明確檔案行政機構(gòu)的管控權(quán)責。

在標準建設(shè)方面，目前我國已經(jīng)制定了一系列數(shù)字檔案長期保存標準，初步形成了標準體系，但是在系統(tǒng)性、完整性和適用性等方面還有所欠缺，[6]因此需要進一步完善長期保存標準體系建設(shè)，為代管機構(gòu)長期保存工作提供依據(jù)和參考模型。

在認證和評估機制方面，需要建立科學的認證機制對代管機構(gòu)的既定技術(shù)策略進行認證，以確保技術(shù)策略可行且可信，在認證模式上可以使用標準模式、管理模式和技術(shù)模式，形成認證鏈條[7];同時在管理體系、運行效果等方面，需要建立配套的評估體系，形成定期和長期的評估機制。

4.2 建立妥善的保障體系。代管機構(gòu)的核心工作是維護數(shù)字檔案的長期可用性，雖然任務(wù)較為單一，但仍然需要妥善的保障體系予以支持。在安全性方面，數(shù)字檔案安全是長期保存的基礎(chǔ)，只有確保數(shù)字檔案的真實性和完整性，才有長期保存的價值，因此代管機構(gòu)需要使用完備的安全防護技術(shù)，確保數(shù)字檔案的信息安全。在配套資源方面，代管機構(gòu)需要配置足夠的軟硬件資源，特別是具備技術(shù)能力和知識視野的專業(yè)技術(shù)人才，才能在信息技術(shù)高速發(fā)展的環(huán)境下，有效應(yīng)對將來各種未知風險的挑戰(zhàn)。

4.3 積極培育和拓展市場。數(shù)字檔案長期保存集中代管模式作為一種市場化運營模式，其建設(shè)和發(fā)展需要積極培育和拓展市場空間，最終通過盈利來實現(xiàn)代管機構(gòu)的良性循環(huán)發(fā)展。

代管機構(gòu)需要加大宣傳和推廣力度，可以重點通過打造樣板工程來提升在檔案業(yè)界內(nèi)的口碑，形成品牌效應(yīng)培育市場。同時，市場空間也不應(yīng)局限于檔案領(lǐng)域，可以進一步拓展到圖書館、非物質(zhì)文化遺產(chǎn)保護、社會記憶工程等領(lǐng)域。

參考文獻：

[1]資料與數(shù)據(jù)來源于Piql公司官方網(wǎng)站、媒體公開報道、上海中信公司，以及通過電子郵件與Piql公司工作人員進行咨詢.

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[3]國家檔案局政策法規(guī)研究司.2018年度全國檔案行政管理部門和檔案館基本情況摘要（二）[EB/OL]. （2019-09-26）[2020-05-03]. http：//www.saac.gov.cn/daj/zhdt/201909/5482cc6929cd4b94b16a135517316d4f.shtml..

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[7]錢毅.基于OAIS的數(shù)字檔案資源長期保存認證策略研究[J].檔案學研究，2018（04）： 72-77.

（作者單位：上海大學圖書情報檔案系? ? 來稿日期：2020-07-26）