淺談如何進行信息化檔案管理

（安達市檔案館，黑龍江 安達 151400）

檔案材料具有豐富的類別，其記錄了歷史，傳承了文化，記載了重要信息，具有極高的參考與證明價值?，F(xiàn)代社會中，檔案信息載體出現(xiàn)變化，檔案管理系統(tǒng)也形成了較高的信息化程度，檔案管理部門針對工作內(nèi)容出現(xiàn)的變化，必須積極變革工作方法，消除現(xiàn)有管理缺陷，形成更加科學(xué)化的檔案管理格局。本文針對如何實施信息化檔案管理工作這一問題，研究適用于當(dāng)前檔案管理工作的方法。

一、信息化檔案管理現(xiàn)狀

（一）檔案管理期間沒有展開創(chuàng)新工作

檔案管理背景環(huán)境出現(xiàn)變化之后，檔案管理人員必須敏銳地察覺到這種變化，并積極地加以應(yīng)對，可將各種創(chuàng)新思維運用到檔案管理工作中，然而在實際的檔案管理部門中，創(chuàng)新工作開展情況不佳，其在面對高度發(fā)達的科技信息條件，仍舊運用傳統(tǒng)化的管理體系，在獲取檔案文件之后，僅對其進行登記信息、簡單收集、分類整理以及存檔入庫等處理，并未針對信息化檔案，進行必要的創(chuàng)新，也沒有為這種形式特殊的檔案材料，打造專門的管理模式，阻礙了檔案信息化發(fā)展，脫離了高速發(fā)展的時代與社會，導(dǎo)致日后的應(yīng)用檔案需求難以被實現(xiàn)，相比傳統(tǒng)形式的檔案，信息化檔案在檢索查詢與利用調(diào)檔等應(yīng)用環(huán)節(jié)中有著極為突出的優(yōu)勢，但是創(chuàng)新改進未進行，導(dǎo)致信息化檔案系統(tǒng)建設(shè)節(jié)奏減慢。

（二）檔案管理者信息化素養(yǎng)比較低

檔案管理者作為信息化檔案管理工作的直接執(zhí)行者，在工作態(tài)度與文化水平上存在的問題也會直接地反映到實際的管理工作中。檔案管理者多為中年人或者老年人，缺少年輕力量的加入，文化水平不高，難以快速接受與學(xué)會使用新的信息科技，在維護、分析與運用檔案信息管理系統(tǒng)時存在問題，因此管理單位需要對當(dāng)前的檔案管理團隊進行調(diào)整，融入新的力量，提升該項基礎(chǔ)管理工作的專業(yè)化水平，另外還要為在崗的檔案管理人員進行定期的信息技術(shù)培訓(xùn)，使其逐步適應(yīng)信息化的新型管理環(huán)境；除此之外，檔案管理者在工作態(tài)度方面的問題也應(yīng)被發(fā)現(xiàn)與糾正，管理者應(yīng)將工作重心仍舊擺放到基本的管理工作中，并沒有嘗試提升信息化檔案服務(wù)質(zhì)量，在實際的檔案利用與服務(wù)過程中，出現(xiàn)了效率低與態(tài)度差的問題。

二、完善信息化檔案管理系統(tǒng)的方法

（一）采用創(chuàng)新理念應(yīng)對信息化檔案管理工作

檔案管理者首先要為創(chuàng)新優(yōu)化檔案管理系統(tǒng)做好知識儲備工作，借助各種路徑來學(xué)習(xí)新的檔案管理專業(yè)知識，除了提升自身在管理信息化檔案文件方面的業(yè)務(wù)水平之外，還需學(xué)習(xí)檔案法相關(guān)內(nèi)容，了解與檔案管理相關(guān)的政策，以此為基石進行創(chuàng)新，避免出現(xiàn)違規(guī)的行為；提升檔案整理效率，以此給后續(xù)應(yīng)用檔案提供更充足的空間，提升檔案信息的實際利用率，以檔案服務(wù)為切入點進行創(chuàng)新，對先進的互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)進行充分應(yīng)用，將具有開放化、多元化的檔案信息服務(wù)提供給廣大檔案應(yīng)用者，將原來的被動式檔案利用服務(wù)轉(zhuǎn)變成主動式服務(wù)。在檔案部門中形成數(shù)據(jù)庫，以此支持檔案信息的工作，在數(shù)據(jù)庫中存儲大量檔案信息，并對其分類，定期更新數(shù)據(jù)庫的內(nèi)容。管理者需在檔案管理實踐中充分累積經(jīng)驗，以此探尋信息化檔案的創(chuàng)新管理路徑。

（二）加強檔案管理者的培養(yǎng)

培養(yǎng)檔案管理者的最終目的是提升其應(yīng)對檔案管理工作的信息化管理水平，這就給管理者提出了嚴(yán)格的管理要求。

一是檔案管理者必須具有較強的計算機應(yīng)用能力。另外，管理者至少具有全日制大專畢業(yè)背景，并且具有耐心、熱情、積極的工作態(tài)度。二是通過與單位各部門領(lǐng)導(dǎo)溝通協(xié)議，制訂各階段需要存檔的數(shù)據(jù)和資料，并及時進行登記、歸檔入庫，避免檔案重復(fù)、散雜、零亂，制訂并完善檔案管理制度，嚴(yán)格按照各項規(guī)定執(zhí)行，保證歸檔工作有序進行。三是培養(yǎng)大數(shù)據(jù)分析的專業(yè)技術(shù)人才，能有效避免擁有大量數(shù)據(jù)卻不懂?dāng)?shù)據(jù)分析的情況出現(xiàn)。四是開發(fā)檔案管理數(shù)據(jù)平臺，每個單位都具有自身的特殊性，這就要求我們必須結(jié)合本單位實際及檔案建設(shè)特點，開發(fā)出一套符合我們自己數(shù)據(jù)的分析管理工具。

（三）提升檔案信息應(yīng)用率

利用信息化進行檔案管理，不僅僅可以實現(xiàn)電子檔案信息的有效和快速歸檔，也能在很大程度上提高信息利用率。雖然這種服務(wù)方式可以大大提高檔案管理的質(zhì)量和效率，但是我們也不能忽略網(wǎng)絡(luò)存在的風(fēng)險和隱患。一是加強網(wǎng)絡(luò)安全，不斷更新加密技術(shù)。通過加密原有信息可以轉(zhuǎn)化成亂碼，并以亂碼的形式保存下來，這樣有效地防止檔案信息被破譯而造成的損失。二是不斷加強防寫技術(shù)，利用該技術(shù)后，可以將檔案信息設(shè)置到一種“只讀”模式，在“只讀”模式的情況下，外界想對檔案信息進行修改則無法實現(xiàn)。三是主機不能使用U 盤、軟盤、移動硬盤等存儲工具，避免計算機病毒入侵、泄密等問題。四是加強機密檔案資料的安全管理，建立健全機密檔案安全管理制度，防止違規(guī)操作情況的出現(xiàn)。針對機密檔案采取單獨管理、重點管理的措施，設(shè)置專門管理人員，并定期對機密檔案進行核查。

三、結(jié)束語

檔案在很多行業(yè)中都有重要的作用，建設(shè)工程中會形成工程檔案，醫(yī)院中有病例檔案，同時各個單位也需做好人力檔案管理工作，政府部門則需應(yīng)對民政檔案管理事項。各個檔案主體同樣也需要關(guān)注信息化管理條件下的新問題，以安全的方式來完成管理檔案的任務(wù)，首先列舉了一個信息化檔案工作實踐中發(fā)現(xiàn)的問題，總結(jié)信息化檔案管理的當(dāng)前情況，而后圍繞信息化檔案資源，確定了適合當(dāng)前管理環(huán)境的檔案管理方法。做好基本的檔案管理工作，為日后檔案開發(fā)利用做好準(zhǔn)備工作。