房地產檔案的信息化管理探究

（濟南市房屋檔案館，山東 濟南 250001）

引言

房地產經濟活動中檔案管理是一項重要的基礎工作，是房地產管理部門的職責所在。為進一步強化房地產檔案管理，要管理部門運用現代化、標準化和規范化的管理手段，建立健全檔案信息，更好地服務于房地產管理和發展。只有充分認識到現階段房地產檔案管理存在的問題，并將切實可行的解決措施嚴格落到實處。同時，在社會的不斷發展下，要積極創新，對檔案管理辦法予以完善，和時代發展保持同步，這樣才能推動房地產經濟的良好發展，為國民經濟發展奠定堅實的基礎。

一、新時期房地產檔案管理工作的重要意義

現階段，我國房地產樓盤開發速度越來越快，存量房和新建樓盤的流轉交易頻率較高，在此形勢下便產生了諸多房產檔案信息的管理難題。因此，專業化、信息化管理房地產檔案信息意義重大。第一，房地產檔案管理可以將資信制度構建起來。現代房產交易不能借助交易雙方的契約界定房屋產權、使用權和歸屬權，而要利用專業化的房產檔案信息管理，記錄和存儲房產交易雙方的信息，確保在之后的房屋產權變動中具有資信證明。第二，房地產檔案管理可以使房產交易過程得到簡化。因為現階段房地產檔案管理主要為結合信息化和紙質化的管理方式，因此借助專業化的房產檔案信息管理，可以給予房產交易雙方幫助，使其迅速查找資料，從而簡化房產交易流程。

二、當前房地產檔案管理存在的突出問題

（一）檔案管理存在較大的安全風險

房地產檔案是重要性極強的檔案材料，尤其是其中的房屋產權檔案，需要保持相當長的年份，因此檔案安全工作成為檔案管理工作的首要因素。而就目前房地產檔案管理的現狀來看，大多數管理部門對檔案管理雖然采取了一些基本的防護措施，但是與房地產檔案應該具備的保管環境、安全措施等相比，仍然具有較大的差距，而且房地產檔案中包含大量的紙質文本，如果保管措施不到位，一旦遇到火災等突發事件，檔案很可能就會被付之一炬，后果也會十分嚴重。

（二）檔案構成形式較為傳統

從專業的角度來看，一份正規的房地產檔案里面，不僅包含重要的文字說明，還應該包括大量的圖表、照片、音頻、視頻等資料。但是，隨著房地產行業的不斷發展和相關行政管理部門對房地產檔案標準和質量要求的不斷提高，目前的檔案已經無法滿足各方面工作的需要，急需對房地產檔案進行數字化、網絡化存儲和構成。而這是一項巨大的系統工程，不僅需要大量的人力物力，還需要從制度、人員等各個方面全方位地提升，反觀當前檔案管理部門的人員和制度等方面，都無法與之適應，必須加快完善和推進。

三、優化房地產檔案管理的可行性策略

（一）不斷提升房地產檔案管理的基礎條件

針對房地產檔案時間跨度大、保存年份長，每個歷史時期的檔案構成要件和要求不盡相同，進而造成檔案資料標準不一的問題，要對檔案進行標準化整理，特別是對那些歷史遺留的房地產檔案資料要進行大規模的整理規范，按照現行的檔案管理標準逐步補齊要件，對缺少的文字和影像資料要督促相關部門盡快補齊，未雨綢繆的做好檔案管理的基礎性工作。要不斷加強檔案管理人員的培訓和教育力度，通過開展專業培訓和網絡講座等方式，提升檔案管理人員的職業素質和管理能力，特別是加強管理人員對數字化檔案的熟悉和運用能力，為檔案管理工作提升奠定基礎。

（二）提升房地產網絡檔案信息的共享程度

隨著“互聯網＋”時代的到來和房地產檔案信息的網絡化信息化，房地產檔案的網絡共享已經成為一項迫在眉睫的工程，需要下大力氣加快推進。行業主管部門要通盤考慮，拿出可行的具體措施，逐步建立起全國性的、標準化的、功能齊全的房地產檔案網絡平臺，通過網絡平臺和媒介，實現各地區各部門房地產檔案信息的管理、查詢、上傳、信息采集等多種功能，確保網絡檔案信息共享的法治化規范化。

（三）不斷提升房地產檔案的標準化程度

房地產檔案管理的水平如何，很大程度上取決于檔案管理的標準化程度。一要出臺相關的法規制度和行業標準，對現行的檔案管理標準重新進行增補修改完善，逐漸建立起科學完善高校的檔案管理標準體系。二是要不斷健全檔案管理的法律屬性。房地產檔案與普通的檔案資料不同，很多涉及房地產分割的經濟糾紛和民事訴訟案件，常常將房地產檔案作為重要的舉證材料，因此，要根據實際工作需要，不斷完善和健全房地產檔案的法律屬性，根據現實需要，不斷增補構成要件，實現更加完善和標準化管理。

（四）重視檔案管理隊伍建設

第一，重視隊伍建設。房地產管理部門應在固定的時間開展相關培訓活動，使檔案管理人員相關理論知識得到豐富，促進檔案管理部門專業水平的提升。第二，進一步強化責任意識。檔案管理人員應積極學習相關內容，有效提高自身責任感和綜合素質，并樹立檔案保密意識，進一步完善庫房管理、檔案資源調檔等工作。第三，加大交流學習力度。房地產管理部門應充分了解檔案管理人員的實際情況，并基于此構建學習交流平臺，進而有效提升檔案管理人員的專業技能、綜合素質及創新意識。第四，加大優秀人才的引進力度。為了有效提高房地產檔案管理水平，應積極引入優秀人才，增強檔案管理團隊整體能力和素質。

結束語

隨著我國社會經濟的快速發展，房地產行業也得到了空前的發展契機，在經濟總量中占據的地位和發揮的作用不斷提升。但是，伴隨著國家對房地產行業發展的進一步規范，房地產檔案管理工作的重要意義不斷凸顯，應該引起相關從業者的深入思考。當前，在房地產檔案管理中存在很多問題，影響了房地產行業的健康發展，需要有針對性的制定解決措施，進一步規范和優化管理，為房地產行業發展提供支撐。