公路工程檔案管理規范化的實現策略

（廣西壯族自治區合浦公路養護中心，廣西壯族自治區 合浦 536100）

公路工程檔案是指公路從建設立項到投入使用整個過程中所有的相關數據及規范內容，做好公路工程檔案的管理有助于相關人員充分、全面地了解具體公路工程的功能、作用、價值。公路工程檔案本身詳實地記錄了公路建筑情況及周邊環境數據等，因而也具有相應的參考、保存價值，因而公路工程檔案管理工作是公路管理中的一項重要內容，也是確保公路充分發揮其作用、創造更多價值的必要工作，這也就意味著實現規范化管理對公路工程檔案管理工作而言至關重要。

一、公路工程檔案管理與存在的問題

（一）重視程度不足

受一直以來的思想觀念影響，我國相關施工企業單位在工程施工過程中或多或少存在重視施工現場、輕視管理工作的情況。這就使得檔案管理人員在工作中未能完全認識到檔案管理的重要性，在執行工作的過程中僅僅是簡單進行整理，未能體現出檔案應有的邏輯性及關聯性。另外再加上施工隊伍頻繁調動，檔案缺失的情況也時有發生[1]。

（二）檔案管理要求規范性差

由于公路工程涉及到的單位為數眾多且較為復雜，而不同單位對檔案管理的標準也不盡相同，某些情況下即使是對工程中的同一個環節也會出現不同的要求及標準，這就使得檔案管理要求在規范性上的表現較差。由于沒有統一的標準，工程檔案規范管理的難度也隨之上升。

（三）管理人員水平不足

就當前公路工程檔案管理工作現狀來看，我國從事該行業的人才在技術水平及能力上均與工作要求存在一定差距，還有就是從事該行業的人才多數有兼職情況。這就使得這些工作人員對檔案管理工作的了解較為有限，也不清楚相應的規范及標準，在未經過專業、系統化培訓的情況下很容易造成檔案資料填寫錯誤、檔案分類不當及資料缺失等問題，這就使得檔案管理工作未能發揮其應有的效果[2]。

二、公路工程檔案管理規范化的實現策略

（一）完善檔案管理機制

可靠且完善的管理機制是保障檔案管理工作規范化的基礎，公路工程檔案管理也是一樣。為使公路工程檔案管理工作能夠實現高水準的規范化，首先要針對檔案管理機制進行調整，使其具備更高水平的科學性、合理性，滿足當前社會對公路工程檔案管理的需求。具體的做法是在項目立項前期就根據相應要求及標準，仔細分析并明確相關工程文件檔案的管理方法，制定相應的實施細則及標準，同時還要針對檔案管理工作內容擬定相應的考核辦法，并通過多種方式確保檔案管理工作得到落實，能夠按照既定規章執行。對于檔案的質量應采取靜態考核與動態考核相結合的考察辦法，并推出兼具合理性、科學性、切實可行的獎懲機制。除此之外，還需重視對工作方案、工作計劃的制定，利用好制度在檔案管理工作中的約束性作用，以確保檔案管理工作的進行能夠保持高度有序性。

（二）采用信息化管理方式

隨著互聯網信息技術的發展，各行業的管理工作在具體進行過程中均體現出了一定的信息化發展趨勢。信息化使得管理工作具有更高的即時性、科學性及系統性，因此能夠推動管理工作的進一步發展。由此可見如果公路工程檔案管理工作能夠實現信息化，也就為管理工作的規范化提供了一條行之有效的捷徑。在互聯網信息技術及設備的幫助下，檔案管理工作人員僅需通過互聯網終端就能進行檔案的輸入、儲存、查找工作，而在信息技術強大能力的幫助下，完成這些工作的時間被大幅縮短，存儲及檢索更是能在瞬間完成，對于檔案的分類、整理僅需要工作人員簡單的指向性操作，其他內容即可交給信息技術完成，這也就使得檔案管理工作因而具有了高度規范化水準，同時也大幅提升了檔案管理工作的效率。

（三）提升管理人員的能力水平

管理人員是進行公路工程檔案管理工作的主體，也是公路工程檔案管理工作能否切實實現規范化的主要影響因素。因此，應重視對工作人員能力水平的提升。首先要做的是幫助相關工作人員提升對檔案管理工作重要性的認識，這需要各單位領導層先意識到檔案管理工作的價值，并通過各種手段將其傳達給工作人員；其次應對公路工程檔案管理工作崗位提出相應的要求，杜絕以兼職的方式招收工作人員，以提升入崗工作人員的敬業程度，同時還要對入崗工作人員的管理知識及能力進行考核，確定各個工作人員的專長與不足，為之后進行培訓方向的調整提供數據支持；之后則是為相關工作人員提供培訓機會，針對已入崗的工作人員在能力水平上的側重與差異進行補足調整，使所有工作人員均能夠勝任崗位能力要求；最后則是制定相應的激勵及考核措施，使之與績效掛鉤，充分激發工作人員的工作積極性。

（四）將檔案管理工作納入招標合同管理

為使檔案管理工作本身能夠得到進一步重視，應將檔案管理工作納入招標合同中，對檔案管理的職責分工、成本支出及質量標準進行明確的規劃，通過采取經濟方面的措施使檔案管理工作能夠得到應有的規范化處理。除此之外，招標合同中也應當對檔案管理工作的時限及其它細則進行具體要求，并注明如果未能在時限之內完全按照合同要求完成檔案管理工作，則以檔案管理工作完成時間為竣工結算時間，并按照超出時長處以一定的資金抵扣。

結語：公路工程檔案管理對于整個公路工程而言意義非凡，檔案管理工作人員應當意識到承擔這份工作所肩負的責任，并不僅僅是對于某一施工單位或企業，對于國家的發展而言也有重要意義。因此，公路工程檔案管理的規范化應受到各方的重視，并積極采取各種措施予以落實。