新時(shí)代高職院校文書(shū)檔案管理的信息化建設(shè)路徑探究

（河北旅游職業(yè)學(xué)院，河北 承德 067000）

隨著科技不斷進(jìn)步，高職院校文書(shū)檔案管理信息化的工作也應(yīng)及時(shí)跟上時(shí)代步伐。為了更好地滿足新時(shí)代對(duì)檔案管理工作的更高要求，高職文書(shū)檔案管理工作也應(yīng)進(jìn)積極響應(yīng)國(guó)家號(hào)召和時(shí)代的發(fā)展訴求,進(jìn)行相應(yīng)地提升，早日實(shí)現(xiàn)社會(huì)主義現(xiàn)代化背景下的檔案管理信息化。各高職院校也應(yīng)主動(dòng)提升自身檔案管理信息化的腳步，從而有效應(yīng)對(duì)未來(lái)紛繁復(fù)雜的信息調(diào)取需求。因此，高職檔案信息化建設(shè)刻不容緩。在此過(guò)程中，檔案工作人員不僅要結(jié)合當(dāng)前現(xiàn)有資源，策劃出適合實(shí)際情況的建設(shè)方案，更要分析目前工作中存在的問(wèn)題，并加以解決。只有不斷優(yōu)化檔案管理相關(guān)工作的方式、方法，才能有效推動(dòng)檔案管理信息化建設(shè)的相關(guān)進(jìn)程。

一、高職院校檔案管理信息化現(xiàn)狀

（一）缺乏基礎(chǔ)設(shè)施

隨著時(shí)代發(fā)展，越來(lái)越多的教職工意識(shí)到檔案管理信息化的重要性，但因多數(shù)高職院校對(duì)檔案管理信息化重視程度不夠，所以很難滿足教師對(duì)高職文書(shū)檔案管理信息化的構(gòu)建要求。為了更好地適應(yīng)我國(guó)檔案管理信息化工程的發(fā)展速度，高職院校需要提高對(duì)檔案工作的重視程度，按相關(guān)規(guī)范要求配備必需的設(shè)施、設(shè)備，為學(xué)校檔案工作奠定堅(jiān)實(shí)有力的物質(zhì)基礎(chǔ)。同時(shí)，統(tǒng)一的檔案管理規(guī)范制度也亟需解決，雖然高職院校能響應(yīng)國(guó)家構(gòu)建檔案管理信息化的號(hào)召，但具體的管理制度并不完善，導(dǎo)致檔案工作人員的工作效果事倍功半。

（二）缺乏優(yōu)秀人才

檔案管理工作在很多學(xué)校是由年齡偏大的教師負(fù)責(zé)，學(xué)校更傾向于把年輕教師分配到教學(xué)一線從事教學(xué)科研工作。正因年齡偏大，導(dǎo)致負(fù)責(zé)檔案管理的教師對(duì)于新興信息技術(shù)的掌握程度、接受能力不足,影響了高職院校文書(shū)檔案管理信息化進(jìn)程的速度。因此，校方應(yīng)合理安排人員，積極吸納年齡、學(xué)歷、專業(yè)適合的教師從事檔案管理工作，進(jìn)而提升檔案管理工作團(tuán)隊(duì)的整體素質(zhì)。

二、高職院校檔案管理信息化建設(shè)路徑

（一）提升意識(shí)

檔案管理工作的好壞，很大程度上取決于管理者對(duì)事情的重視程度，只有不斷提升檔案管理者的相關(guān)意識(shí)，才能有效推動(dòng)檔案管理信息化的腳步。首先，檔案工作人員在工作過(guò)程中要主動(dòng)發(fā)現(xiàn)問(wèn)題，向主管領(lǐng)導(dǎo)提出問(wèn)題。比如，發(fā)現(xiàn)檔案管理軟件版本較低，應(yīng)主動(dòng)申請(qǐng)最新的檔案管理軟件，為后續(xù)的文書(shū)檔案管理信息化提供物質(zhì)基礎(chǔ)。其次，檔案工作人員為確保信息化管理的開(kāi)展，應(yīng)主動(dòng)學(xué)習(xí)檔案管理信息化的相關(guān)知識(shí)。最后，檔案工作人員要時(shí)刻關(guān)注、調(diào)節(jié)工作環(huán)境的溫度、濕度等，為檔案信息化保存提供安全保障。

（二）規(guī)范制度

高職文書(shū)檔案管理信息化工作在開(kāi)展時(shí)，檔案工作人員應(yīng)積極與各相關(guān)部門(mén)溝通，讓檔案管理信息化工作順利進(jìn)行，由于檔案管理信息化的執(zhí)行過(guò)程紛繁復(fù)雜，所以檔案工作人員應(yīng)按要求完善相關(guān)制度，切實(shí)做到有制可依、有制必依、執(zhí)行必嚴(yán)、違反必究。只有規(guī)章制度完善，才能少出錯(cuò)，在工作時(shí)做到游刃有余、不慌不亂。檔案工作人員在制定檔案管理信息化的規(guī)范時(shí)應(yīng)學(xué)會(huì)變通，根據(jù)實(shí)際情況及時(shí)調(diào)整，讓每條規(guī)章制度都合乎情理。只有通過(guò)檔案工作人員的不斷努力，才能切實(shí)制定出優(yōu)秀的檔案管理信息化規(guī)章制度，進(jìn)而為今后的工作奠定良好的制度基礎(chǔ)。

（三）提高隊(duì)伍素質(zhì)

由于檔案管理信息化對(duì)學(xué)校建設(shè)有重要意義，所以檔案工作人員要主動(dòng)學(xué)習(xí)，不斷提升自身的專業(yè)素質(zhì)，熟練掌握檔案管理信息化所需的必備技能，進(jìn)而帶動(dòng)提升團(tuán)隊(duì)的整體素質(zhì)。同時(shí)，檔案工作人員還要積極培養(yǎng)自身的保密意識(shí)、道德意識(shí)、法律意識(shí)、責(zé)任意識(shí)等。在提升檔案管理信息化團(tuán)隊(duì)的素質(zhì)方面，學(xué)校也應(yīng)積極參與，加大對(duì)檔案管理信息化相關(guān)人才的引進(jìn)工作，不斷為檔案管理團(tuán)隊(duì)注入新鮮血液。學(xué)校只有全面提升檔案管理團(tuán)隊(duì)的整體素質(zhì)，才能在高職檔案管理信息化建設(shè)中一帆風(fēng)順。

總結(jié)：

我國(guó)高職檔案管理信息化還在起步階段，檔案工作人員需要不斷提升自身檔案管理信息化意識(shí)。只有檔案工作人員不斷磨煉檔案管理信息化需要具備的知識(shí)技能，才能有效解決在檔案管理信息化過(guò)程中遇到的問(wèn)題，進(jìn)而為我國(guó)高職文書(shū)檔案管理工作信息化發(fā)展奠定有力基礎(chǔ)。