探討企業(yè)電子檔案管理中存在的隱患及應(yīng)對方案

（國網(wǎng)甘肅省電力公司劉家峽水電廠，甘肅 臨夏州 731600 ）

自信息化建設(shè)飛速發(fā)展，數(shù)字檔案館建設(shè)的浪潮興起以來，各企業(yè)相繼建立各自的內(nèi)部園區(qū)網(wǎng)絡(luò)，檔案管理系統(tǒng)軟件也不斷完善。如何保障電子文件歸檔管理的安全已經(jīng)成為檔案部門所面臨的新課題，筆者根據(jù)當下電子檔案的管理形式，探討了電子檔案管理中存在的隱患，并總結(jié)了消除隱患的建設(shè)方法。

一、企業(yè)電子檔案管理存在的問題

（一）電子檔案管理重視度不足

在企業(yè)管理中，普遍存在著對電子檔案管理重視不足的情況。檔案管理人員對于電子檔案與傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案管理中存在的差異化缺乏深刻的認識，對于檔案管理人員需要熟練掌握的電子檔案復(fù)制、存儲、傳輸、刻錄等技術(shù)缺乏足夠的了解，企業(yè)管理制度也對電子檔案管理缺乏規(guī)范性和制度化的指導(dǎo)。因此需要在電子檔案管理時，加快檔案管理思想觀念的轉(zhuǎn)變，提高對電子文檔的認識，對檔案管理原則、管理知識以及管理的環(huán)節(jié)進行了解和掌握，使管理水平得以提高。

（二）在系統(tǒng)設(shè)施方面

當前，計算機信息化技術(shù)的發(fā)展速度日益加快，導(dǎo)致計算機信息技術(shù)內(nèi)部的硬件與軟件系統(tǒng)設(shè)施，常常會出現(xiàn)無法相容、匹配不當?shù)那闆r。因而，企業(yè)在實行電子檔案的管理過程中，由于老計算機與新計算機之間存在著一定的系統(tǒng)差異，無法切實進行數(shù)據(jù)信息的轉(zhuǎn)換與兼容，影響醫(yī)院內(nèi)部數(shù)據(jù)信息的傳遞。在一定程度上，直接制約著電子檔案綜合管理系統(tǒng)的優(yōu)化及完善，難以為企業(yè)各種經(jīng)營活動提供完整的數(shù)據(jù)信息檔案。

（三）電子檔案完整性、真實性難以控制

作為企業(yè)運營管理的重要歷史原始憑證以及記錄，檔案的真實性、完整性至關(guān)重要，是企業(yè)運營決策制定的重要參考憑證和基礎(chǔ)。由于載體讀寫技術(shù)以及檔案內(nèi)容在管理過程中受外界影響容易發(fā)生變化，比如因光盤質(zhì)量、讀寫技術(shù)問題等，造成電子檔案損壞無法讀取；數(shù)據(jù)傳輸過程中出現(xiàn)數(shù)據(jù)變異或丟失，對文件的可讀性造成影響；或者在傳輸和存儲過程中，文件被篡改等情況，所以要想確保電子檔案完整性、真實性有較高難度。

二、企業(yè)電子檔案管理提高有效途徑探討

（一）使信息化管理得以實現(xiàn)

在開展檔案管理工作時，管理者應(yīng)以保證檔案完整為前提，盡量優(yōu)化檔案的可用性、可讀性。在此過程中，以下內(nèi)容需要引起注意：在電子文檔被大量運用在日常工作中的大背景下，仍舊有部分管理者對其重要性存在認知偏差，以信息失散為代表的問題，始終無法得到有效解決。由此可見，檔案管理者應(yīng)綜合考慮社會要求和電子檔案特征，將其與檔案管理相結(jié)合，通過公證、公開的服務(wù)，達到拓寬管理途徑的目的，后續(xù)工作的開展往往會取得事半功倍的效果。

（二）從制度出發(fā)規(guī)范管理控制人為因素

在電子文件生命周期全過程中制度化管理和規(guī)范化操作是非常重要的。眾所周知電子檔案管理不僅僅依靠單純的技術(shù)手段，所謂“三分技術(shù)，七分管理”，先進的技術(shù)手段必須輔助合理的管理制度和規(guī)范，才能充分保證電子檔案的安全無誤。在這方面，各單位都要制定符合自身實際情況的管理制度，如電子文件歸檔管理制度、檔案管理系統(tǒng)操作規(guī)范、檔案數(shù)據(jù)庫建設(shè)規(guī)范、檔案數(shù)字容災(zāi)備份制度等一系列和檔案信息化管理相關(guān)的管理標準、制度和規(guī)范，可能這些制度制定得不是十分完善，在可操作性和執(zhí)行力度上有所出入，但檔案管理人員嚴格執(zhí)法和規(guī)范化操作仍舊是保障電子檔案安全的前提。

（三）構(gòu)建科學(xué)完善的電子檔案管理制度

比如的審計工作檔案，就可以采取電子檔案保管的形式來完成，這樣可以構(gòu)建科學(xué)與完善的檔案管理制度。通過電子檔案策略，對相關(guān)被審計單位相關(guān)經(jīng)濟問題進行進一步分析，挖掘出問題存在的實質(zhì)，對相關(guān)問題提出建議，改善相關(guān)被審計單位的經(jīng)營管理。隨著大數(shù)據(jù)的發(fā)展，審計相關(guān)基本工作將會被替代。同時，審計基本的監(jiān)督職能可能會越來越少，而更多的面向?qū)徲媽?jīng)濟評價的管理。在大數(shù)據(jù)時代背景下，的電子檔案可以記錄審計人員的工作歷程。審計人員的監(jiān)督職能應(yīng)進一步向?qū)徲嫿?jīng)濟評價職能方面轉(zhuǎn)變。同時將可替代的基礎(chǔ)審計工作轉(zhuǎn)化為不可替代的審計的管理工作。審計工作除了具備基本審計工作職能之外，同時還要加強審計除監(jiān)督職能之外的職能建設(shè)。審計憑借大數(shù)據(jù)等信息技術(shù)的發(fā)展，傳統(tǒng)審計技術(shù)僅僅作為基本職能，審計借助大數(shù)據(jù)的時代背景，拓寬審計職能，發(fā)掘本質(zhì)，積極發(fā)揮審計工作基本職能。在部門中應(yīng)用電子檔案，在展開檔案管理工作的時候，就要求相關(guān)的檔案管理工作人員能夠?qū)㈦娮游募w檔工作納入本單位的立卷歸檔制度，并逐漸構(gòu)建完善的電子檔案管理工作流程，使得部門的電子檔案管理工作的布置、檢查、總結(jié)、考核信息管理工作和電子文件的歸檔工作能夠得到高度的同步。要求凡是參與到部門電子檔案管理的工作人員必須要掌握電子檔案的歸檔的原則、方法，逐漸構(gòu)建制度化、標準化的電子檔案管理。

三、結(jié)束語

隨著電子信息化的快速發(fā)展，在企業(yè)檔案管理中，電子檔案已成為重要組成部分，逐漸取代傳統(tǒng)的紙質(zhì)文檔。因此企業(yè)應(yīng)提高對電子檔案管理的重視程度，對相關(guān)管理人員加強電子檔案管理技術(shù)和知識的培訓(xùn)，使電子檔案管理水平與時俱進，更加適應(yīng)未來網(wǎng)絡(luò)化、自動化、智能化檔案管理發(fā)展需求，同時在管理過程中，加強與云服務(wù)、大數(shù)據(jù)技術(shù)等信息共享技術(shù)的應(yīng)用，有效實現(xiàn)電子檔案查詢、利用的高效性和便捷性。