淺析基層計劃生育檔案管理工作

（山東省菏澤市成武縣汶上集鎮衛計辦，山東 菏澤 274200）

計劃生育是我國的一項基本國策，隨著我國計劃生育工作的深化改革，對計劃生育檔案管理工作也提出了更高、更嚴的要求，不斷強化計生檔案管理，在新形勢下找到適合檔案管理工作的思路、方法和途徑，是目前首要解決的重要問題。提高計生檔案管理水平，有助于計生工作的進行、改善社會經濟環境，使其更好、更快速地發展，為我國社會經濟可持續化發展做出貢獻，更好地開展新時代人口計生工作。

一、計生檔案管理中普遍存在的問題

（一）檔案管理意識不強、思想認識不到位

在實際工作當中，很多工作人員和領導干部沒有給予計生檔案足夠的重視，認為其并不存在實際意義，檔案和計生之間并沒有直接關聯，在職工不違反計劃生有關規范的情況下，檔案有或無都不會造成影響，所以，對計生檔案處理簡，最終導致檔案資料不完整，回歸檔案不及時等情況時有發生。

（二）檔案資料收集不全，管理內容不真實

在檔案管理工作中，弄虛作假的情況時有發生。因為計劃生育實行的是一票否決政策，一些單位計生檔案中的信息記載有誤或者隱瞞，沒有管理好人員的生育和節育問題，導致了檔案的真實性有所保留，出現了“報喜不報憂”的現象。給日后工作帶來諸多不便。

（三）監督檢查等只做表面工作

檢查部門的檢查力度有待提高，類似于“走馬觀花”的檢查形式只做表面工作，對檔案管理工作存在的不足和問題不予以糾正，檢查組“走馬觀花”似的檢查不能真正解決檔案存在的問題，檢查過后人員思想松弛，易造成檔案管理的停滯不前。

（四）人員業務不精，檔案立卷不規范

目前計生檔案管理內容龐雜，案卷數量繁多，時間跨度長且由于多年來一直處于封閉管理之中，計生檔案管理僅以保存為目的，以案卷不丟失為原則，再加上每個歷史時期檔案的整理質量要求不同，整理的規格不統一等情況形成了檔案質量普遍較差的局面。

（五）人員不固定，制度不健全

計劃生育干部多為兼職，在單位內部沒有相應職務、職稱，人員變動大，頻繁的人事調動使得檔案交接不完全、清理不徹底。造成檔案資料的散失，影響檔案的完整統一。對建立計生檔案沒有統一要求，處于放任自流狀態，不能按照檔案的立卷原則規范對計劃生育材料進行收集，歸檔，且采用手工操作，管理水平亟待提高。

（六）檔案利用效率不高

計生檔案雖然在檔案部門的指導下積極開展了檔案利用工作，但因缺、漏現象，特別在人口統計數據、生育證辦理、計生技術的鑒定結果等方面，利用效率低下，有“只可遠觀而不可細瞧”之憾。

二、認真抓好人口和計生檔案的網絡化、制度化和科學化建設

為進一步規范計生檔案的管理，筆者認為，應該推行“三化”規范管理。

（一）系統網絡化

計生檔案工作是計劃生育工作的重要組成部分，要充分認識其重要性，明確專人，落實責任，加強管理，實現計生檔案工作管理系統網絡化。實現系統網絡化，能夠有效地保證工作的正常運轉，除對上負責外，還要相互影響，相互作用，相互監督，相互制約。這個體系要橫到邊，縱到底，配合聯動，形成網絡。這個網絡既是計劃生育工作的基本體系，同時也是計劃生育檔案收集，管理的系統體系。同時完整的領導機構，過硬的工作隊伍和健全的基層網絡，是做好新形勢下計生檔案工作的重要基礎，因此，要定期對檔案員進行業務培訓，使其熟悉業務技能。

（二）工作制度化

只有嚴格有關規章制度，才能確保檔案完整安全。根據多年工作的實踐經驗，筆者認為這些制度應包括以下幾個方面，一是對專兼職檔案員實行月初評、季考核、年獎懲制度，計生檔案收集、上報、整理、存檔應做到規范，要根據上級業務部門的統一要求，按照嚴格的標準進行操作;二是實行定期談話制度，專兼職檔案人員要定期向服務對象談話訪問，取得工作主動權;三是實行計劃生育項目檢查治療登記制度，為各級計生服務站以及醫院的相關機構配備專用檢查登記簿，把第一手資料全部統計起來;四是實行檔案收集整理時限制度，規定有關材料及時上報，等等。另外，還要出臺一些輔助制度，依次保證上述各項制度的落實。

（三）管理科學化

計生檔案工作人員要定期對收集來的檔案材料進行科學歸檔整理。為保證工作質量，達到檔案類目設置合理，組卷規范的目的，重點應抓好以下五個環節。一是合理設置類目體系。二是實行定期歸檔制度。三是實行計生檔案工作檢查制度。四是檔案工作人員要強化法制意識，嚴格貫徹落實檔案保管、利用等有關規章制度，確保檔案的完整安全。五是認真做好年度檔案收集整理和開發利用工作。

三、提升檔案管理人員素質，提高檔案管理水平

（一）重視高素質復合型人才的培養

信息時代檔案工作的特點要求檔案人員應該既善于檔案管理，又具有較高的計算機水平和良好的信息處理能力、合理的知識結構，掌握現代信息技術的高素質“通才”。

（二）重視檔案人員的在職培訓

提高人員素質的根本途徑是抓好培訓和繼續教育。因此要積極組織檔案人員參加業務培訓和新技術學習班，提高檔案人員的知識結構和整體水平，并注重增強檔案觀念和提高檔案信息服務的能力。

（三）積極支持、鼓勵檔案人員不斷學習，注重知識積累

很多檔案人員已認識到提高自身素質的重要性，但往往過于倚重各類培訓而忽視自身的學習和積累。事實上，自學也是提高素質的重要途徑，檔案人員應積極主動學習信息技術、現代管理等相關知識，掌握和提高應用計算機、網絡技術的能力，注重學習過程中的積累與探索，把理論與實踐有機結合起來。

（四）合理調配人才，優化人才結構

將不同專業、學歷、年齡、職稱的檔案人員進行科學整合，充分發揮各類人才的整體優勢，形成合理的人才結構。

（五）加強組織領導，注重檔案管理的保障

對計生檔案管理工作，主要負責人要親自抓、負總責，使之與業務工作同考核、同獎懲，做到人、財、物投入到位，為檔案工作創造良好的條件。檔案管理人員要立足崗位，認真履職，全面做好人口計生檔案管理工作，為計生工作的深入健康發展做出貢獻。