檔案管理信息化視角下的檔案管理方法

（內(nèi)蒙古興安盟科右前旗工業(yè)園區(qū)管委會，內(nèi)蒙古 興安盟 137400）

現(xiàn)代信息技術在各個領域當中的廣泛應用和推廣，為我國社會的進步和發(fā)展帶來了不可磨滅的重要影響，要想進一步分析信息化視角下的檔案管理工作的變革，那么我們就要結合信息技術在檔案管理方法當中的應用來分析。這樣能夠幫助我們充分了解新時代檔案管理工作的要點，從而采取有效的提升檔案管理工作效率和質量的舉措。

一、信息化視角下的檔案管理工作要點

首先，我們要對信息化視角下的檔案管理工作要點進行分析和探討在這樣的背景下所開展的檔案管理工作，其實是一種數(shù)字形式化的檔案管理模式。為了更好適應新時代發(fā)展的需求，各個單位和部門都開始利用信息化技術來對企業(yè)和單位當中的信息數(shù)據(jù)進行加工和儲存。而且一些部門已經(jīng)開始著力于建設檔案管理集成系統(tǒng)，這種檔案管理工作的方式相比較于傳統(tǒng)的檔案管理機制，能夠呈現(xiàn)出更加科技化的特點。手工管理環(huán)節(jié)逐漸被信息管理系統(tǒng)所取代，這樣就能夠有效減輕相關工作人員的負擔。其次，檔案管理工作傳輸方式變得更加網(wǎng)絡化，檔案傳輸手段變得更加豐富多樣，相比較于手工傳輸模式，整體效率有所提升。除此之外，通過建立檔案資源的共享平臺，能夠實現(xiàn)各個單位和各個部門，隨時隨地的檔案共享，而且在信息化視角下的檔案管理工作，明顯比傳統(tǒng)檔案管理工作的效率更高，而且在檔案信息的儲存和管理方面，也變得更加專業(yè)。

二、提升現(xiàn)代檔案管理中工作的有效舉措

其次，我們要對現(xiàn)代檔案管理工作當中的有效提升工作效率的措施進行分析和探討，在分析這項內(nèi)容的時候，必須要充分結合信息技術在檔案管理工作當中的應用。

（一）提升檔案管理的正規(guī)化水平

每個單位的檔案管理部門日常工作，主要是負責對檔案信息進行分類和歸檔，然后按照企業(yè)和單位的需求來對檔案進行有序的管理，但是由于一些企業(yè)在發(fā)展經(jīng)濟的過程當中，并沒有對檔案管理這項工作的重要性，引起充分的認識和重視。因此，他們在實行檔案管理工作的時候，可能會忽略許多要點。在未來應用信息化的管理方式的時候，必須要加強這項工作的正規(guī)化水平，盡可能地避免出現(xiàn)工作失誤。

（二）明確檔案信息檢索

在進行檔案管理工作的過程當中，必須要重視檔案檢索這個環(huán)節(jié)，企業(yè)和單位的工作人員需要通過檔案檢索來及時對需要的檔案信息進行搜索，如果檔案管理沒有做好基礎工作的話，那么就會影響檔案檢索的實際應用效果。因此，企業(yè)和單位必須要重視對檔案信息檢索工作的建立，結合現(xiàn)代信息技術來進一步提高其搜查結果的專業(yè)性和精準性。

（三）提升檔案的使用效率

我國企業(yè)和單位必須要重視對檔案采取科學化管理，那么就需要利用現(xiàn)代信息化技術來建立一個穩(wěn)定而可靠的檔案信息管理平臺。這個平臺主要負責對企業(yè)和單位的所有檔案信息進行儲存，而且能夠為其他企業(yè)了解和學習提供一定的開放性，管理人員必須要根據(jù)檔案信息的重要性，利用大數(shù)據(jù)技術來對他們進行科學的歸納和劃分。這樣就能夠幫助相關工作人員可以利用檔案解鎖，就能夠快速搜查到有價值的檔案，相比傳統(tǒng)人工搜索檔案信息的工作效率，有很大的提升。

三、信息化視角下檔案管理的原則

我國企業(yè)和單位在運用信息化視角下檔案管理方式的同時，必須要遵循兩方面原則，以下將對這兩種原則的具體內(nèi)容進行分析和闡述。

（一）需求引導原則

首先，各個企業(yè)和單位必須充分考慮到部門檔案性質之間存在的差異，因此必須要以主要需求作為引導，充分了解各個部門檔案需求的主體以及具體的內(nèi)容，這樣能夠避免盲目建設信息化檔案管理工作。相關管理人員必須要去和部門檔案管理的實際需求，充分考量提出檔案需求的主體，利用縱向和橫向來充分開發(fā)檔案資源。而且還需要結合新時代發(fā)展趨勢，以及變化來不斷調(diào)整檔案信息化建設的方向和模式，這樣能夠更好地滿足企業(yè)和單位發(fā)展的需求。

（二）穩(wěn)步實施原則

第二必須堅持穩(wěn)步實施的原則，這是因為在不同時期，各個單位的部門所建設的信息化檔案管理工作的目標也存在一定的差異。因此，必須要根據(jù)實際情況來擬定不同階段的檔案，管理目標將信息化檔案管理工作，合理科學的劃分成若干項任務，嚴格控制整個信息化檔案管理工作的過程。相關管理人員還需要充分考慮到信息化檔案管理工作是一項宏觀工程，因此，必須要不斷建立和完善目前的檔案管理信息系統(tǒng)，而且要做好基礎工作，制定嚴格的管理規(guī)范和標準。

四、結束語

綜上所述，面對新形勢下給各行各業(yè)檔案管理工作提出的需求，我國各個單位必須要加強對信息化檔案管理方式的應用，在具體的應用過程當中不僅需要堅持需求引導以及穩(wěn)步實施的原則，而且還要深入了解并掌握信息化檔案管理工作的要點，從而結合事業(yè)單位的真實情況和需求，真正發(fā)揮信息化檔案管理的價值和作用。