運用精益管理思維提升企業公文質量的探索與實踐

陸文佳

【摘 要】公文是具有特定效力和規范體式的文書，是企業實施領導、履行職能、處理公務和經營管理的一項重要工具。加強公文管理、提升公文質量對企業執行力和工作效率的提升有著極其重要的作用。文章在對某企業公文管理現狀進行分析的基礎上，積極探索運用精益管理思維提升公文質量的路徑和方法，著力提升企業擬文人員公文寫作能力，降低公文出錯率，以嚴謹、規范、精準、務實的文風支撐企業高質量發展。

【關鍵詞】公文;質量;精益管理;辦公

【中圖分類號】F272 【文獻標識碼】A 【文章編號】1674-0688（2020）10-0210-03

公文是順利實現企業生產經營管理各項決策目標的重要工具，提升企業公文質量是企業開展管理工作最基本的環節。公文的撰寫與一般的寫作有所不同，對文章的規范性和質量要求更高，也更嚴格。公文有固定的格式要求，且具有官方性，代表一個企業的形象。進入新時代，推動高質量發展是當前及今后一個時期發展的根本要求，要實現企業高質量發展，需要高質量工作的推動。提高公文質量，對于確保公文順利運轉，切實提高辦文質量和效率，保證公文的合法性、權威性、嚴肅性、準確性和規范性都具有十分重要的意義。

1 企業公文管理現狀

隨著企業高質量發展進程的推進，企業對各項工作質量的要求越來越高，對于以文輔政為重要職責的辦公室，加強公文管理，抓好公文質量尤為重要。要提高企業公文質量，必須對企業現有的公文現狀進行深入分析，通過現狀分析查找存在問題。

經梳理排查發現，該企業公文現狀主要存在以下兩個方面問題：一是各部門對公文質量的重要性認識不足。例如，對上報文稿把關不嚴，上報材料數據有誤，發文后修改隨意性較大等。二是擬文人員受知識結構、專業水平所限，擬文質量不高。例如，篇幅過長、濫用文種、錯用文種、混用文種、公文格式不規范、文字語言表達不準確、錯漏字等問題時有發生。這些問題的存在，不同程度地影響了生產經營決策管理的順利進行和企業形象。因此，擬通過運用精益管理思維，有針對性地對存在的問題進行改善，降低公文出錯率，以高質量的公文支撐企業高質量發展。

2 運用精益思維提升公文質量的路徑和方法

2.1 問題聚焦

為深入了解該企業公文質量情況，對該企業各部門起草的100份公文進行抽查，抽查結果發現，各類文種公文的出錯率合計達到了27%。為了進一步聚焦問題，對抽查發現的公文錯誤進行了統計和分析，結果如圖1所示。

從統計分析結果看，“公文格式”和“內容層次混亂”占公文總出錯率的81.48%，為了優先解決較為重要的問題，根據二八定律，把這兩個問題確定為該企業公文出錯率高的癥結，集中解決這兩個問題。

2.2 原因分析

根據問題癥結，運用頭腦風暴法，初步尋找原因，繪制關聯圖，得到8個末端因素（如圖2所示）。

再對8個末端因素進行分析，確認要因（見表1）。

通過分析，確定了該企業公文出錯率高的5個要因，即公文擬寫和審核缺乏要點、培訓不到位、沒有公文模板或示例、缺乏針對性的訓練、缺少激勵。

2.3 對策實施

針對原因分析確定的5個要因，實施有針對性的改進。

（1）梳理公文擬寫和審核要點。公文有特定的規范體式，因此撰寫公文與一般的寫作不同，在行文方式、格式、用詞上要求更嚴格、更規范。根據《機關公文處理工作標準》，結合該企業公文審核常見錯誤點，梳理出公文擬寫和審核九項要點：一是看是否確需行文。二是看公文內容是否符合國家法律法規和黨的理論路線、方針、政策;是否符合行業、地方和公司的有關政策和規定;是否同現行有關公文相銜接。三是看公文所提措施、要求或請示事項是否明確、具體，切實可行，容易操作;對問題的看法、判斷是否提煉出了鮮明、準確的觀點。四是涉及其他部門職權范圍內的事項是否經過充分協商并達成一致意見。五是看人名、地名、時間、數字、引文等是否準確;文字、數字、計量單位和標點符號等用法是否規范，如有疑問一定要核實清楚。六是看內容是否完整、全面、具體。需回復性公文是否寫明聯系人。七是看文題是否相符，文種是否正確，格式是否規范。八是看附件材料是否齊全，附件名稱是否前后統一。九是看公文是否完整、準確地體現發文意圖，句子是否通順，語言是否準確、精練，文字表達是否與公文內容相吻合，文字是否有錯漏。通過明確公文擬寫和審核的要點，幫助企業擬文人員和審稿人員抓住重點對公文進行自查和審核，減少公文出錯。

（2）以問題為導向，開展公文寫作培訓。開展培訓是提升技能業務水平的重要途徑。以問題為導向進行有針對性的培訓，能更加突出解決問題的精準性。通過對該企業常見的公文出錯點進行梳理和歸類，共梳理出文種使用不規范、公文格式不規范、公文語言表達不準確、行文對象擬寫不規范、標點符號使用不準確、信息數據有誤、錯漏字等9類大項、34個小項的公文常見出錯點。對日常公文審核和公文抽查時發現的錯誤公文和錯誤類型進行登記和統計，為后續分析和改善提供依據。同時，根據統計結果分析，發現錯誤頻發點，有針對性地編制培訓材料，開展公文專題培訓，并針對企業使用較多的公文類型，例如工作總結、請示報告等開展公文寫作技巧培訓。

（3）制作公文模板。很多擬文人員在剛開始接觸公文時，沒有接受過系統的訓練，也缺乏相關的撰寫經驗，在擬文時，往往無從下手。因此，對于初學者，可以借助公文模板幫助擬文人員明確寫作的基本方向和要求。根據該企業常見的公文錯誤類型，制作公文模板，包括上行文模板、下行文模板和格式要求。擬文人員在行文時，可以套用公文模板，在一定程度上避免了文種使用不規范、公文格式不規范等問題的發生。

（4）運用“互聯網+”思維開展公文示例分享。模仿和借鑒能在一定程度上幫助擬文人員提升寫作水平?！盎ヂ摼W+”時代，充分運用企業OA、企業微信等移動信息平臺，定期開展常用公文示例分享與交流，能有效地利用碎片化時間進行學習，不斷提高擬文人員的寫作技能。

（5）開展擬文人員定向培養。要提升企業整體的公文水平，公文寫作人才梯隊培養尤為重要。建立一支高素質、高水平的公文寫作團隊，是公文寫作人才梯隊培養的第一步，能在很大程度上帶動企業更多的員工提升公文寫作能力。公文培訓往往受眾廣，而且受培訓時長的限制，很難做到專而精。因此，要建立高素質、高水平的公文寫作團隊，還要在公文寫作培訓的基礎上，開展點對點的長期定向培養。公文撰寫，擬文人員的文字功底是基礎，需從各部門挑選1～2名寫作功底較好的人員，成立公文寫作隊伍，開展長期的定向專題培養，與辦公室秘書進行點對點公文寫作提升交流，充分發揮企業辦公室在公文寫作方面的優勢和“傳、幫、帶”作用，以點帶面，進而帶動企業員工整體公文寫作技能水平的提升。

（6）開展公文寫作競賽。根據公文常見錯誤統計分析的結果，有針對性地編制競賽試題，通過開展公文競賽的形式，以賽促訓，激發擬文人員寫作和訓練的積極性，進一步提升擬文人員業務水平。

（7）完善公文審核制度。要確保公文管理的嚴肅性和規范性，需要有制度的保障。通過完善公文管理規定中公文審核要點、公文格式、行文規則、發文辦理、公文管理、考核細則等內容，進一步增強企業把好行文關的嚴肅性，提升企業員工對公文質量重要性的認識，以制度約束提高行文準則。

3 結論與展望

改善實施后，對該企業運用精益管理思維加強公文管理前后的公文出錯率進行了統計，分別對改進前后100份公文進行抽查，改進后公文出錯率從改進前的27%降低至8%，下降了19個百分點，說明運用精益管理思維提升企業公文質量的對策及方法對該企業公文質量的提升有明顯作用，取得了較好的成效，可以嘗試拓展到其他企事業單位中運用，具有一定的推廣應用價值。

參 考 文 獻

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