面向航天企業的文檔協同模式研究與實踐

沈學東 康昊 吳茂永 張墨涵

摘要：隨著當今社會不斷變革，新興技術應用的不斷深入和普及，越來越多的企業使用協同辦公系統替代傳統辦公形式，提升企業的工作效率和過程把控。航天企業作為系統工程方法的典型應用代表，日常工作中涉及大量的文檔協同工作，傳統的辦公模式無法滿足科研設計人員的需求。本文通過對航天企業現狀進行分析和研究，提出靈活、機動的文檔協同應用模式并進行實踐，提升企業辦公效率。

關鍵詞：文檔協同;系統工程;科研協作;協同編輯

中圖分類號：TP311.52? ? ?文獻標識碼：A? ? 文章編號：1007-9416（2020）10-0000-00

0 引言

航天企業作為系統工程方法的典型應用代表，日常工作中涉及大量的文檔協同工作，在傳統的辦公模式下，多人共同完成一篇文檔，需要將文檔內容分工編輯，并傳來傳去，最終還需要人為進行合稿，文檔中間版本控制混亂，大量類似需求帶來重復性工作，辦公效率低下，無法滿足科研設計人員靈活、機動的研發需求。

通過建立面向航天企業的文檔協同工作方式，部分取代線下協調、頻繁互傳文檔的傳統方式，實現了科研設計人員文檔知識交流共享、文檔協同編輯、文檔版本控制和批注等功能，解決了地理位置隔離等協作問題，為大型技術方案共同線上編程合作提供了解決途徑，加強了跨學科跨領域研究組織的溝通和合作，推動科研生產模式轉型，極大提高了科研效率[1]。

1 文檔協同技術

1.1 協同辦公

協同辦公指利用信息化技術和手段使企業工作人員便捷高效地共享信息、協同工作，提升企業的科研生產效率和管理水平[2]。

1.2協同文檔

協同文檔指多人協作完成一篇文檔，支持多人在線同時寫作編輯文檔，即寫即存，實時協作，全過程留痕可追溯[3，4]。

2 文檔協同現狀

航天企業電子文檔資料眾多，包括產品設計方案、模型圖紙、技術參數等，絕大部分設計文件和文檔資料分散存儲在企業員工的個人的工作電腦中。隨著跨專業跨部門文檔協同編輯需求的不斷增加，科研人員疲于應付，在文檔協同編寫過程中，多方人員未能充分溝通，協同編輯存在流于形式的現象，溝通成本和人力成本不斷增加，企業效率低下。現階段，在文檔協同管理方面，企業面臨的主要問題如下：

2.1 固定位置，協同效率低

傳統PC辦公模式下，員工固定辦公位置，文檔資料分散存儲在個人電腦中。當需要跨專業跨部門人員共同完成一篇文檔時，需要員工進行文檔內容分工，并互傳內容，中間編輯過程需要采用郵件、電話、會議等溝通方式進行多次溝通，當文檔內容完成后，需要人員能進行合稿，整個過程協同效率低，版本控制難，容易產生文件版本傳輸錯誤的情況。

2.2版本混亂，不易管理

設計方案、模型圖紙等文檔資料，需要進過多次修改與更新。除了最終確定的版本外，中間的很多修訂版本同樣具有重要的意義，在類似的項目中也許就可以直接用來提交任務。如果需要保存中間版本，在員工個人的電腦中，同一個文件就會出現多個版本，顯得很混亂，提交時還有可能提交錯版本，并且無法快速清晰的查詢每個版本的修改原因以及修改記錄。

2.3數據存儲分散，存在安全風險

傳統辦公模式下，員工將個人數據存儲在個人PC機上，PC機容易拆卸和發生故障，盡管安裝了防護軟件和設置了安全策略，依然存在丟失和失竊的風險。同時，因員工工作調動或離職，企業文檔知識容易流失。

3 文檔協同模式的研究與實踐

基于文檔協同現狀管理存在的問題，通過搭建文檔協同平臺，推動科研生產模式轉型，建立文檔協同模式，滿足科研設計人員日常辦公中的文檔協同需求，減少溝通管理成本，提升辦公協作效率。

3.1 文檔協同平臺

文檔協同平臺實現文本文檔、電子表格和演示文稿等資料的多人實時協作編輯，實現毫秒級保存和歷史版本控制，平臺架構圖如圖1。整個系統平臺分為物理層、服務層、應用層、安全保障體系和監控運維體系。物理層為文檔協同平臺提供計算資源、存儲資源和網絡資源。服務層為平臺的功能層，包括內容管理、協作管理、版本控制和穩定存儲等功能模塊，實現了Web端和客戶端的文檔上傳、修訂、發布、下載、分享、版本回溯、多人實時協作、自動保存等，同時還提供開放對外接口，為對接其它應用系統提供可能。應用層為用戶提供平臺應用接口。安全保障體系和監控運維體系為系統保駕護航，確保系統安全可靠運行。

3.2 文檔協同模式研究與實踐

基于文檔協同平臺，將傳統線下文檔編輯轉移到線上協同編輯，實現了跨地域跨領域的科研設計人員實時協作編輯，推動科研生產模式轉型。同時，集成企業現有應用系統，實現系統間的數據交互，實現企業文檔的統一集中管理。文檔系統模式示意圖如圖2。

3.3 文檔協同模式的優勢

3.3.1 提高辦公協作效率

文檔協同模式下，打破了地域和領域的隔斷限制，實現了跨地域跨領域的科研人員對同一文檔的實時在線編輯，支持網頁端和客戶端兩種編輯模式，團隊成員可以實時看到其他成員的編輯內容，還可以隨時編輯隨時發表評論，有效減少編輯過程中的電話、郵件、會議等溝通成本，提高了辦公協作效率。

3.3.2 提升精細化管理

文檔協同模式下，可以實時記錄團隊每名成員的編輯記錄，自動保存文檔的各個歷史版本，實現文檔的版本控制和歷史版本回溯。解決了人為管理帶來的版本混亂和易出錯的問題，提升了文檔的精細化管理。同時，對于文檔編輯過程和文檔的貢獻度一目了然，可以有效提升計劃的精細化管理。

3.3.3 提升安全可靠性

文檔協同模式下，文檔存儲在數據中心，文檔數據進行了集中統一存儲管控，能夠直接滿足類似項目的類似需求，減少了重復性工作，解放人力資源，提質增效。同時，集中管控有效避免了科研設計人員硬盤故障、損壞、丟失帶來的數據丟失的問題，解決了企業人員工作變動帶來的知識流失，提升了文檔知識的安全可靠性。

3.3.4 推動科研生產模式轉型

文檔協同模式下，推動了科研協作由線下獨立到線上團隊的模式轉型，帶來了計劃管理、人力管理的提升，有效促進了企業的高效發展。

4結語

通過文檔協同模式的研究與實踐，能夠有效解決航天企業面臨的協作效率低、版本控制難、文檔存儲分散的問題，實現了科研設計人員的實時協作編輯、歷史版本管理、文檔集中統一管控，推動了科研生生產模式的轉型，提升了文檔信息的安全可靠性，提升了企業辦公協作效率。

參考文獻

[1]孫瑞瑞.面向科研協作的文檔協同編輯平臺設計與實現[D].太原：山西大學，2016.

[2]王楷，魏樂，孟凡堂，等.協同辦公系統文檔安全分析及對策[J].山東工業技術，2017.

[3]姚順健.企業電子文檔安全管理與協同共享平臺的建設[J].中國高新技術企業，2016（33）：147-148.

[4]楊久清.面向科研協作的協同編輯環境的研究[D].蘭州大學，2011.

收稿日期：2020-08-03

作者簡介：沈學東（1991—），男，河北衡水人，碩士研究生，工程師，研究方向：企業信息化規劃與建設。

Research and Practice of Document Collaboration Model for Aerospace Enterprises

SHEN Xue-dong， KANG Hao， WU Mao-yong， ZHANG Mo-han

（Beijing Institute of Nearspace Vehicles Systems Engineering，Beijing? 100076）

Abstract： With the continuous change of todays society and the deepening and popularization of emerging technology application， more and more enterprises use collaborative office system to replace the traditional office form to improve the work efficiency and process control. As a typical application representative of system engineering method， aerospace enterprise involves a lot of document collaborative work in daily work， and the traditional office mode can not meet the needs of scientific research and design personnel. In this paper， through the analysis and Research on the status quo of aerospace enterprises， a flexible and flexible document collaborative application mode is proposed and practiced to improve the office efficiency of enterprises.

Key words： document collaboration; systems engineering; scientific research collaboration; collaborative editing