大數據背景下計算機檔案管理系統的應用及安全維護路徑研究

◆劉曉英 王潔

（武漢第二船舶設計研究所湖北 266102）

隨著社會的持續發展，檔案管理對象數量逐漸增多，進而導致傳統管理方式無法滿足檔案管理的高效率進行。對此，在大數據時代下，需通過對計算機技術的運用，促進檔案管理系統安全性、效率性的提高，并優化檔案數據檢索體驗。

1 檔案計算機管理系統的構成

健全的計算機檔案管理系統主要涉及三方面，硬件、軟件系統，以及相應的操作人員[1]。

軟件系統代表整個系統的基礎；軟件系統的功能則在于讓計算機系統能夠正常的運轉、管理以及維護等。同時，硬件系統需要通過軟件來對其予以控制，進而展現出相應的作用。操作人員則需正確的使用計算機系統，具備一定的檔案工作知識。

2 大數據背景下檔案管理的特征

現階段，在大數據背景下，檔案管理產生了許多變化，對此應通過統一平臺收集、分析以及處理各類數據，以此來加強檔案管理工作質量[2]。并且，傳統檔案管理模式已經無法滿足現代化發展提出的要求，進而需要進行轉變，即逐漸由紙質文件轉變成電子文件，并實現了數字化管理。在大數據、云計算等相關技術的推動下，工作人員在開展檔案管理工作的過程中，需要緊緊圍繞各類大數據技術，對檔案資料開展數字化存檔，實現科學管理，并將其中涉及的重要信息提取出來。另外，隨著大數據平臺的推廣，呈現出了開放性、共享性等相關特點，受此類特點的影響，檔案信息在保存的過程中應設置好保密措施，具體如圖1所示。

圖1 大數據檔案管理體系

3 大數據背景下計算機檔案管理系統的應用

3.1 建設檔案網站

各企事業單位可建立檔案網站，并在網站主頁之中添加各類檔案宣傳信息與服務工作，進而推動檔案管理信息化建設的增強，將檔案管理部門和社會聯系在一起[3]。同時，檔案網絡之中能夠放入各式各樣的信息，諸如檔案機構、檔案運用以及檔案工作等，涉及以下功能：其一，檔案網站能夠在檔案機構與用戶之間搭建起溝通的橋梁。檔案機構的廣告牌通常為檔案網站的主頁，能夠發揮出檔案事業和檔案工作的宣傳作用。通過網站將檔案工作的作用宣傳出來，存在著直接、及時與迅速的優點，雙向性和交互性強，所以具備良好的宣傳效果；其二，檔案網站還能夠發揮出良好的宣傳作用，并廣泛的對反饋信息予以收集；其三，檔案網站包含的服務功能極其全面，可以促進檔案管理工作效率、質量的提高；其四，其四，較強的溝通功能，可以為檔案工作者和檔案作者搭建良好的交流平臺。

3.2 建立起完整的檔案數據庫

就計算機檔案系統而言，憑借網絡遠程技術，能夠不受時空限制的獲取想要的檔案信息?，F階段，推動了網絡的進一步發展，逐漸形成了數字化技術?；诖?，信息量逐漸增多，信息傳遞速度得到了加快，并且一個國家或區域，信息獲取能力的好壞，決定著自身的競爭力。因此，需通過計算機技術構建完善的檔案數據庫，以此來促進我國各個行業的檔案管理工作效率的提高。

另外，企業在日常運轉時，必然會形成大量的信息，對這些信息予以收集、整理以及歸檔，屬于檔案管理工作的主要內容之一，需確保檔案信息的可靠性、完整性以及真實性。同時，在大數據時代下，企業生產的信息資源展現出了迅速增長的趨勢，所以需立足于計算機，在檔案管理工作的過程中對各類檔案信息資源予以全面、科學的處理，并運用計算機檔案管理系統構建起完善的數據庫，然后立足于數字化處理的方法，通過電子文件的格式對檔案信息予以保存和歸檔。憑借檔案數據庫，可促進檔案資源處理、使用效率的全面提升，并防止檔案產生遺失、缺漏等相關問題。

3.3 優化檔案管理流程

隨著現代化發展的逐漸推進，企業要想緊跟時代發展的潮流，應立足信息技術加強檔案信息化建設，優化檔案管理流程。同時，憑借對計算機網絡技術的運用，檔案管理系統能夠科學、高效對各類檔案信息予以歸類、提煉和整理，同時將其中包含的無用信息篩選出來，確保檔案資料內容的清晰、整潔。另外，檔案管理系統之中涉及的檢索功能，能夠快速查找需求的檔案信息，并能夠對其予以傳遞、共享，進而讓檔案管理工作流程實現全面的優化，并加強檔案運用效率，降低人力、物力的投入。

3.4 加強檔案分類管理

分類整理屬于檔案管理工作的基礎內容之一。就傳統分類方式而言，需要花費許多的時間與精力，而通過對計算機檔案管理系統的運用，可結合決策樹算法在短時間內根據設置好的規章對不用檔案進行分類整理，進而推動了工作效率的提高。具體工作過程為：首先，在大量數據之中進行篩選，將選擇出來的數據組合成訓練集，然后把其運用到未完成分類工作的相關檔案中。此種分類整理方式可以協助管理人員參考借閱人員對于檔案的需求進行分類。同時，在此種分類方式中，還可以實時智能地對借閱者推薦他所需要的檔案資料，進而加強了檔案管理系統的服務性。將大數據作為基礎的計算機檔案管理系統，可結合針對性數據，縮短借閱人對檔案信息予以獲取的時間，并讓檔案數據能夠充分發揮出自身的價值。

4 計算機檔案管理系統的安全維護對策

（1）穩定電壓

現階段， 2 20V、50Hz交流電源十分普遍運用在計算機硬件設備，確保著檔案管理系統的正常運轉。對此，企業需要給予電力配置更多的關注，立足于設備、計算機等所涉及的技術指標，明確檔案管理系

4.1 計算機硬件系統的管理與維護

統日常耗電量，然后預留充足的備用容量，一般在20%左右。除此之外，在對電線予以選用的過程中，需保證每條電纜在負荷余量方面不低于20%。就安裝在辦公室以及查閱室等區域的終端而言，需要配置具備穩壓功能的UPS，進而在遇到停電等情況時，將電壓穩定。

（2）防靜電

計算機在日常運轉的過程中，會受到各類因素的影響，進而不利于檔案管理系統作用的發揮，其中就包含靜電。就計算機而言，涉及的集成電路較多，進而在靜電的影響下，就極易產生短路等故障，若情況較為嚴重，還會引起燒毀等問題。對此，企業需盡量使用防靜電地板，辦公室窗簾以及坐墊等也需要使用防靜電材料。同時，防塵保護罩等，也需要具備抗靜電的作用。

（3）嚴格操作規程

機房需要設置專門人員進行管理，嚴重按照正確的操作流程對檔案管理系統進行使用，不能夠反復進行開、關機操作，亦或是帶電插拔機器之中包含的零部件。

4.2 計算機軟件系統的管理與維護

（1）軟件運行的日常維護

就軟件維護工作而言，其存在于計算機檔案管理系統的各個環節之中，諸如磁盤整理、病毒查殺、密碼管理以及數據備份、恢復等。需要避免使用無關的軟件，定期對軟件進行檢測，查殺其中存在的病毒等。同時，主控機房和終端等，需要設置使用權限與密碼，保證計算機檔案管理系統的安全性。

（2）數據備份

數據備份屬于軟件系統的主要工作之一。通常情況下，備份方式主要涉及以下幾種：其一，設置備份服務器，適當的增大硬盤內存，以便于當主服務器產生故障時，可以確保各項工作依然正常的進行運轉；其二，主控室應定期將各類數據予以備份，以便不時之需；其三，通過磁帶機對數據進行備份。

（3）制定相應的權限策略

檔案管理系統在投入使用之后，需要設置不同的訪問權限，以免惡意攻擊或操作有誤等情況破壞系統。將分級控制原則運用到整個權限策略中，包括人機接口控制、數據控制和功能控制。同時，對于不對外進行開放的相關信息系統，可不與互聯網進行連接，并嚴格落實好各類保密規定，若需要使用保密資料，則需按規定辦理審批手續同時，采取專用保密工具和保密產品，監控危險動作，監控檔案的輸入輸出。

（4）加強防火墻保護

重視防火墻保護，屬于保障計算機檔案軟件系統安全的主要防護方式。通過對防火墻的設置，能夠為計算機檔案軟件系統設置安全保護屏障，并對數據輸出、輸入等予以科學的控制。如此一來，便能夠抵抗黑客以及病毒對軟件系統的攻擊。同時，在網絡邊界構建通訊監控系統，阻隔網絡內部與外部通信狀況，避免不安全因素侵入，進而確保計算機檔案軟件系統安全。

4.3 計算機網絡的管理與維護

（1）完善規章制度

科學、全面的規章制度，屬于確保計算機檔案管理系統穩定運轉的基礎保障，對此企業或單位需要不斷對各類規章制度予以優化，并將其作為工作的基本準則[4]。一方面，設置專門對機房進行管理的工作人員，進而讓各個崗位的職責能夠得到明確；杜絕使用無關軟件，尤其是帶有病毒的軟件，且嚴禁游戲軟件上機；無關人員和外來人員不能夠對計算機檔案管理系統予以訪問；根據崗位以及職責的不同，設置相應的權限，各自設置獨立密碼，防止系統被惡意攻擊，并保護機密檔案。另一方面，需嚴格執行指定好的各項制度，規范工作內容，進而讓檔案管理系統維持在良好的狀態之中。

（2）加強檔案計算機系統的安全性

檔案管理系統的安全性是指內部程序、數據等的安全程度，并對違法訪問和使用程序、數據等的行為，進行有效防止[5]。檔案計算機系統的安全性問題主要體現在下述幾個方面：網上著作權受到侵犯、網絡“黑客”攻擊、檔案信息數據泄露和丟失、系統受到破壞和被非法使用等。另外，安全性問題除了包括軟硬件安全之外，還涉及操作系統安全、網絡安全以及系統中信息數據安全等。所以在構建檔案計算機系統的過程中，從設計之時，便要重點考慮構建安全策略。安全策略的重點主要包括：首先，防止人為入侵。人為入侵是避免非法用戶非法使用自動化系統以及網絡系統，以及合法用戶超出自身權利范圍使用，進而導致的不合法破壞、篡改和竊取數據；其次，防止意外事故。意外事故是要避免丟失系統數據和損壞。

5 結語

綜上所述，在大數據時代下對計算機檔案管理系統進行運用，可以對傳統檔案管理方式進行優化和完善，進而實現改善檔案管理流程、促進檔案管理效率提高的目的。并且，對計算機檔案管理系統予以運用時，會受到網絡信息安全問題等的影響，企業或單位需要給予一定的重視，通過科學的安全維護方式，增強檔案管理系統在運行過程中的安全性，降低系統出現安全風險問題的概率，確保計算機檔案管理系統可以安全、可靠、高效運轉。