新時(shí)代下檔案數(shù)字化管理綜述

張靜思 任艷

（1 安圖縣機(jī)構(gòu)編制電子政務(wù)中心，吉林 安圖 133600；2 安圖縣機(jī)關(guān)事務(wù)服務(wù)中心，吉林 安圖 133600）

檔案整體數(shù)字化系統(tǒng)就是以實(shí)現(xiàn)檔案安全保管為主、檔案利用中心、檔案知識(shí)中心和電子文件（檔案）備份中心為目標(biāo)，以建立檔案數(shù)據(jù)信息的全集成、全管控、全服務(wù)、全覆蓋、一體化、智能化、虛擬化為基礎(chǔ)，從管理體制、業(yè)務(wù)工作、制度規(guī)范和設(shè)施設(shè)備等方面進(jìn)行建設(shè)的全方位的數(shù)字檔案館系統(tǒng)。最終目的就是：對(duì)電子文件的收集、整理、利用、處置等過程進(jìn)行管控，達(dá)到規(guī)范管理、長(zhǎng)期保存、安全保密、高效利用的目標(biāo)。

一、檔案數(shù)字化的意義

什么叫檔案數(shù)字化：檔案信息數(shù)字化就是把紙質(zhì)文檔通過掃描、錄入信息到計(jì)算機(jī)數(shù)據(jù)庫中，以計(jì)算機(jī)存儲(chǔ)檔案信息，將紙質(zhì)檔案轉(zhuǎn)化為電子信息進(jìn)行管理。數(shù)字化的好處是：檢索快捷方便、容易實(shí)時(shí)同步備份、存儲(chǔ)空間小，維護(hù)方便、安全。檔案數(shù)字化工作具體工作就是：掃描人員把紙質(zhì)檔案用掃描儀掃后存成電子版，然后有圖像處理人員把四邊及文檔區(qū)有污點(diǎn)的地方去除干凈，再有檔案信息錄入人員把案卷或卷內(nèi)信息錄入一個(gè)檔案管理軟件里，最后一項(xiàng)是質(zhì)檢人員的工作，就是將幾個(gè)環(huán)節(jié)來個(gè)總的質(zhì)檢。總之工作流程可根據(jù)實(shí)際檔案情況來定。

二、檔案數(shù)字化管理

文檔信息資源是政府信息資源的核心，而政府行政也離不開信息資源的有效管理和利用，電子文件是利用計(jì)算機(jī)進(jìn)行信息輸入、存儲(chǔ)、傳輸?shù)纫幌盗胁僮鞯臄?shù)字化產(chǎn)物，是信息化管理系統(tǒng)的必然產(chǎn)物。從目前世界范圍來看，推進(jìn)政府部門辦公自動(dòng)化、網(wǎng)絡(luò)化、電子化和信息資源共享已是大勢(shì)所趨。

（一）傳統(tǒng)檔案保存存在缺點(diǎn)

一是存儲(chǔ)需求。政府檔案不方便實(shí)現(xiàn)電子化管理，文件存儲(chǔ)分散，沒有統(tǒng)一的信息化存儲(chǔ)平臺(tái)。二是快速檢索。政府實(shí)現(xiàn)公共服務(wù)數(shù)據(jù)資源庫的建設(shè)有難度，沒有靈活的數(shù)據(jù)檢索來支持政府標(biāo)準(zhǔn)文本。三是信息共享。實(shí)現(xiàn)互聯(lián)互通不便，通知通告等不能不能及時(shí)送達(dá)至相關(guān)部門，阻礙均衡發(fā)展。四是信息安全。無法進(jìn)行訪問控制安全監(jiān)控、信息保護(hù)、信息安全傳輸、身份識(shí)別、權(quán)限控制、資源管理、用戶管理等功能欠缺，影響信息安全。五是檔案維護(hù)。容易出現(xiàn)檔案丟失，變質(zhì)、蟲蛀等現(xiàn)象，對(duì)檔案原數(shù)據(jù)材料造成無法彌補(bǔ)的損失，政務(wù)公文安全得不到保障。六是庫房管理。常常要花費(fèi)很多的人力和時(shí)間去查找一份檔案資料，檔案文件數(shù)量太多，無法確定檔案的存放位置。

（二）檔案數(shù)字化解決方案

電子檔案管理，就是通過計(jì)算機(jī)等手段來記錄文件內(nèi)容并且保存管理。記錄過程簡(jiǎn)單易操作，不會(huì)用到筆墨等辦公用品，并通過網(wǎng)絡(luò)進(jìn)行永久保存。與傳統(tǒng)的檔案管理方式相比，電子檔案管理有如下特點(diǎn)：

一是檔案統(tǒng)一管理。檔案管理系統(tǒng)搭建海量文檔的集中存儲(chǔ)平臺(tái)，包括電子文件，電子檔案及實(shí)體檔案等都可以在這個(gè)平臺(tái)中安全高效地進(jìn)行管理。

二是信息共享便利。包括文件查詢、統(tǒng)計(jì)、維護(hù)等。可創(chuàng)建不同檔案類型目錄，分類存放各類文件和檔案，獲得權(quán)限后可上傳附件文件、瀏覽文件、分享文件等。

三是信息檢索。強(qiáng)大的高級(jí)搜索功能，可以基于檔案編號(hào)、創(chuàng)建人、創(chuàng)建時(shí)間、目錄等屬性組合搜索，個(gè)性化的信息檢索功能幫助用戶從海量檔案中準(zhǔn)確定位所需檔案以及實(shí)體檔案存放的位置。

四是審批申報(bào)。審批流程的設(shè)置是建立一個(gè)自定義的審批流程，包括對(duì)流程名，不同審批環(huán)節(jié)的環(huán)節(jié)名稱和審批人設(shè)置，分為全局流程和目錄流程。全局審批流程是指可以應(yīng)用于所有目錄的審批流程；目錄審批流程是針對(duì)單一目錄的審批流程。所有審批流程都可以自定義審批部門、審批人、審批級(jí)別等信息。審批流程可應(yīng)用在送審、借閱，實(shí)現(xiàn)對(duì)送審檔案或借閱檔案的自定義流程審批。分為待審批單據(jù)、已審批單據(jù)、送審的檔案、我的借閱申請(qǐng)分類數(shù)據(jù)顯示列表。審批基礎(chǔ)設(shè)置分為審批狀態(tài)和審批級(jí)別。

五是檔案庫房。庫房管理是針對(duì)實(shí)體檔案的存儲(chǔ)，自定義庫房功能可以將檔案的存放位置進(jìn)行管理，方便檔案借閱以及維護(hù)管理，可對(duì)檔案存放的位置進(jìn)行新增、修改、刪除打印操作。顯示當(dāng)前所用庫房的庫房ID、庫房名稱、創(chuàng)建人、創(chuàng)建時(shí)間、柜子數(shù)、盒子數(shù)以及存儲(chǔ)的文件數(shù)等庫房屬性。

六是檔案審計(jì)。完善的系統(tǒng)日志和審計(jì)記錄，系統(tǒng)自動(dòng)記錄用戶對(duì)檔案的相關(guān)操作及操作時(shí)間，一旦出現(xiàn)問題可有據(jù)可尋。

七是統(tǒng)計(jì)報(bào)表。系統(tǒng)自動(dòng)統(tǒng)計(jì)文件的上傳、下載、閱讀、更新、收藏量，從而進(jìn)一步加強(qiáng)檔案的管理。

八是數(shù)據(jù)備份。系統(tǒng)提供定時(shí)備份數(shù)據(jù)功能，以免數(shù)據(jù)丟失給用戶造成不可估量的損失。

九、信息安全權(quán)限設(shè)置：可針對(duì)用戶、部門及崗位進(jìn)行細(xì)膩的權(quán)限控制，控制用戶的管理、瀏覽、閱讀、編輯、下載、刪除、打印等操作。

三、結(jié)語

隨著檔案數(shù)字化數(shù)據(jù)存儲(chǔ)和安全的壓力與日俱增，作為檔案數(shù)字化安全體系建設(shè)的重要內(nèi)容，檔案管理需要加強(qiáng)數(shù)據(jù)存儲(chǔ)和備份的統(tǒng)籌規(guī)劃，根據(jù)不同業(yè)務(wù)和數(shù)據(jù)類型，建立科學(xué)、合理的數(shù)據(jù)備份機(jī)制，并遵照信息安全等級(jí)保護(hù)的有關(guān)標(biāo)準(zhǔn)，達(dá)到一定的安全級(jí)別的同時(shí)，通過建立各項(xiàng)管理制度，進(jìn)一步推動(dòng)檔案數(shù)字化規(guī)范化建設(shè)，保障各項(xiàng)工作有序開展。