醫院規范化管理電子檔案的方法研究

張姍姍

（濱州醫學院附屬醫院，山東 濱州 256603）

近年來，隨著“信息爆炸”趨勢越來越顯著，同時在醫院運營時間延長的情況下，使得檔案資料不斷累積，數據規模擴大，數量及種類增加，檔案利用需求增長，要想滿足當前檔案管理及服務需要，就必須引進現代化信息技術，構建電子檔案，便于檔案信息的采集、儲存及開發利用，同時，推動電子檔案的規范化管理，有利于檔案信息在醫院發展決策中作用的發揮。

一、醫院展開電子檔案建設的意義分析

（一）提升檔案管理質量

在以往，檔案信息的載體多為紙質文件以及一些音像資料，隨著時間的推移，文件資料受到潮濕、蟲害等因素的影響會損壞甚至丟失，再加上大量的文書、檔案原件堆積，整理起來比較困難，檢索查證效率極低，整體而言，檔案利用率較低，無法發揮應有的信息指導價值。而應用現代化信息技術，能夠實現紙質檔案到電子檔案的轉化，便于檔案的儲存，實現信息開放共享。而且，隨著大數據技術的引進，數據儲存容量增大，利用數據挖掘技術，能夠在海量檔案資料中挖掘意向信息，為醫院運營管理決策制定提供參考依據[1]。

（二）提升工作效率

在傳統的醫院檔案管理模式中，采取人工作業模式，檔案資料采集起來耗時較長，還需人工進行整理、檢查，耗時耗力，且工作內容枯燥無趣，員工普遍工作積極性不高。應用信息技術，構建電子檔案，各部門可直接將日常工作中電腦錄入的信息傳遞到電子檔案中，再由檔案管理人員應用計算機軟件，進行歸納、分類、統計、分析，工作效率顯著提升，員工工作負荷大大減輕，人工成本降低，有效節約了人力資源。而且，在現代化信息技術軟件的支持下，計算機代替人工作業，有效減少了人工整理、計算失誤的問題，確保了工作質量。

二、醫院規范化管理電子檔案的方法分析

（一）建立健全電子檔案管理制度

依照《檔案資料管理保密規定》、《檔案查閱利用制度》、《檔案設備維護使用制度》及《電子檔案管理制度》等文件指示，制定醫院電子檔案管理制度，明確其工作內容、流程及標準，確保檔案的信息識別、資料采集、遞交、歸檔、核對、儲存、整理、分析及借閱等過程的標準化，督促工作人員提升檔案管理意識及服務意識[2]。為了確保檔案資料的完整性，應實施檔案管理責任制度，明確主管領導及管理人員，專崗專責，并構建與之相適應的監督機制，確保檔案采集、管理、保管工作的高質量展開。在檔案室建設過程中，醫院財務管理部門應該安排專項經費，打造電子檔案平臺，將各部門、各科室業務活動中所積累的資料，及時歸檔，按照日期、模塊分類存檔，設置編碼，統一管理。

（二）加快構建電子檔案數據平臺

信息技術的引進，有利于推動醫院文書檔案的規范化、高效化管理，實現檔案內容的數字化、電子化，提高檔案信息的共享效率。基于這一認知，醫院管理層應該重視對于檔案的信息化建設，加大資金投入，選擇合適的數據化模式，引進相關技術及設備，包括計算機、復印機、打印機、攝影機、掃描儀、專用微機、空調、消防設施等，構建檔案數據平臺，實現信息共享，建設電子檔案標準化、智慧化管理格局，全面提升檔案管理服務水平。在電子檔案中，信息利用者只需根據自身需求，輸入關鍵詞，即可快速查詢找出所需資源，工作效率大大提高。不過，在電子檔案管理中，為保障信息安全，應選擇安全系數高的硬盤、移動硬盤、光盤、磁盤等存儲介質，同時，完善權限設置，合理定義不同功能模塊的操作權限，對系統數據展開分層管理，同時，設定賬戶權限等級，數據庫管理人員可瀏覽后臺數據，具備數據編輯、管理功能，而高級用戶能夠看到所有檔案信息，普通用戶只能看到公共信息，完善數據平臺防御機制，定期優化、升級系統，安裝防火墻、殺毒軟件、IT 監控軟件等，以防信息泄露、數據丟失或被篡改[3]。

（三）打造高素質電子檔案管理隊伍

檔案管理工作政策性、原則性極強，管理人員必須具備極強的政治責任心，具備嚴格的政治紀律意識，對待工作認真負責，對待客戶友善和藹，主動為人們服務。在規范電子檔案管理的過程中，醫院應根據電子檔案管理需求，培養專業的具備現代信息思維與素養的檔案管理隊伍，定期組織人員參加業內培訓及學會交流會，讓檔案管理人員學習計算機技術、數字化技術、云計算技術等相關軟件、硬件設施的使用，突破檔案信息化建設中遇到的人才瓶頸[4]。同時，領導層應該充分認識到檔案信息在單位發展中的指導作用，設立檔案管理專職崗位，根據工作需求引進專業素養、信息素養達標的檔案管理人才，做好崗前培訓考核工作，加強繼續教育，在新購進信息化管理技術及設施后，組織管理人員學習，迅速掌握相關硬件、軟件的使用流程及技術，幫助其樹立網絡安全防范意識，以防醫院機密或患者隱私泄漏。

三、結語

綜上所述，在醫院運營管理活動中，所形成各類具有保存價值的原始記錄資料，包括文字、圖像、表格等，都屬于醫院檔案。檔案具有歷史再現性、信息性、知識性、價值性、教育性的特征，在醫院醫療工作及行政管理中發揮著重要作用，構建電子檔案，實現電子檔案的標準化管理，能夠有效提升檔案信息質量，提升檔案利用率，解決以往檔案資料不齊全、“重藏輕用”等問題，確保其信息指導價值的有效發揮。