辦公室人力資源管理措施分析

陳丹丹

（湖南路橋建設集團有限責任公司，湖南 長沙 410000）

一、加強辦公室人力資源管理的重要意義

在現代的行政及企事業單位中，辦公室作為一個單位的日常辦事機構，其重要性不言而喻，“具有輔導領導科學決策、實現政令上下貫通、對內聯系干部職工、對外聯絡重要工作事項等職能，在單位各項日常工作中占據著重要地位。”辦公室的綜合性和整體性都較強，起到了上下溝通和左右聯系的樞紐功能。只有充分發揮辦公室的職能和人力資源的職能，才能更快的提高辦公室工作水平和效率。人力作為企業發展的直接生產力，辦公室人力資源管理的工作性質相對特殊，能夠實現辦公室職能的充分發揮，由于辦公室工作的綜合性和復雜性不斷增加，單位整體的效能提升，這些都對辦公室的工作效能提出了更高更嚴格的要求。如何加強辦公室人力資源管理，更好地調動工作人員的工作積極性和主動性，更好地發揮辦公室職能，是企業必須高度重視的問題。

二、辦公室人力資源管理的現狀及存在的問題

（一）人員配備結構不合理

為了實現企業效益的最大化和更為直接的經濟效益，大部分單位對于直接產生經濟效益的部門的投入較大，忽視綜合部門和后勤保障部門，人力、物力等資源分配也會出現不平均的情況，更多傾向于業務部門和技術部門。在招聘時，素質和技能較高的員工被分發到核心業務部門，這就造成了辦公室工作崗位的人員業務素質和能力較低，人員配備不能滿足辦公室繁雜的工作要求，造成辦公室工作人員對崗位工作的滿足感不強烈，自信心不足，從而直接導致辦公室整體運行效率低下，影響單位核心部門的高效運行。此外，人員專業結構不合理的現象也較為嚴重，文秘專業、行政管理專業的人員較少，對于行政事務的處理和文件處理工作不熟悉，導致辦公室基礎薄弱，工作積極性不高，責任感不夠。

（二）崗位設置不科學

科學合理的崗位設置和職務設定能夠促進部門順利有效的運轉，而混亂無序的崗位分布，會導致無法實現發展穩定的整體目標，影響單位內部管理，阻礙企業的發展。由于辦公室承擔的職能較多，且任務繁雜，合理設置崗位能夠實現事半功倍的效果。然而，在實際工作中，辦公室崗位的設置和人員的分工沒有進行科學化的分析和量化計算，每人單獨負責一塊或者多塊事物，導致辦公室工作量分布不夠均衡，部分人工作量大，部分人工作量小，影響員工的工作積極性。此外，論資力排行和拈輕怕重的現象常有發生，不適崗、大材小用的問題更是普遍。

（三）激勵機制不健全

在現實中，人力資源管理中科學合理的考核和激勵制度能夠激發企業員工工作的動力和熱情，但是我國很多企業的人力資源考核和激勵機制不健全，存在很多的問題。如，考核的標準不夠清晰明了，并未綜合考慮到員工的各個方面的工作內容，存在過于重視工作業績，這就大大降低了員工的工作積極性。此外，企業的激勵制度不合理，如工作比例沒有按照平均分配進行，獎金設置金額較少，無法起到有效激勵員工的作用。考核工作不規范及工作任務分配的不合理都會對企業的人力資源管理工作效率造成消極的影響，從而影響著企業的健康可持續發展。

三、加強辦公室人力資源管理的有效措施

（一）科學規劃按崗選人,防止出現因人設崗

辦公室人力資源管理要按照科學合理的規劃進行按崗選人,遵守效率優先的選人原則和標準,充分發揮人的能動性,從而實現理想的效果。如何將人的主觀能動性和創造力發揮到最大化呢，需要在明確辦公室崗位及職責的基礎上，確認工作內容、需要的工作人員數量及工作人員的素養標準。其次要科學設崗，按崗選人，在實際的設崗工作中，可以把相近的或者可以兼并的工作進行整合職能，崗位工作的職能之間具有一定的交叉重疊性，因此要按照主要職能進行劃分崗位。辦公室崗位要精簡統一，避免出現機構臃腫的現象，將各個崗位之間的職能打造成互補關系，建立有機統一的整體，減少推諉的問題。此外，崗位的劃分要做到層次清晰，職能層次要做到清晰界定，在同一標準確定的層次上進行劃分崗位，避免出現職能和權利交叉。在對崗選人的過程中，要合理規劃人才的標準，不能過高地提高標準或者降低標準，防止出現因人設崗的現象。

（二）勞效結合，科學付酬

人力資源的勞動付酬，要在科學考核的基礎上，進行合理分配。由于辦公室作為綜合性的服務部門，工作性質不同于其他部門，且工作任務繁雜，崗位工作職責不同，界限難以劃分，這些都加大了工作績效統一評價的難度。對于取酬的方式應當如何選擇，是按照按勞取酬、績效取酬還是按照同時同酬、同工同酬十分重要。制定合理的評價標準，要兼顧量和質的統一，做到勞效結合，綜合考量各種因素，明確崗位職能的主指標和副指標，對主、副指標根據不同的分值進行量化，從而確定薪酬組成。

（三）健全科學的激勵機制，調動人員工作積極性

創建和諧的辦公室，是辦公室管理的最終目標，辦公室管理中心，通過制度約束工作人員的工作行為，通過激勵機制去調動人員的工作積極性和主觀能動性。根據崗位工作的性質對表現出色的員工進行一定的物質獎勵和精神獎勵，增加員工的自信心和歸屬感，體會到自身價值，從而大大提高員工的工作積極性和工作責任感。但需要注意的是“在制定相關制度的過程中，應該嚴格遵守客觀公正的原則，對員工定期進行工作內容核查，提高員工的創造力。”此外，要注重對員工的培訓，通過與別的企業交流合作，選取優秀員工深造學習，或定期開展技術相關講座和培訓等，提升辦公室員工的專業水平和工作效率。

四、結語

綜上所述，企業的經營管理過程中要高度重視辦公室工作，不斷改進辦公室人力資源管理存在的問題，從而充分發揮辦公室工作人員的工作積極性和主動性，從整體上提升辦公室工作水平，促進企業的可持續發展。