計算機檔案管理軟件技術研究與應用

馬金山

（蘭陵縣大仲村鎮中心衛生院，山東 蘭陵 277718）

引言在企業實際開展檔案管理工作的過程中，基于信息技術的發展進步，網絡技術的應用優勢逐漸凸顯出來。而如何結合企業經營項目開展計算機檔案管理軟件的技術研究工作，就是目前各個企業的工作重點及難點所在。

一、計算機檔案管理軟件的技術設計流程

想要應用計算機檔案管理軟件開展新時期的企業檔案管理工作，就必須結合工作需求，明確軟件技術的設計要點，掌握技術的基本設計流程。

（一）功能設計工作

本文主要以航空發動機公司的信息檔案管理工作為例展開分析，在實際進行計算機檔案管理軟件技術的研究工作時，首先，企業應當分析出計算機檔案管理軟件應當具備的基本功能有哪些。一般來說，檔案管理工作涉及到對資源信息的收集和整理等基本工作，內容相對較為復雜。因此，軟件系統應當具備自動分類的功能。其次，為了保證檔案數據的安全，還要具備數據備份功能。同時，計算機檔案管理軟件的應用優勢就是可以在網絡平臺上便捷完成信息的存儲、傳遞、修改等工作，降低員工的工作壓力。最后，在軟件技術的設計環節中，技術人員要重點關注于網絡連接的問題，科學合理的開展資源共享工作，保證檔案資源應用價值的充分發揮。此外，還可以為系統設置打印功能，減少手工勞動的強度[1]。

（二）系統結構建設

計算機檔案管理軟件的設計工作應當從系統結構設計環節入手，設置資源存儲層，建立數據資源庫，按照不同檔案類型對數據庫進行分類設置，給資料查找工作提供便利。同時，應當從軟件操作界面的框架結構建設工作入手，結合企業經營項目類型和獨特的文化精神，進行界面布局的優化設置工作，提高軟件的美觀性和實用性。最后，是安全防范結構的建設工作，通常技術人員會在網絡準入口以及登錄界面設置安全防御機制，降低系統受到安全風險干擾。各個企業都應當充分意識到完善系統結構建設工作的重要作用，并應當重點關注于技術人員對軟件技術的應用情況，確保計算機技術應用價值的充分發揮[2]。

二、計算機檔案管理軟件技術的應用要點

在實際操作計算機設備完成電子檔案管理工作時，還有一些操作要點需要遵守，具體可以從以下幾個方面展開分析和研究。

（一）人員培訓工作

雖然我國已經進入信息化時代，信息技術可以實現對數據的自動存儲和分類，給員工的日常工作提供了極大的便利。但是，實際的計算機技術仍然需要由專業的工作人員來操作。因此，企業必須要從人才培養的角度出發，了解新時期企業自身的發展情況，明確檔案管理工作的重點及難點所在。安排專家為員工傳授先進的工作經驗，并應當開展素質教育工作，引導員工自覺規范自身的工作行為。在這個環節，企業要注重于提高員工的創新意識及能力，讓員工能夠不斷總結檔案管理軟件技術的應用優勢及不足，研究優化系統結構建設方法及軟件操作方案的可行措施。從而有效提高技術的應用效果，推動企業檔案管理工作的有序運行[3]。

（二）管理機制建設

企業檔案當中涉及到的信息數據有很多，包括企業的發展歷史，項目運行的數據信息，員工個人信息及客戶個人信息等等。這就要求企業明確哪些檔案可以進行信息共享，哪些檔案屬于私密文件。然后在應用計算機檔案管理軟件時，在內部建立健全的監管機制，從約束員工的工作行為入手，避免人為因素造成檔案資料被篡改或丟失的問題。針對這個問題，檔案管理中心的工作人員可以利用信息技術手段在軟件平臺上為每位員工設置登錄賬號，以密碼登錄的方式核實登錄平臺的人員身份信息。再根據不同部門的工作職能需求，設置其可以查閱以及修改檔案數據的權限。從而為檔案數據提供雙重保護，降低安全隱患的發生率。同時，檔案管理工作的關鍵就在于對數據信息的開發利用，檔案管理人員可以利用計算機技術對整體的數據信息進行整理和分類，根據時代發展情況和檔案的使用年限，對失效檔案進行集中清理。最后，將同類項目的檔案數據整合起來，分析出項目流程設置工作存在的實際問題，并及時修改。

（三）相關注意事項

在應用計算機檔案管理軟件的過程中，還有一些注意事項需要遵守。第一，新時期的檔案管理工作主要依靠信息技術手段來完成。因此，企業要想充分發揮出軟件的實際應用效果，就需要做好前期準備工作，完善基礎設施建設。這還涉及到資金成本的投入問題，企業應當安排財務管理人員做好經濟預算，提高資金的使用價值，避免出現資金浪費的問題。第二，設計計算機軟件進行檔案管理的目的是為了提高傳統檔案管理工作的水平和效率。在軟件功能的研究工作上，對檔案材料可以進行目錄檢索，也可進行文件內容全文檢索；與打字機文件對接，可直接使用打字機的文件，減少文件材料手工錄入量[4]。

結束語

軟件技術研究工作需要從檔案資料存儲、備份、分類以及安全管理等環節入手，要設置數據資源庫，對軟件平臺的界面進行優化設計。這就要求企業應當對員工展開培訓教育工作，通過嚴格的監管機制規范員工的工作行為，保障檔案存儲及取用過程的安全性和穩定性，避免出現檔案被篡改或者丟失的情況。這還需要檔案管理人員具有創新意識及能力，能夠不斷總結工作經驗，研究利用計算機技術優化工作流程的可行方法。