新形勢(shì)下辦公室檔案管理工作的創(chuàng)新途徑研究

張佺泉

（羅源縣白塔鄉(xiāng)人民政府，福建 福州 350607）

引言

檔案是各種工作內(nèi)容、歷史事件的記錄，對(duì)于各項(xiàng)工作的開展發(fā)揮著較強(qiáng)的指導(dǎo)與參考作用，因此，檔案管理工作是辦公室工作的重要內(nèi)容。新形勢(shì)下，辦公室工作人員需要提高對(duì)檔案管理工作的認(rèn)識(shí)與重視程度，結(jié)合辦公室工作的具體要求，創(chuàng)新與改進(jìn)檔案管理工作的基本流程，提高檔案管理的信息化水平，保證各類檔案文獻(xiàn)資料的完整性、準(zhǔn)確性，從而提高檔案管理工作的效率和質(zhì)量，更好地發(fā)揮檔案資源的價(jià)值。

一、轉(zhuǎn)變檔案管理思路與理念

為提高檔案管理工作的效率和質(zhì)量，滿足新形勢(shì)下對(duì)辦公室檔案管理工作的基本需求。檔案是對(duì)單位各項(xiàng)工作的重要記錄，關(guān)乎著單位未來的發(fā)展，是單位文化的積淀，辦公室檔案管理人員首先需要結(jié)合時(shí)代發(fā)展的特征，轉(zhuǎn)變檔案管理的思路和理念，提高對(duì)檔案管理工作的重視程度，尤其是領(lǐng)導(dǎo)干部人員更要發(fā)揮表率作用，創(chuàng)新管理思想，保證辦公室全體工作人員認(rèn)識(shí)到檔案管理的重要性。管理人員要將檔案管理工作納入單位重點(diǎn)工作內(nèi)容，保證其充足的資金、物資與人員的配備，創(chuàng)建適合檔案管理工作的管理格局，從而推動(dòng)辦公室檔案管理工作順利有序地開展。

二、不斷提高檔案管理人員的專業(yè)能力和綜合素質(zhì)

為保證辦公室充分發(fā)揮其橋梁紐帶作用，辦公室檔案管理人員需要不斷提高自身的工作能力和綜合素質(zhì)，創(chuàng)建優(yōu)秀的檔案管理團(tuán)隊(duì)，保障檔案管理工作的專業(yè)性和可靠性。通過創(chuàng)新人才培養(yǎng)機(jī)制，一方面，積極組織檔案管理人員參與檔案管理專業(yè)知識(shí)與技能培訓(xùn)工作，拓展管理人員的知識(shí)面，并實(shí)現(xiàn)理論與實(shí)踐的有效結(jié)合，提高檔案管理人員的專業(yè)技術(shù)能力。同時(shí)，結(jié)合管理人員各自的優(yōu)勢(shì)長(zhǎng)處及檔案管理工作的實(shí)際需要，優(yōu)化與調(diào)整人才隊(duì)伍結(jié)構(gòu)，創(chuàng)造和諧穩(wěn)定的檔案管理工作環(huán)境。檔案管理人員需要提高自主學(xué)習(xí)能力，提高業(yè)務(wù)能力，與時(shí)俱進(jìn)學(xué)習(xí)科學(xué)文化知識(shí)和辦公室文秘業(yè)務(wù)知識(shí)，積極參加網(wǎng)絡(luò)職業(yè)道德培訓(xùn)，并在日常工作中積極向領(lǐng)導(dǎo)、基層和群眾學(xué)習(xí)，不斷積累豐富的實(shí)踐經(jīng)驗(yàn)，提高自身的檔案管理工作能力。

三、創(chuàng)新辦公室檔案管理工作制度

辦公室檔案管理工作的有序開展需要以健全的管理制度為基本指導(dǎo)依據(jù)，通過結(jié)合辦公室工作的實(shí)際特點(diǎn)、內(nèi)容和基本要求，創(chuàng)新辦公室檔案管理工作制度，明確檔案管理工作各項(xiàng)職責(zé)與人員劃分，保證檔案管理工作落到實(shí)處。同時(shí)，制度中還需要對(duì)何種資料必須形成檔案、歸檔的資料需要呈報(bào)的形式、何種檔案需要保密、檔案借閱的要求等方面內(nèi)容進(jìn)行明確規(guī)定，確保檔案資料的保密性和完整性。

四、創(chuàng)新辦公室檔案管理工作模式

辦公室工作的內(nèi)容具有較強(qiáng)的復(fù)雜性，種類繁多，檔案文件的數(shù)量與類別也相應(yīng)增加，而辦公室檔案管理工作的歸類與存檔等工作環(huán)節(jié)存在合理性，容易導(dǎo)致檔案文件遺漏和丟失情況發(fā)生，不利于辦公室工作效率與質(zhì)量的提升。因此，通過創(chuàng)新辦公室檔案管理工作模式，針對(duì)收錄文件構(gòu)建系統(tǒng)性的檔案目錄，再按照內(nèi)容與性質(zhì)對(duì)檔案資料進(jìn)行分門別類，也就是說，首先需要對(duì)文件按照輕重緩急進(jìn)行分類，在領(lǐng)導(dǎo)對(duì)緊急事務(wù)進(jìn)行處理過程中，檔案管理人員需要對(duì)積壓文件進(jìn)行梳理并適時(shí)提醒領(lǐng)導(dǎo)進(jìn)行處理。其次，按照領(lǐng)導(dǎo)習(xí)慣對(duì)能夠面呈的文件進(jìn)行分次送閱；對(duì)于不方便面呈的文件要通過微信或短信情況進(jìn)行報(bào)告，保證文件的及時(shí)送閱，避免文件積壓情況。最后，需要及時(shí)對(duì)領(lǐng)導(dǎo)簽批的文件進(jìn)行流轉(zhuǎn)辦理，并對(duì)批示件的辦理情況進(jìn)行跟蹤督促，避免“中梗阻”現(xiàn)象，從而有效提升檔案文件管理工作的全面性和有效性。

五、提高檔案管理工作的信息化水平

現(xiàn)代信息技術(shù)的應(yīng)用能夠在很大程度上提高辦公室檔案管理工作的效率和質(zhì)量。現(xiàn)階段，隨著辦公室檔案文件數(shù)量與類別的持續(xù)提升，采用傳統(tǒng)的紙質(zhì)管理方法難以保證檔案文件的完整性，因此，通過借助現(xiàn)代信息技術(shù)將紙質(zhì)檔案文件轉(zhuǎn)化為電子檔案，有助于檔案文件的查詢、應(yīng)用與管理，保證了檔案文件的安全性。辦公室需要構(gòu)建并完善檔案管理信息化系統(tǒng)，為工作人員查閱檔案文件提供便利，并通過系統(tǒng)對(duì)檔案文件進(jìn)行統(tǒng)一管理。同時(shí)，借助新媒體的優(yōu)勢(shì)作用，利用微信、微博、網(wǎng)站等進(jìn)行檔案信息化建設(shè)的宣傳工作，提高辦公室全體工作人員對(duì)檔案信息化建設(shè)重要性的認(rèn)識(shí)程度，從而有效提高檔案管理工作的信息化水平。

結(jié)語

新形勢(shì)下，辦公室檔案管理工作具有更強(qiáng)的綜合性和系統(tǒng)性，對(duì)于檔案管理工作人員的工作能力和綜合素質(zhì)提出了更高的要求。因此，辦公室檔案管理人員需要結(jié)合時(shí)代發(fā)展的特征和基本要求，轉(zhuǎn)變檔案管理的思路和理念，創(chuàng)新檔案管理工作的方式，優(yōu)化檔案管理工作的基本流程，同時(shí)，通過建立與完善檔案管理工作制度有效約束與規(guī)范管理人員的行為，提高人員工作的整體水平，推動(dòng)辦公室檔案管理工作的順利進(jìn)行。