高校人事檔案管理現狀研究

吳學慧

（河套學院,內蒙古 巴彥淖爾 015000）

高校人事檔案管理是高校管理工作的重要內容，具有真實、全面、客觀以及私密等特點。高校人事檔案管理現狀不僅能夠反映出高校管理工作水平，還能夠體現出高校對人才的培養以及重視。

一、高校人事檔案管理現狀分析

（一）高校人事檔案管理設備落后

雖然高校人事檔案工作隨著人事改革潮流不斷得到完善與發展，但是在大多數高校內，仍舊以紙質版管理方法為主要的人事檔案管理方法，未將現代電子設備充分運用到人事檔案管理工作當中。通常情況下，高校檔案室構成較為單一，僅有打印機、檔案柜等傳統的基礎設備，缺乏現代化電子設備。如：網絡安全服務器、存儲等設備。工作人員在查找相關人士檔案時，需要根據分類翻看紙質版人事檔案，耗時長、效率低。近年來，高校招生人數逐漸增多，落后的人事檔案管理設備已經不能滿足高校人事檔案管理工作的需求。大量的人事管理工作，導致高校不能及時對人事檔案進行更新與管理，從而造成工作效率低、檔案難以保存、失真等現象的發生，嚴重阻礙了高校人事檔案管理工作的有效開展。

（二）高校人事檔案管理人員專業素質較低

高校人事檔案管理工作主的有效開展，離不開工作人員的有效管理。但是在現階段高校人事管理工作中，幾乎沒有針對檔案管理的專業化人員與管理隊伍。通常情況下，人事檔案管理工作是由高校輔導員以及學生共同進行管理。無論是輔導員還是學生，都有著自身本職工作與職責，并不能專門負責人事檔案管理工作。再者，由于高校人事檔案管理工作量大，需要專業人員采用專業技術進行管理。而現有的管理人員并不具備相關專業知識，只能對人事檔案進行兼職管理，缺乏專業手段。由于缺乏專業化管理方式，從而導致在實際工作過程中不能夠有效落實檔案管理工作。

（三）高校人事檔案管理流程不全面

高校人事檔案管理流程不全面主要體現在以下兩方面：第一，缺乏完整的學生檔案管理程序。新生在入學時，需要將相關檔案存入學校直至畢業，然后由校方進行統一匯總與發放。但在目前管理過程中，高校內還未建立統一完整的學生檔案管理體系。這種現象容易導致實際工作出現各種紕漏，不能夠保證檔案記錄的情況與學生的實際情況完全一致，同樣也不能夠保證有效寄送到學生的工作單位，在轉接過程中缺乏嚴格規范的轉交手續。第二，缺乏統一的歸檔范圍與要求。高校人事檔案歸檔范圍不明確以及材料質量低，都是由于缺乏統一的歸檔范圍與要求造成。相關人員在進行檔案管理工作時，不能夠根據統一標準進行歸檔。在對檔案進行審核時，同樣是依靠自身經驗進行審核與管理。如果出現未蓋章等現象，對之后學生在工作中使用人事檔案時帶來了不必要的麻煩。

二、高校人事檔案管理的有效對策

（一）加大高校人事檔案的電子信息化建設

隨著科學技術的發展，電子化計算機設備早已運用到高校教學當中，提升了高校的教學質量。同樣，針對高校人事檔案的管理工作，也應該引入電子化設備，聯合信息化技術部門，建立起一套完整的人事檔案管理系統，促進高校人事檔案管理朝著電子信息化方向發展。現代電子信息化數據庫的建立由軟件和硬件共同構成，在高校人事檔案電子化建設方面，不僅需要相應的硬件設備當作支撐，還需要為其提供可以發展的軟件設施。例如：一方面將現有紙質檔案進行掃描，使其成為電子化數據的基本材料。另一方面建立網絡個人信息平臺，提供個人信息變更的便捷操作，然后將數據同步到檔案管理數據庫中。電子信息化人事檔案管理是高校人事管理工作的必然趨勢，以及之后發展的主要方向，是提升高校人事檔案管理工作效率的重要途經。因此，高校應該注重人事檔案管理工作的信息化建設，促使高校人事檔案管理網絡數據的永久保存以及可持續發展。

（二）建立強有力的高校人事檔案管理隊伍

高校人事檔案管理效率的提升，同樣離不開高素質專業人才的管理。因此，高校應該組建專門的檔案管理部門以及設立相關崗位，并對工作崗位人員進行專業化培訓。通過組建專業的人事檔案管理隊伍，提升檔案管理人員的綜合素質和專業技能。具體可從以下幾點出發：第一，定期對檔案管理人員進行培訓，提升其檔案管理意識，使其能夠在日常工作中具有檔案意識，嚴格約束自身行為。第二，引進專業人事檔案管理人員來校內進行檔案管理工作與指導。通過聘請校外專業人員進行指導，促使高校內檔案管理人員具備信息處理等能力，以此為信息化檔案管理做好準備。

（三）完善高校人事檔案管理的相關制度

完善高校人事檔案管理制度可從以下兩點出發：第一，高校人事檔案材料的收集鑒別和歸檔。在該方面，可按照周期性的方法對高校人事檔案信息進行收集與整理，減少學生信息發生變更后不能有效進行更改現象的發生。同時還需要對高校人事檔案的歸檔時間做出嚴格規定與控制，保證人事檔案能夠及時準確的進行整理與移交。對不能滿足歸檔范圍的檔案進行及時處理，滿足條件的檔案及時進行整理與歸檔。第二，檔案查借閱制度的完善。由于高校人事檔案涉及到學生的個人隱私等內容，所以應該建立嚴格的查借閱制度。對需要查閱檔案的人員進行嚴格要求，具備相關證明信息或者是審批手續，并對其進行登記，要求其嚴格按照時間歸還檔案。同樣不得對檔案進行涂改與傳閱，認真履行保護學生因素的職責。

三、結束語

綜上所述，高校人事檔案管理工作在目前發展過程中還存在部分問題。即：檔案管理設備較為落后、管理人員隊伍專業素質較差以及管理流程不規范。這些問題的存在嚴重阻礙了高校人事檔案管理工作的有效開展。因此，高校人事檔案管理工作必須盡快完善，不斷提升高校人事檔案管理意識，構建專業管理隊伍，實現檔案的電子信息化管理，以此促進高校人事檔案工作的長久良性發展。