事業單位檔案管理的質量保障體系建設研究

彌書喬

（黑龍江省民政職業技術學校，黑龍江 哈爾濱 150025）

管理工作在事業單位的運營中扮演著關鍵性角色，與人力資源的合理配置以及項目活動的部署安排等有著密切聯系。因此對檔案管理質量進行進一步強化，對推進事業單位的可持續發展有積極影響。

一、事業單位檔案管理質量保障體系中的難點問題

（一）檔案管理體制待完善

有些事業單位保有傳統的思想觀念，在開展檔案管理工作時會一直采用固定的體系機制，而這種情況的出現不僅會影響檔案管理的效率，有時還會降低部門之間工作交接的質量。如個別事業單位的檔案管理體制過于形式化，實際管理期間涉及到的流程步驟也存在繁瑣、復雜的現象。若事業單位不對此類現象進行及時的改進，那么管理人員的工作熱情和積極性就會受到干擾，導致檔案管理和質量保障體系建設水平一直得不到有效提升。

（二）檔案監管認知度不高

雖然一些事業單位能嚴格按照標準的體系機制進行檔案管理，但卻對檔案管理質量的監管與評估有所忽視，使得日常管理中的細小問題出現堆積現象，給單位未來的良性發展埋下了安全隱患。如內部監管部門沒有平衡檔案管理隊伍與檔案體制落實間的監管力度，導致監管重點出現失衡情況，不僅弱化了監管部門的職能，還給質量保障體系的順利建設造成了一定阻礙。除此之外，若單位所獲取的檔案管理質量評估信息不真實，則可能給后續保障體系的建設帶來誤導。

（三）檔案管理模式單一

若事業單位在檔案管理中，只是將大量的精力與時間投入到了質量監管或保障體系的建設中，而沒有對管理模式的創新提高重視，那么死板的管理模式不僅會增加工作人員的麻木心理，導致人為失誤幾率的提升，還會間接降低檔案管理質量與效率。如傳統模式下的檔案管理工作，除了會消耗很多資料整合與管理的時間，還會占用單位內部較大的空間來存放紙質檔案。而管理人員可能會在機械化的模式下逐漸降低專注度與嚴謹度，使得檔案管理出現混亂情況。

（四）檔案管理隊伍松散

檔案管理隊伍較松散是阻礙質量保障體系穩步建設的原因之一，如崗位設置不合理、人力資源缺乏或人員管理制度缺少人性化理念等，都會影響檔案管理隊伍的整體穩定性。單位若沒有較強的檔案管理人才培養意識，那么管理人員在日常工作中可能會出現態度不端正或行為不規范等情況，不僅降低了自身責任與義務的落實效果，還給周圍人員帶來了不利影響。

二、事業單位檔案管理質量保障體系的建設措施

（一）健全檔案管理體系機制

要想發揮質量保障體系在檔案管理工作中的應用價值，事業單位就要對管理體制的補充與優化給予關注，主要可以從以下幾點中入手。第一，單位需要對當下所實施的檔案管理體制進行全面分析，對于體系機制中的漏洞問題和不足之處，除了要進行適當整改與調整，還要做好改良后的記錄工作，從而為日后管理體質的再次優化提供參考。第二，單位要對管理體制的階段性更新提高重視，以免傳統、落后的規章制度給新時期下的檔案管理工作帶來錯誤引導。第三，單位要明確內部檔案管理與質量保障體系之間的協調關系，保證兩者相互制約且互不影響，以此來營造良好的檔案管理氛圍。

（二）強化質量保障體系監管力度

加強對檔案管理質量保障體系建設與運行的監管，一方面能提高檔案管理的規范性、專業性與穩定性，為檔案資源的科學利用以及相關工作的準確決策提供保障；另一方面則能提高檔案安全管理的水平，防止檔案信息出現丟失或泄露情況，威脅單位人員的個人利益。如在日常監管期間，監管團隊不僅要對檔案信息的真實性進行定期抽查，還要對質量保障體系建設中所使用的經費進行動態監管。對于監管過程中發現的隱患問題，則要在第一時間上報給單位領導層，防止不利影響的擴散。

（三）注重檔案管理模式的創新

便捷、高效的檔案管理模式既能幫助管理人員減輕工作壓力與負擔，還能節約一定的時間成本，有利于質量保障體系的順利實施，而信息化檔案管理系統的應用就是創新手段中的一種。在信息化系統的輔助下，檔案資料可以以數據形式上傳并存儲到指定的管理系統中，再加上質量保障體系的雙重維護，檔案資料整體的安全性便能得到提升。相比傳統的管理模式而言，信息化的檔案管理模式無論是在資料查詢、資料整理還是資料調用上，都能為管理人員提供便利條件，大大降低了質量保障體系建設的難度。

（四）建立專業檔案管理隊伍

檔案管理與質量保障體系的建設都需要人力資源的支持，而注重專業化檔案管理隊伍的構建不僅能提高人才資源的利用率，還對隊伍整體的組織結構有穩固性作用，因此需要事業單位制定妥善的隊伍構建計劃。如在聘用管理人員時，單位要對其綜合素質和專業能力等內容進行全方位考量，并合理安排其崗位職能，來為后期管理隊伍提供人才保障。另外，單位也可以通過定期開展培訓活動的方式來提高檔案管理人員的工作水平，使其在鍛煉學習中逐漸掌握檔案管理的技巧，為質量保障體系的建設貢獻一份力量。

三、結論

如今，很多事業單位在開展檔案管理工作時，都能結合自身經營特點與管理模式等，來對相應的質量保障體系進行合理規劃，從而為檔案管理的高效開展與落實創造有利條件。對于體系建設時存在的細節問題和阻礙因素，單位領導層也能對問題產生的原因進行及時分析，并根據各發展階段來制定出具有針對性的處理方案，為檔案資源利用價值的提升打下堅實基礎。