大數據時代背景下的檔案管理模式探討

（肇東市機構編制數據中心，黑龍江 肇東 151100）

大數據時代背景下，企業可以利用大數據技術對多種信息進行分析，如對市場中各種商品的銷售行情、企業的在市場中的受歡迎程度等進行分析，企業在得到相關信息分析結果后，便可以制定一些科學合理的發展策略，以推動企業的發展。但企業若想實現對相關數據的分析，則需要預先建立數據檔案，再使用大數據技術分析。這表明企業的發展過程中，應認識到建立數據檔案管理模式的重要作用，以使企業的發展能夠與時俱進。

一、大數據時代背景下的檔案管理面對的巨大挑戰

現代的社會是一個飛速發展的社會，科學技術日益發達，信息交流更加廣泛，大數據作為高科技時代的產物，其應用范圍十分廣泛，一般的軟件是無法容納全部的數據的，且由于大數據的類型眾多，需要用高科技新型軟件進行數據的獲得、存儲、管理等。大數據一般存在以下幾種特點：數據運算效率高、數據形式多樣化、數據價值高等。針對以上大數據時代的特點，我們可以看出大數據時代下的檔案管理工作主要面對眾多的挑戰。

（一）檔案管理的方式及觀念面對巨大挑戰

大數據時代的到來，使得原有的檔案規劃管理理念及流程逐步被推翻。傳統的檔案管理工作一般是由檔案管理的工作人員進行檔案資料的分類并做好相應的標記進行分類工作，以便于日后檔案的查詢工作；隨著大數據時代的到來，檔案資料普遍存在信息量大、信息內容多樣化等現象，原有的檔案管理模式已經無法有效地對檔案進行統計管理工作。

（二）檔案管理的存儲形式面對巨大挑戰

大數據時代對于檔案管理的存儲提出了新的挑戰[2]。目前，數據信息的主要應用形式是電子文檔、電子音頻及電子圖片等，這些數據進行在進行存檔工作時，傳統的檔案管理工作無法滿足。因此，日后的檔案保存的形式應該更加趨于多樣化發展，對于檔案進行分類智能化存儲，在進行檔案調用時，僅通過關鍵詞的查詢即可找到相應的文件。

（三）大數據時代下檔案管理工作人員的業務能力面對巨大挑戰

大數據作為新型時代產物，對于檔案管理工作人員的水平也是一項重要的挑戰。大數據時代的主要特點就是信息處理復雜化及信息多樣化。對于傳統的檔案管理來說，只需要掌握檔案管理的基本思路及管理的具體操作流程就可以。然而，新時代下的檔案管理工作需要相關人員掌握的管理技術極為復雜多樣，包括對于檔案資料的分類、軟件操作、數據查詢、數據審閱等，所以，大數據時代下需要對于檔案管理工作人員進行全面培養。

二、數據時代下檔案轉變檔案管理模式的重要性

大數據時代對檔案管理來說，不僅是機遇，更是挑戰。因此，檔案管理一定要抓住這一機遇，不斷對檔案管理進行完善和突破，把它融入大數據潮流中去，做到盡善盡美。

（一）提高工作效率

現階段而言，各個企業的發展過程中都在不斷追尋生產效率的提高，以使企業能夠獲得更多經濟效益，進而加快企業的進步。數據時代下，企業在進行檔案管理工作時，同樣應重視管理效率的提高，以能夠使企業快速利用檔案信息，發揮出檔案管理的最大作用，使企業更好、更快的發展。這就需要企業重視改變檔案管理模式，如將檔案管理模式向數據管理模式轉變。檔案管理模式向數據化管理模式轉變后，便能夠提高企業內部的檔案管理工作效率，進而帶動各個部門的工作效率提高，使各個部門的相關工作都能夠快速開展。企業各個部門的工作效率提高后，勢必能夠加快企業的發展，使企業獲得更多利益。

（二）提高檔案管理的安全性

企業的發展過程中，一些檔案信息具有較高的機密性，這不僅需要企業內部檔案管理工作的安全管理，同樣需要工作人員的保密，以能夠保障企業的利益。但根據以往紙質檔案信息的特點而言，對于機密檔案的管理，雖然工作人員能夠按照要求進行安全管理，但仍存在檔案紙張的易腐蝕、易燃特點威脅。基于此，若能夠將機密檔案信息進行數據化管理模式轉變，不僅能夠提高機密檔案的管理安全性，同樣能夠避免檔案信息的損壞現象發生。與此同時，為了進一步確保機密檔案信息的安全，具體的數據檔案管理工作中，還可以選擇斷網存儲到硬盤的方式，這便能夠避免機密檔案的丟失、被盜等現象發生。此外，基于機密檔案的安全管理等級，還可以設置數據檔案的訪問權限，如可以設置密碼、指紋等訪問權限，以能夠切實保障機密檔案的安全。

（三）檔案信息的大數據技術應用

企業在進行檔案信息的數據化管理模式轉變后，則能夠利用檔案的數據化特點，合理使用大數據技術，如可以利用企業內部現有的檔案數據進行大數據技術的綜合分析，以能夠分析出企業的經營現狀，分析出企業主要的盈利產品等，以便企業能夠根據數據分析結果形成企業經營狀況的判斷，并能夠通過數據分析結果制定符合企業發展的經營策略，這便會利于企業的發展。另外，基于檔案信息的數據化特點，企業的發展過程中，應充分認識到建立檔案信息數據庫的重要作用，進而提升檔案管理部門的工作效率，使其擴大檔案管理工作范圍，以使企業的大數據技術應用更為合理。

三、結語

綜上所述，數據時代，各個企業的發展過程中，都在不斷與數據技術相結合，以促進企業的發展。檔案管理工作作為企業內部重要的管理工作，企業領導者也應重視檔案管理模式的數據化轉變，以使企業內部的檔案管理工作提高工作效率，并發揮出更多作用，以推動企業的現代化發展。與此同時，大數據時代背景下，企業檔案管理工作進行數據管理模式改革，既是企業與時俱進發展的機遇，但也存在挑戰。基于此，企業的發展過程中，應充分結合自身發展的特點，再決定是否進行檔案管理模式的數據化改革，以使企業健康有序的發展。