從現代人力資源管理看人事檔案管理工作分析

辛巖波

（濟寧市兗州區政務服務中心，山東 濟寧 272100）

人力資源管理作為企業發展的基礎，其中的人事檔案管理一直都是管理人員重點關注的內容。人事檔案管理是對人才的工作經歷、工作時間、工作能力進行一些有效的記錄，對于人才之后的調動和就業有著重要的影響[1]。企業的人力資源管理也會以人事檔案管理作為依據，所以這充分表明了人事檔案管理的重要性。加強人事檔案管理不僅是提高人力資源管理的價值，也是推動企業發展的重要措施。從經濟的角度來說，也是推動社會發展的重要因素。作為企業的人事管理者，立足于人力資源管理加強人事檔案管理是非常有必要的，也是加強自身職業能力的重要體現。

一、我國人事檔案管理存在的一些基本問題

（一）人事檔案管理制度不夠完善

隨著社會經濟的發展，我國人才市場的需求量也在不斷增加。在大環境的影響下，無論是企業還是單位，都開始加強人事檔案管理，但是人事檔案管理的制度還是存在很多問題。其中最典型的就是檔案借閱問題。在企業發展的過程中，人事檔案借閱是很普遍的情況，其根本意義也是為了合理配置人才[2]。人事檔案借閱時候是需要流成的，其中借閱申請，資料歸還日期都要有明確的記錄。但是在我國企業人事檔案借閱的過程中，很多管理人員都忽略了這一流程。這也是人事檔案管理制度不完善的體現，人事檔案管理對于企業的發展作用是非常巨大的，如果人事檔案管理制度不完善，很容易造成人才浪費的情況，這對于企業的發展也是一個巨大的損失。

（二）人事檔案管理方法過于落后

隨著經濟和文化的全面發展，不管是教育還是科技，我國都有著明顯的改革和發展，但是關于人事檔案管理的工作，我國企業管理的方法還是以傳統方式為主。人事檔案管理需要信息收集，記錄，整理，存檔；這一系列流程是一個繁瑣的程序。尤其是每年畢業季來臨的時候，人事檔案管理更是一個巨大的工程，人事檔案管理方法過于落后，不僅會加大人事檔案管理工作人員的工作量，還會造成檔案管理混亂的情況出現。一旦出現這一情況，人力資源管理的工作展開難度也會加大，且容易造成人才流失。

（三）人事檔案管理意識薄弱

雖然對于人事檔案的保存，不管是企業還是公司都會有一定的保障性，但是在此基礎上，人事檔案管理的意識，都很缺乏。在人事檔案管理人員的想法中，人事檔案只要保存就可以了，事實上，人事檔案不僅僅需要保存，還需要合理的歸類和管理，這樣才能最大程度地發揮它的價值。人事檔案管理意識的缺乏，在一定程度上是人力資源管理的缺失，從經濟的角度來說，也是企業發展的損失[3]。除此之外，人事檔案管理關系著招聘人員的一些基本信息和機密，人事檔案管理意識薄弱，還有可能會涉及法律糾紛。為保障企業核心發展，加強人事檔案管理意識培養是非常有必要的。

二、加強人事檔案管理的有效策略

（一）科學管理人事檔案

人事檔案管理工作量比較，提高人事檔案管理效率一直都是企業工作重點探討的內容。要提高人事檔案管理的效率，在收集和整理的過程中，一定要保障管理的科學性。針對人事檔案，進行分類整理。人力資源中的人才特性是不一樣的，質量也是不一樣的。將人事檔分類整理，既可以提高人事檔案管理的工作效率，也能在一定程度上減少人才的流失。“物盡其用，人盡其位”便是人才配置的最高境界，將人事檔案分類管理，也能優化人才利用的最大價值。

（二）細分人事檔案管理資料

近年來，隨著經濟全面發展，職業競爭壓力也在無形中增大。在大環境的影響下，“專業不對口”的現象已經變得非常普遍了。要加強人事檔案管理，工作人員在管理的過程中，一定要將管理資料細化，一方面是為了企業單位的完整性，另一方面是為了保障信息的動態性。企業是由多個部分所組成的，其中“人事部、市場部、設計”都是發展的重點，如果讓一個設計型人才去“市場部”，便是人才分配的不合理。所以企業單位在進行人事檔案管理的時候，一定要細分人事檔案的資料。

（三）優化人事檔案管理方法

隨著經濟文化的全面發展，互聯網和人們的生活聯系越發密切，人們更是逐步進入信息化時代。在現代化的發展過程中，不管是生活還是教育，都已經離不了計算機了。人事檔案管理過程中，也可以利用計算機來進行工作。一方面可以提高人事檔案管理的工作效率，另一方面也可以保障信息的準確性。從此之外，互聯網有著獨特的資源互助性，利用計算機處理人事檔案管理工作，可以在一定程度上豐富企業的資源。這不僅是加強人事檔案管理管理的有效方法，還是加強人力資源管理的重要體現。

三、結語

綜上所述，人事檔案管理是人力資源管理的基礎，也是一個企業發展的根本。現代化經濟全面發展的過程中，加強人事檔案管理是社會發展的必然需求，也是人才資源優化配置不可或缺的一個重要過程。在社會發展的歷程中，人事檔案管理起著至關重要的作用，加強人事檔案管理，既是對人力資源管理的加強，也是對企業發展的一個良好鋪墊。企業的發展是組成社會經濟的重要部分，加強人事檔案管理，從經濟發展的角度來說，也是鋪墊經濟發展的一個重要優勢。所以，加強人事檔案管理在社會發展中是非常有必要的。