網絡環境下人力資源檔案的數字化管理分析

（國網西藏電力有限公司那曲供電公司，西藏 那曲 852000）

前言：日益激烈的市場競爭，給企業的發展帶來了巨大的壓力，人才的作用和價值越來越明顯。對于供電企業而言，人力資源檔案管理已經成為了人事部門的重要工作之一。人力資源檔案管理的地位和價值不容置疑。通過人力資源檔案的管理工作開展，可以將人事活動過程予以體現，有利于企業人事部門在工作中發揮重要的作用。在網絡的作用下，目前我國各個企業已經逐漸的轉變了傳統的人力資源檔案管理工作，實現了人力資源檔案數字化管理，不但提高了人事部門工作效率，而且提升了企業人才的利用率，使其在市場競爭中保持優勢地位。因此，在網絡環境的作用下，人力資源檔案的數字化管理對企業的發展具有著重要性作用。

一、人力資源檔案數字化管理的意義

（一）有利于實現企業信息化建設

對于供電企業而言，在人事部門工作中，人力資源檔案的數字化管理能夠提高人事部門工作效率，并且也是供電企業信息化管理的重要組成部分，在現代信息時代中，人力資源檔案數字化管理更加符合社會發展的需求，也能夠為企業輸送更多的優秀人才。現階段，我國大部分企業為了滿足時代的需求，加大力度建設網絡系統，促使企業實現數字信息化管理，人力資源檔案的數字化管理主要是以網絡為基礎，利用現代化信息技術促使企業能夠在經營、科研以及管理中，完善檔案，并保障的檔案的安全。在網絡的環境下，企業發展建設逐漸邁向信息化，為了的未來發展奠定了良好的基礎。

（二）有利于提高工作效率和管理水平

隨著供電企業人事部門逐漸的應用了人力資源檔案的數字化管理方式后，不但轉變了傳統的管理模式，而且促使人力資源檔案管理達到了標準化以及規范化，提高了人事部門的工作效率以及管理水平。人力資源檔案在實現數字化管理后，使得檔案信息的存儲更加安全，查詢效率更加快速。在企業傳統的人力資源檔案管理中，要想查詢某一份檔案資料時，不僅需要辦理相應的手續，而且在查閱過程中也比較費時費力，甚至部分人員由于工作較為繁瑣，在借讀檔案資料后，忘記歸還，有可能還會導致檔案遺失。檔案在多次借閱后，檔案也會遭受磨損，導致檔案信息不完整甚至丟失。在人力資源檔案實現了數字化管理后，只要相關的工作人員具備查詢權限，在企業網絡中即可進行查詢，在保證了檔案信息安全的同時，也防止了檔案信息的丟失。

二、系統設計的目標

為了能夠實現人力資源檔案數字化管理，供電企業在投入資金后，加強建設數據信息平臺，并開發人事管理數字化應用平臺，實現了人力資源檔案數字化管理的同時，也能夠使得人力部門的工作更加科學化以及規范化。首先，供電企業為了能夠滿足市場的需求，需要建立經濟適用的數據庫，避免造成資金成本的浪費，而且也能夠有效的將人力資源信息保存在計算機中，并建立相應的檔案借閱以及歸還系統。其次，在計算機中，建立快速查閱功能。在有效查詢人力資源檔案時，針對存放以及借閱情況進行調查，從而在找回檔案信息時，也能夠更加方便快捷。再次，實現統計功能，在查閱的過程中能夠有效地統計各項數據信息。最后，系統需要具備安全性。供電企業人事部門在工作中，查詢檔案信息時，需要采用不同的口令限制。并且在人力資源檔案數字化管理系統中，需要相關的管理人員進行對系統進行維護，與供電企業無關是無權進入系統中的。在缺少數據修改權限人員，只能瀏覽檔案，不能對檔案信息進行修改。為了方便管理，使用人力資源檔案數字化管理系統，需要安排相應的檔案查詢借閱人員以及檔案數據維護人員。

三、實現人力資源檔案數字化管理相關對策

（一）歸檔管理

歸檔管理是指在人事部門中，需要對人力資源檔案以及本單位相關文件檔案進行統一管理。人事部門工作人員在接收紙質檔案時，需要紙質檔案中的信息錄入在電子檔案中，對于要移交的電子檔案，需要對其進行驗收，核對后在歸檔系統中需要標注卷宗號、文件名稱以及移交人員信息等。其次，在人力資源檔案數字化管理系統中，管理人員需要在計算機中建立相應的文件夾，并且對檔案進行劃分，并根據不同類型的檔案建立文件夾，從而將檔案分別放入不同的文件夾中。

（二）檔案管理系統

根據供電企業的實際情況，人力資源檔案數字化管理系統需要將數據轉變為模塊模式。在數據庫中建立不同的模板，其中一份是人員信息模板，其中包含了人員的姓名以及相關信息，并加入密碼，只有具備權限的人員才可進行查詢。另外一份是檔案信息模板，其中包含了檔案的編號、卷宗號、存放柜編號等。相關人員在查詢檔案信息時，可在具備權限的條件下，在局域網中，即可查詢到所有人的信息。

結束語：人力資源檔案管理問題一直倍受人事管理部門的重視，由于各種檔案資源上的信息不準確，檔案的流動性，對人力資源檔案管理工作中存在著巨大的影響，對企業來講也是一種損失。因此在網絡信息的環境下，建立數字化管理，能夠保障檔案信息的完善以及安全，同時提高工作人員的管理效率。