關(guān)于基建檔案和工程建設(shè)同步的若干思考

（云南省曲靖市中醫(yī)醫(yī)院，云南 曲靖 655000）

引言

市場經(jīng)濟體制中，為發(fā)揮基建檔案管理價值。相關(guān)人員需重視基建檔案信息在工程建設(shè)期間的同步管理，為基建工程后期擴建、設(shè)計、規(guī)劃提供必要的檔案信息。因此，本文對基建檔案、工程建設(shè)工作同步開展的方式方法展開分析。

一、基建檔案和工程建設(shè)同步價值

檔案是各企業(yè)、單位的核心信息資源，基建檔案是其檔案有效管理的基礎(chǔ)性內(nèi)容。基建檔案記錄、存儲著基建工程項目各環(huán)節(jié)施工情況，是基建工程后期使用中，設(shè)備檢修、改造、擴建的重要依據(jù)。因此，提高基建檔案管理質(zhì)量，同時在工程建設(shè)中，同步開展基建檔案采集、管理工作，能夠為基建工程保留更為全面且真實的檔案信息資源[1]。為此，基建項目正式開始后，相關(guān)人員需實時記錄工程各環(huán)節(jié)，從而實現(xiàn)檔案管理與基建工程建設(shè)工作的同步開展。另外，基建工程項目檔案，可直接反應(yīng)工程建設(shè)全過程，包括項目設(shè)計、招投標、施工等環(huán)節(jié)，其記錄的準確性、完整性，對基建工程進度、質(zhì)量管理意義重大。再者，由于基建工程本身屬于系統(tǒng)性工程，且所涉范圍廣，建設(shè)周期長。相關(guān)人員只有通過基建檔案，才能為基建工程項目的有序建設(shè)提供保障。

二、基建檔案和工程建設(shè)同步策略

（一）確保檔案歸檔與工程各環(huán)節(jié)的一致性

為在基建工程建設(shè)中，同步開展基建檔案監(jiān)控、管理工作。相關(guān)人員需轉(zhuǎn)變觀念，動員全體職工積極參與基建檔案信息采集工作。從而系統(tǒng)且完善的建檔案體系。在此期間，單位管理人員需強化內(nèi)部人員建立基建檔案的意識，調(diào)動工程建設(shè)人員、相關(guān)職能部門配合檔案管理工作的積極性。懂得將基建工程資料妥善保管、定期存檔，鼓勵其配合基建檔案管理人員，為規(guī)范化、標準化管理基建檔案提供人力基礎(chǔ)。

除此之外，基建檔案與工程建設(shè)同步的關(guān)鍵，在于檔案歸檔與工程建設(shè)各環(huán)節(jié)時間的一致性。基建檔案、工程建設(shè)同步管理，是強化基建檔案管理工作的前提條件。因此，基建部門在工程建設(shè)中，應(yīng)將基建檔案建設(shè)，增加至本職工作中[2]。爭取做到工程施工與竣工檔案編制、審定、整理工作的同步，基建項目與基建檔案建立的同步，以及工程驗收與工程材料、圖紙?zhí)峤坏耐健Ｍㄟ^上述基建檔案、工程建設(shè)的同步管理，相關(guān)單位可在項目整個生命周期內(nèi)，有效控制工程建設(shè)，及時解決進度或質(zhì)量問題。

（二）重視基建檔案職責明確與人員培訓

為在基建檔案與工程建設(shè)同步管理中，保證基建檔案信息、數(shù)據(jù)采集的真實性、完整性。相關(guān)單位應(yīng)重視基建檔案職責明確與人員培訓。一方面，基建材料獲取的及時性、準確性，是影響基建檔案管理質(zhì)量的核心內(nèi)容。但由于基建工程項目施工中，可能會產(chǎn)生工程設(shè)計變更問題。使得基建檔案材料在同步收集時，難以確保檔案信息收集的完整性。以醫(yī)院基建檔案為例，醫(yī)院基建工程建設(shè)中，其檔案材料整理時，所涉科室、單位較多，管理工作復(fù)雜。因此，需要基建檔案管理人員，明確工程建設(shè)各環(huán)節(jié)時，內(nèi)部人員的材料采集職責。并且在基建檔案建立中，密切關(guān)注工程進度，及時與建設(shè)方溝通、記錄工程設(shè)計變更，進而保障基建檔案材料為工程建設(shè)中的第一手資料。

另一方面，基建檔案與工程建設(shè)同步管理，會導(dǎo)致基建檔案管理工作難度增加。為提高檔案人員對相關(guān)工作的適應(yīng)性，需通過人員培訓，強化其綜合管理能力。使其在檔案管理基礎(chǔ)知識、基建工程材料管理知識的積累中，其業(yè)務(wù)能力不斷提升。并且能夠在培訓學習中，意識到基建檔案與工程建設(shè)同步的核心價值，從而靈活處理基建檔案管理工作。比如在醫(yī)院檔案管理中，由于基建檔案管理人員存在專業(yè)性不強、意識固化、流動性大等問題。為使其滿足醫(yī)院實際需求，應(yīng)引導(dǎo)檔案人自覺學習檔案管理知識，提高其基建檔案管理水平。

（三）建立信息化基建檔案管理系統(tǒng)

在當前時期，計算機、信息技術(shù)逐漸滲透在各領(lǐng)域中，為基建檔案與工程建設(shè)同步管理提供較大機遇。相關(guān)單位可通過建立信息化基建檔案管理系統(tǒng)，實現(xiàn)工程數(shù)據(jù)、基建檔案信息的同步采集。并且在檔案信息系統(tǒng)的建立中，可運用先進管理軟件，存儲基建檔案信息，便于檔案管理人員利用軟件，快速查找、歸檔工程建設(shè)材料。一方面，相關(guān)單位應(yīng)積極完善內(nèi)部信息管理系統(tǒng)，在系統(tǒng)功能模塊中，增加基建檔案管理內(nèi)容，使檔案管理人員可自動檢索出工程建設(shè)所用內(nèi)容，為施工方修改電子圖紙，存檔工程建設(shè)材料提供便利。另一方面，相關(guān)人員可在基建工程建設(shè)與檔案的同步管理中，利用信息化管理系統(tǒng)，設(shè)計電子表格，并借助統(tǒng)一管理終端，實時傳遞、記錄基建檔案信息。以提高基建檔案管理效率，為基建工程質(zhì)量、成本控制奠定基礎(chǔ)。

結(jié)語

綜上所述，基建檔案管理效果影響著各單位整體規(guī)劃水平，而基建檔案與工程建設(shè)同步管理，有助于保障基建檔案信息采集的及時性，為基建工程后期使用、改造提供準確的參考依據(jù)。因此，相關(guān)單位應(yīng)在基建檔案管理中，確保檔案歸檔與工程各環(huán)節(jié)的一致性，強化基建檔案管理價值。