高校二級學院教學管理工作高效化的探討與創新
——以A學院為例

王麗敏

遼寧大學亞澳商學院，遼寧 沈陽 110036

一、高等院校信息公開存在的問題

2010年，《高等學校信息公開辦法》的施行標志著高校信息公開制度的正式確立。2014年，教育部頒布《高等學校信息公開事項清單》使高校信息公開得到進一步規范化。在《高等學校信息公開辦法》公開以來，各院校根據自身實際情況都在對信息公開工作進行有益探索，網站都實現了信息公開的基本職能，但仍存在諸多問題亟待解決。

筆者將L大學A學院的網站與遼寧省其他院校網站進行對比發現，A學院和部分其他學院的網站存在一些共性問題。一是沒有設置專門的信息公開專欄。所公開的信息散落在“通知通告”、“學院要聞”、“教學管理”、“學生工作”等專欄中。二是信息公開內容不全面。雖然部分院校按照《高等學校信息公開事項清單》進行信息公開，但公開內容不全面，不能滿足師生及社會公眾的需求，如招生錄取情況、辦事指南等。三是信息公開時效滯后。部分院校信息更新緩慢，甚至長時間不更新，網站信息與最新實況不符，使師生和社會公眾獲取信息不準確。四是部分專欄虛設或重復設置。部分信息專欄點進去后，并無任何信息，使需要者無法獲取相關信息。五是網站沒有信息檢索功能。想要獲取信息，只能憑借個人直覺和經驗去某專欄搜尋，如大海撈針，降低了大眾對該院校的好感。六是沒有咨詢互動專欄。由于網站信息不全面，社會公眾和學生家長無處查詢所需信息時，只能給學院辦公室打電話咨詢，辦公室工人員有時就同一問題解答多次，降低工作效率。

二、檔案信息管理方面存在的問題

檔案信息管理是高校教學管理在工作的重心之一，關系著定期教學質量評估、相關數據年報等各項工作。隨著高校規模的擴大和教學改革的深入，高校管理工作不斷下放至二級學院。而由于種種原因，二級院校的管理工作存在諸多問題。

筆者就A學院和其他院校進行對比發現，部分二級學院對檔案信息管理工作重視程度不夠，導致檔案信息管理不規范、不全面，部分檔案丟失等。由于一些院系受人員編制影響，教學秘書身兼多職。教學秘書不是檔案管理科班出身，對檔案管理不夠規范。再加上日常教學管理任務繁重，并無足夠時間對檔案進行歸檔、分類等工作。部分獨立學院的一些教學管理制度并無正規公文可以查詢，工作時只是口口相傳，在崗位調動時，新上崗人員在相關程序上只是按照其他工作人員告知的慣例處理。在科研檔案信息方面，部分教師專心教學，對檔案管理并不重視，甚至有些教師對檔案歸檔持抵觸的態度，導致信息收集不及時、不全面、不準確。在數據信息電子留檔方面，部分學院對于一些檔案只重視紙質版留檔，并未進行電子數據錄入，進行數據表格留檔。由于檔案信息歸檔不規范、電子數據未留存，在年報匯總或者評估時，工作量加大，不能及時、全面的將數據上報。

三、優化教學管理的幾點建議

（一）各高校對二級學院的信息公開相關工作要加強指導和監督。部分二級學院將重點放在了教學和科研工作上，對信息公開工作重視程度不夠。首先，各高校應建立激勵機制，積極指導二級學院制定信息公開目錄和指南，增強二級學院信息公開的主動性，提高二級學院信息公開的效率。其次，各二級學院應擴大信息公開范圍。二級學院應針對不同群體的訴求，將相關的信息盡量公開在網站上，如評選要求、評選結果及招生錄取信息等。此外，按照信息化公開方式，應建立信息公開專欄，根據不同的信息需求，將公開信息細化分類。最后，網站設計增加關鍵詞搜索功能和溝通交流專欄，提高使用者信息搜尋的效率。這不僅能提高師生及公眾對學院網站的使用頻率，提高教學管理工作的質量和效率，也會提高師生及社會公眾對高校的認可和好感度。

（二）各院校應提高檔案信息管理工作的重視。除了安排專職的檔案管理人員外，加強對檔案管理人員的職業素質培養。明確各管理工作的崗位職責，使檔案信息歸檔全面、無遺漏。加強規章管理制度等紙質版和電子版公文的留檔，分享到學院公共平臺上，使教師對規章制度熟知，使教學管理有章可循。提高師生對檔案管理工作的重要性的認識，主動定期提供需要歸檔的檔案信息。建立完善的檔案管理制度，使數據查詢填報工作有規可循。另外，在高度信息化的今天，除了傳統紙質存檔以外，也要重視電子數據信息表格留檔，在年度信息匯總或評估時，數據上報將更及時、更準確、更全面。

在大數據的背景下，教育部門和社會公眾對信息的收集匯總和查詢的方式有所改變。各院校的教學管理工作也隨之面臨著新的機遇和挑戰。院校網站信息公開和檔案資料高效化管理對實現教學管理工作更加科學化、便利化起到促進作用，可以大大提高教學管理工作的效率，更及時、更有效、更全面的滿足相關部門和社會公眾對院校的信息需要和收集。