合理進(jìn)行固定資產(chǎn)檔案管理增加資產(chǎn)利用率

劉慧君

（湖南省株洲市中心醫(yī)院，湖南 株洲 412211）

檔案管理就是對(duì)其檔案工作的管理，是醫(yī)院的相關(guān)檔案管理部門對(duì)其檔案信息的利用和管理，對(duì)于在這其中的固定資產(chǎn)則是醫(yī)院發(fā)展中較為重要的資源，也是醫(yī)院非常重要的財(cái)務(wù)組成，能夠?yàn)獒t(yī)院的革新和更新設(shè)備提供相應(yīng)幫助。所以，對(duì)其固定資源的合理管理，就能夠讓其檔案的價(jià)值得到充分發(fā)揮，更好地提高其資源利用率，達(dá)到理想的固定資產(chǎn)管理價(jià)值。

一、固定資產(chǎn)檔案管理所存在的問(wèn)題

一些醫(yī)院在對(duì)其固定資產(chǎn)檔案管理過(guò)程中，依然還是采取手工管理的方法，也就是對(duì)其設(shè)備名稱、規(guī)格、使用時(shí)間等等相應(yīng)信息進(jìn)行記錄和分類管理，那么如果需要對(duì)其核查，其工作量較多，而且還無(wú)法保證最終工作效率[1]。針對(duì)傳統(tǒng)管理方法所存在的問(wèn)題，對(duì)其固定資產(chǎn)檔案管理信息化、規(guī)劃化就已經(jīng)成為當(dāng)前檔案管理非常重要的內(nèi)容，也是需要積極改變的內(nèi)容。在對(duì)設(shè)備固定資產(chǎn)檔案管理過(guò)程中，存在缺少購(gòu)買設(shè)備的收據(jù)，設(shè)備的使用記錄等等，這些都是因?yàn)楣芾砣藛T缺少管理，沒有認(rèn)識(shí)到自身責(zé)任所造成。這樣就使得一些檔案的管理利用價(jià)值不高，出現(xiàn)較多對(duì)醫(yī)院并沒有意義的檔案文件，使得檔案部門的工作內(nèi)容增多。此外，一些醫(yī)院也沒有積極對(duì)固定資產(chǎn)的歸檔進(jìn)行管理，甚至都沒有將檔案工作列入到醫(yī)院日常管理中，進(jìn)而就導(dǎo)致其檔案管理無(wú)法有效的取得相應(yīng)效果。

二、合理進(jìn)行固定資產(chǎn)檔案管理增加資產(chǎn)利用率的策略

（一）合理建檔

想要對(duì)其規(guī)定資產(chǎn)檔案進(jìn)行合理管理，那么就應(yīng)該能夠合理利用相應(yīng)的管理系統(tǒng)。每一個(gè)醫(yī)院的管理系統(tǒng)各不相同，在引進(jìn)新型管理模式過(guò)程中，應(yīng)該能夠?qū)ζ錂n案進(jìn)行編號(hào)，這樣通過(guò)查找編號(hào)的方法就能夠找到相應(yīng)設(shè)備，不僅能夠提升其工作效率，還能夠合理的運(yùn)用計(jì)算機(jī)儲(chǔ)存空間，進(jìn)而來(lái)對(duì)其固定資產(chǎn)檔案進(jìn)行管理。固定資產(chǎn)檔案內(nèi)容較為復(fù)雜，在對(duì)其整理過(guò)程中，也應(yīng)該根據(jù)檔案的特點(diǎn)和具體內(nèi)容來(lái)進(jìn)行分類，在保證不會(huì)破壞其特點(diǎn)的基礎(chǔ)上，來(lái)讓其形成完整的檔案信息[2]。可以對(duì)固定資產(chǎn)檔案進(jìn)行分卷管理，按照題目、目錄等等來(lái)進(jìn)行建檔，這樣也更加方便日后對(duì)檔案進(jìn)行有效管理，能夠讓檔案具有獨(dú)立且互有聯(lián)系的特點(diǎn)，對(duì)其固定資產(chǎn)檔案管理進(jìn)行有效控制。

（二）加強(qiáng)對(duì)固定資產(chǎn)檔案的管理

在對(duì)其固定資產(chǎn)設(shè)備進(jìn)行檔案管理過(guò)程中，應(yīng)該能夠從購(gòu)買和制造等方面進(jìn)行，對(duì)于設(shè)備的安裝、使用、維修等等環(huán)節(jié)都進(jìn)行記錄，并且在這其中需要注意：第一，在設(shè)備購(gòu)買時(shí)，需要開箱驗(yàn)證，在這其中要有專門的管理人員來(lái)對(duì)其進(jìn)行檢查，針對(duì)其設(shè)備的文件和信息進(jìn)行記錄，這樣才能夠讓其檔案信息更加完整。而對(duì)于一些較為貴重的設(shè)備，應(yīng)該采取影像記錄的方法，以便于后續(xù)的檢查。第二，在分類入檔過(guò)程中，應(yīng)該保留檔案自身的特點(diǎn)，按照設(shè)備的整體資料來(lái)對(duì)其進(jìn)行整理，比如將設(shè)備的使用說(shuō)明、發(fā)票等等都放入到同一檔案組中[3]。第三，應(yīng)該積極對(duì)其設(shè)備進(jìn)行管理，讓其設(shè)備的使用情況和檔案信息能夠有效貼合，并對(duì)其進(jìn)行實(shí)時(shí)更新。對(duì)于固定資產(chǎn)投資檔案的管理，應(yīng)該收集有關(guān)于這方面的所有內(nèi)容，將其歸入到固定資產(chǎn)的檔案中，在這其中包括可行性報(bào)告、招投標(biāo)公告等等。

（三）建立完整的管理制度

首先，應(yīng)該根據(jù)醫(yī)院自身的實(shí)際情況，來(lái)為其制定相應(yīng)的管理方法和實(shí)施內(nèi)容，明確檔案管理相關(guān)的工作流程和職責(zé)，進(jìn)而保證檔案的管理和建設(shè)工作能夠共同發(fā)展。其次，根據(jù)固定資產(chǎn)的具體情況來(lái)為其制定檔案管理工作，將其責(zé)任落實(shí)到實(shí)處，明確其歸檔的內(nèi)容，以及在這過(guò)程中工作的工作人員職責(zé)。最后，根據(jù)歸檔的具體方法來(lái)對(duì)每一個(gè)項(xiàng)目進(jìn)行歸檔，明確每一個(gè)項(xiàng)目的規(guī)模，積極和相關(guān)部門進(jìn)行溝通，為其建立完整、全面的檔案范圍，保證其檔案的完成，為醫(yī)院的發(fā)展提供相應(yīng)幫助。在建立管理制度時(shí)，醫(yī)院應(yīng)該能夠明確其管理內(nèi)容，要和固定資產(chǎn)的檔案相一致，為固定資產(chǎn)檔案管理提供明確的管理標(biāo)準(zhǔn)，這樣才能夠更好地提升檔案管理效率，提高資產(chǎn)利用率，更好的發(fā)揮固定資產(chǎn)的價(jià)值。

結(jié)語(yǔ)

總而言之，醫(yī)院的固定資產(chǎn)檔案管理內(nèi)容較多，其涉及到的范圍較廣，這樣就使得固定資產(chǎn)檔案管理存在系統(tǒng)性、復(fù)雜性的特點(diǎn)，其檔管理是能夠有效提升醫(yī)院資源利用率的重要方法，能夠幫助醫(yī)院實(shí)現(xiàn)技術(shù)革新和資產(chǎn)有效利用。所以，醫(yī)院對(duì)于這一方面就應(yīng)該加以重視，積極地做好對(duì)固定資產(chǎn)的檔案管理工作，相關(guān)部門應(yīng)該加以配合，提高檔案管理人員的工作積極性，讓固定資產(chǎn)檔案管理工作能夠順利進(jìn)行，為醫(yī)院的發(fā)展提供更好的幫助。