探究現代企業檔案管理工作的信息化建設

郭晶晶

（山東港口日照港股份有限公司第一港務分公司，山東 日照 276800）

引言

企業的管理模式和管理方法隨著社會的發展與時俱進，管理工作更具現代化、科技化的特點。企業檔案是生產經營中對企業、社會有重要影響的文件材料，能夠為制定經營管理決策提供參考。然而傳統的檔案管理工作缺乏信息技術的支撐，水平和質量都不盡如人意，這就凸顯出檔案管理信息化建設的重要意義。

一、檔案管理信息化建設的作用

與傳統人工管理的方式相比，信息化管理的優勢非常明顯。紙質檔案的保存受到多種外界因素的影響，而將其變為電子數據儲存在計算機硬盤中，不僅能夠大幅減少檔案所占用的空間，還能將檔案加密，使用計算機備份檔案，可以應付一些常見的突發事件，有效保障了其安全性。當需要查閱檔案時，也可以采取網絡傳輸的方式，而不需要工作人員耗費大量的精力和時間去查閱，減少了對紙質檔案的損耗。另一方面，搜集和整理檔案工作量較大，出錯率也較高，如果采用信息化的管理方式，只需要輸入一次數據就可以永久保存、重復使用。傳統管理方式效率低下，管理、使用檔案要嚴格遵照相關程序，而運用信息化管理方式，可以減少一些不必要的環節，提高了管理工作的效率和準確度。

二、目前企業檔案管理工作有待改善的幾個方面

（一）缺少信息化建設的主動性

在市場經濟的推動下，現代企業處于高速發展的狀態中，必然會累積大量的企業檔案。然而管理人員的觀念卻不能做到與時俱進，習慣于手動進行檔案管理的他們，對信息化管理的便捷、高效缺乏認識。對于信息技術的應用，也僅僅是把一些檔案、資料錄入到電腦中保存起來，以便需要時調用，他們缺乏信息化建設的意識與主動性。再者，一些企業并未在檔案管理信息化建設方面投入相應的資金，缺乏人力物力支持的信息化建設工作自然舉步維艱。

（二）沒有建立科學的管理制度

我國企業的信息化管理發展較晚，因此部分企業并未針對信息化管理建立科學完善的制度，導致信息技術在檔案管理工作中的應用效果不佳。沒有制度保障，就很難實現管理標準化，隨著檔案管理需求的增加，一些問題也會逐漸凸顯出來。

（三）沒有購置先進的管理設施

軟硬件設施是信息化管理必不可少的一部分，但是由于企業管理者不重視，信息化建設資金不足，管理部門無法購置需要的軟硬件設施，只能使用有待升級的老舊設備。這些設備功能較少，對檔案內容的識別準確度不高，存儲速度較慢，不利于后續的檔案管理和使用。

三、提高企業檔案管理信息化建設水平的措施

（一）信息化建設工作應該受到關注

企業管理者應該認識到，信息化的檔案管理工作對提高企業整體的管理水平都有非常重要的影響，因此應該盡快建立相應的管理制度，結合企業自身情況和需求明確管理細則。企業的不同部門之間也要做好配合，在明確信息化建設目標的基礎上，盡力為提高信息化水平做出應有的貢獻。對于信息化建設中遇到的阻礙，當地檔案局可以發揮自身的指導、協助作用，促使企業可以通過有效、恰當的方式開展信息化建設工作。國家法制部門應該不斷完善與檔案信息化管理有關的規范、方針，確保企業的信息化建設有章可循，為企業的可持續發展奠定堅實的基礎。

（二）信息化建設工作需要軟硬件支撐

檔案管理人員應該明確自身的責任，在工作中不斷提高信息化管理的水平，這也有助于提高管理工作的效率。檔案管理人員對企業的檔案管理情況非常了解，他們可以制定詳細的信息化建設方案，并監督各個部門共同推動信息化建設的進程。檔案數據庫非常龐大，為了后續管理和使用方便，檔案管理人員可以編制目錄。為此，企業應該投入一定量的資金購置配套設施，有了相應的軟硬件支撐，在建設和使用數據庫時才會更加得心應手。

（三）技術推動信息化建設工作的開展

信息化的檔案管理工作要求管理人員具備一定的信息技術能力，如操作常見的計算機軟件、使用數據庫查找和增刪檔案信息等。流行的數據庫并非一定適用于不同的企業，結合具體需求，企業的技術人員也可開發自己的檔案管理系統，還可以與其他企業合作開發信息化檔案管理的新技術。當然，信息化建設應該嚴格按照企業制定的標準和規范開展，在保護檔案、用好檔案的基礎上，為企業帶來更多的經濟收益。

（四）建設一支高水平信息化管理隊伍

檔案管理工作歸根結底還是需要人來實施，軟硬件設施只是發揮輔助作用，因此提高管理人員水平至關重要。企業在招聘檔案管理人員時，要特別關注專業水平，專業水平過高可能導致軟硬件設施跟不上，專業水平過低會影響管理質量。企業可以和當地高校合作，制定人才優惠措施，吸引高水平人才參與到檔案管理隊伍中來。對于現有的管理人員，企業應該定期教育培訓，不僅要提高他們的專業水平，更要強化他們的職業素養。

四、結束語

綜上所述，檔案管理的信息化建設在企業發展中起著舉足輕重的作用，因此管理者必須重視，同時投入一定的資金、人力，建設自己的信息化檔案管理系統。