信息技術在檔案管理中的應用

閆志偉

（四平市房屋征收中心，吉林 四平 136000）

隨著社會經濟的發展，進行檔案管理的時候，信息量也在不斷的增加，檔案管理的相關內容也更加的復雜，這也給檔案管理更好的進行帶來了一定的挑戰。將信息技術運用到檔案管理中去，不但能夠提高檔案管理工作的效率和質量，還能夠節約大量的成本，推動檔案管理工作更好的進行。

一、檔案管理中信息技術運用的重要性

（一）信息技術能夠讓檔案管理更加的便捷和高效

以往進行檔案管理的時候，往往需要人工的方式來對檔案進行整理和分類，工作量比較大，也經常會出現檔案不全或者遺漏的情況，這也會直接影響檔案管理工作開展的質量[1]。將信息技術運用進去，能夠很好的改變這種情況，通過信息技術能夠快速的整理和分類相關的檔案，若是出現信息不全面或者遺漏的情況也能夠及時的進行補全，不但能夠減少工作人員的難度和工作量，也能夠提高檔案管理的效率。

（二）能夠實現檔案管理的共享化和專業化

將信息技術運用到檔案管理中去，非常重要的一個作用便是能夠讓檔案管理工作更加的專業，能夠轉變以往較為雜亂的檔案管理模式，更加合理的做好檔案的整理和分類工作，從而提高檔案管理的水平。并且，信息技術的運用也能夠幫助人們更好的共享和使用檔案資源，能夠限制檔案查詢的限制，并且，還能夠減少很多不必要的環節，切實提高檔案使用的實際效率。

（三）信息技術能夠讓檔案管理更加的系統

以往的檔案管理模式，檔案的形態往往是紙質檔案，對于那些影像資料，很難及時和完整的進行整理和存儲，這也會給檔案資料完整性造成極大的影響[2]。利用信息技術來進行檔案管理，能夠很好的解決這個問題，讓檔案更加的完整和系統，切實提高檔案管理的質量。

二、檔案管理中將信息技術應用進去的方法

（一）做好檔案管理信息系統的開發

將信息技術運用到檔案管理中去對于檔案管理意義重大，以往的信息系統往往僅能夠存儲相關的信息，無法滿足檔案信息整理、分類、開發和運用等方面的需要，這便要求必須重視信息系統的完善。為了將信息技術更好的運用到檔案管理中去，普及信息化處理手段，切實提高檔案管理的效率，必須進行檔案管理信息系統的開發和完善，從而滿足檔案管理信息化的實際需要。首先，進行硬件建設的時候，必須做好檔案管理信息化所需要的設備和網絡的建設，全面的對其進行升級，從而給信息技術作用的發揮奠定基礎。其次，進行軟件系統建設的時候，必須做好軟件調試、購買以及維護方面的工作，配備專門的人員來做好軟件的管理和操作工作[3]。最后，進行專業系統建設的時候，必須重視信息的安全性，通過有效的手段保證檔案的完整，完善系統故障處理的預案，避免出現檔案丟失的情況。

（二）重視檔案信息管理制度的完善

以往進行檔案管理的時候，使用的模式比較老舊，無論是流程、制度還是標準都僅僅能夠滿足以往檔案管理的需要。想要在檔案管理中將信息技術運用進去，推動檔案管理信息化建設更好的進行，我們便必須根據當前的實際情況和需要來變革檔案管理的制度，確保制度能夠滿足檔案管理信息化的需要，讓檔案管理工作開展能夠有依據。在進行檔案管理制度制定和完善的時候，首先，便必須制定檔案管理信息化的流程，明確規定工作人員整理檔案時候的程序，避免出現問題和錯誤。其次，在檔案室或者檔案調閱室都需要進行監控設備的安裝，這樣能夠督促檔案管理人員嚴格的根據檔案的相關規范和制度來開展檔案管理工作，將檔案管理制度的作用真正的發揮出來。最后，需要做好檔案調閱制度的完善，對于調閱時候存在的漏洞和問題必須及時的修復，對于安全問題也必須及時的處理，進行嚴格調閱制度的制定，這樣能夠在確保信息調取安全的同時保證檔案信息的安全。

（三）提高檔案管理人員本身的素養

隨著信息技術的發展將信息技術運用到檔案管理中去，符合檔案管理工作開展的趨勢，也符合現代檔案管理的需要，能夠很好的解放人力資源，切實提高檔案管理的質量和效率。但是我們也必須認識到無論是怎樣的管理方式，管理的主體都是人[4]。檔案管理人員的綜合素質，特別是信息素養的高低，能不能較為熟練的操作和使用計算機技術會直接給檔案管理信息化建設的進行造成極大的影響。這便要求我們必須認識到檔案管理人員本身信息素養和綜合素養提高的重要性，做好信息技術和專業技術方面的培訓。在培訓的時候，必須考慮到檔案管理人員的實際情況，采取措施提高檔案管理人員的信息素養和專業素養，特別是需要做好職業道德培訓和專業技術方面的培訓，完善培訓制度，幫助檔案管理人員進行終審學習意識的樹立。此外，單位還應該邀請那些信息技術操作比較出色的人員進入單位給檔案管理人員進行培訓或者指導，確保檔案管理人員能夠把檔案管理工作和信息技術更好的結合在一起，只有這樣檔案管理人員的檔案管理水平才能夠真正的提高，才能夠將信息技術更好的運用到檔案管理中去。

結語

隨著社會科技發展，檔案管理工作開展的時候，將信息技術應用進去，符合社會時代發展的要求，也符合檔案管理工作持續發展的需要。將信息技術運用到檔案管理中去，不但能夠節約檔案管理所需要的時間，切實提高檔案管理的效率，實現數據的共享，還能夠保證信息本身的完整性，更好的保存檔案。這便要求我們必須認識到信息技術在檔案管理中的作用，將信息技術更好的運用到檔案管理中去。