流動(dòng)人員人事檔案管理現(xiàn)存問題與優(yōu)化策略探析

米力坎木·艾木拉江

（新疆生產(chǎn)建設(shè)兵團(tuán)第二師鐵門關(guān)市公共就業(yè)和人才服務(wù)局，新疆 鐵門關(guān) 841000）

引言

“人才強(qiáng)國”戰(zhàn)略引導(dǎo)下，人事檔案管理工作的重要性越來越突出，人才的頻繁流動(dòng)容易擾亂人才市場(chǎng)秩序，對(duì)人事檔案服務(wù)質(zhì)量提升不利。當(dāng)前針對(duì)流動(dòng)人才的人事檔案管理工作，旨在合理控制人才流動(dòng)，減少不必要的人才流失，體現(xiàn)人人事檔案管理工作的社會(huì)公共服務(wù)職能。檔案管理負(fù)責(zé)人應(yīng)該樹立全新的檔案管理意識(shí)，規(guī)范檔案收集、整理、完善流程，不斷提升自身的專業(yè)能力，滿足社會(huì)人才流動(dòng)與檔案管理實(shí)際需求。

一、流動(dòng)人員人事檔案管理現(xiàn)存問題

（一）對(duì)檔案管理重視不足

流動(dòng)人員檔案管理長時(shí)間不受重視，目前我國檔案管理服務(wù)單位工作人員以及領(lǐng)導(dǎo)者對(duì)流動(dòng)人員檔案管理重要性缺乏認(rèn)知，檔案管理模式不完善、資料更新速度慢的問題普遍存在。

（二）檔案內(nèi)容結(jié)構(gòu)失衡

以當(dāng)前的社會(huì)環(huán)境以及用人單位需求影響為基礎(chǔ)，目前流動(dòng)人員人事檔案管理內(nèi)容結(jié)構(gòu)不合理，除了信息真實(shí)度問題之外，在人才的工作能力、專業(yè)技能以及工作履歷上呈現(xiàn)的內(nèi)容還有不足。此外，檔案信息缺乏連續(xù)性，部分檔案資料對(duì)人才流動(dòng)情況的記錄常常中斷，在檔案內(nèi)容中過多呈現(xiàn)人才的社會(huì)關(guān)系、家庭狀況等信息，對(duì)用人單位來說實(shí)際參考價(jià)值并不高。

（三）管理機(jī)制強(qiáng)化需求較大

目前流動(dòng)人員人事檔案管理機(jī)制不健全，在管理責(zé)任落實(shí)上缺乏參考，檔案移交、轉(zhuǎn)遞流程不規(guī)范，部分檔案甚至遺失。此外，人事檔案管理機(jī)制不健全的情況下，使得檔案信息不集中，給用人單位和個(gè)人都造成不便。

（四）檔案信息化建設(shè)滯后

互聯(lián)網(wǎng)時(shí)代背景下，檔案管理信息化建設(shè)工作正在逐步推進(jìn)，但是明顯在信息化建設(shè)水平上和理想狀態(tài)還有差距，數(shù)據(jù)庫資源不充分、信息檢索效率低以及信息共享機(jī)制不健全等，都集中體現(xiàn)了人事檔案管理信息化水平不足的問題。

二、流動(dòng)人員人事檔案管理的優(yōu)化策略

（一）促進(jìn)檔案管理工作規(guī)范化發(fā)展

第一，實(shí)現(xiàn)檔案資料接受渠道全覆蓋。針對(duì)流動(dòng)人才的檔案信息收集渠道進(jìn)行擴(kuò)展，定時(shí)、定向采集檔案信息，跟蹤式補(bǔ)充信息資料。和企業(yè)、高校、各大事業(yè)單位都建立人事檔案管理協(xié)議，促進(jìn)檔案材料的規(guī)范流通。

第二，完善檔案內(nèi)容結(jié)構(gòu)，及時(shí)更新檔案，補(bǔ)充誠信檔案、技能方案模塊，給用人單位提供更加完善的人才檔案，突出人才的技能水平、職業(yè)操守和個(gè)人品質(zhì)等信息，提升人事檔案的應(yīng)用價(jià)值。

第三，嚴(yán)格規(guī)范檔案資料轉(zhuǎn)遞流程。為了減少檔案流通過程中資料的缺損、遺失等問題出現(xiàn)，單位遺留檔案應(yīng)該專人派送，移交給當(dāng)?shù)氐娜瞬殴芾硎袌?chǎng)，核實(shí)資料準(zhǔn)確無誤之后，登記入檔。

（二）提升檔案管理服務(wù)水平

人社局對(duì)流動(dòng)人才人事檔案履行管理職責(zé)屬于社會(huì)公共服務(wù)職能的體現(xiàn)，為了進(jìn)一步提升部門的檔案服務(wù)水平，我們?cè)趯?shí)踐工作中應(yīng)該嚴(yán)格參照《檔案法》《干部檔案工作條例》《人事檔案管理八項(xiàng)制度》等規(guī)章制度要求，結(jié)合流動(dòng)人才人事檔案管理需求[1]，推動(dòng)管理制度建設(shè)和完善，使各項(xiàng)工作都能有章可循。此外，制度監(jiān)督機(jī)制建設(shè)也有很大必要性，結(jié)合監(jiān)督機(jī)制查處違規(guī)的檔案管理行為，實(shí)現(xiàn)精準(zhǔn)追責(zé)。逐步建立更加規(guī)范化的檔案利用程序，推動(dòng)檔案借閱、查詢標(biāo)準(zhǔn)實(shí)施，簡化服務(wù)工作流程，提升工作效率。檔案轉(zhuǎn)接工作也要按照流程要求進(jìn)行，推動(dòng)檔案管理流程規(guī)范發(fā)展。

（三）加速檔案管理信息化建設(shè)步伐

建設(shè)檔案管理信息化平臺(tái)，利于健全流動(dòng)人才人事檔案管理的公共服務(wù)體系。當(dāng)前階段我們需要緊抓人力資源社會(huì)保障系統(tǒng)“三化”建設(shè)的有利時(shí)機(jī)，找準(zhǔn)流動(dòng)人才人事檔案管理工作改革的切入點(diǎn)，推動(dòng)信息化管理平臺(tái)建設(shè)[2]。聯(lián)合各區(qū)域建設(shè)公共就業(yè)和人才服務(wù)通道，快速實(shí)現(xiàn)流動(dòng)人才人事檔案信息共享目標(biāo)，便利檔案異地查詢、網(wǎng)上業(yè)務(wù)辦理，推動(dòng)檔案影像化建設(shè)，制定信息數(shù)據(jù)標(biāo)準(zhǔn)，對(duì)實(shí)體檔案進(jìn)行數(shù)字化掃描之后建立檔案信息庫，使流動(dòng)人才檔案信息更加集中，推動(dòng)檔案信息省、市、縣三級(jí)共享建設(shè)，充分發(fā)揮 “互聯(lián)網(wǎng)+檔案管理”的優(yōu)勢(shì)。此外，在互聯(lián)網(wǎng)高速發(fā)展背景下，網(wǎng)站和手機(jī)app 都可以作為服務(wù)終端，和流動(dòng)人才人事檔案數(shù)據(jù)庫實(shí)現(xiàn)對(duì)接，給用戶提供基礎(chǔ)數(shù)據(jù)，推進(jìn)網(wǎng)上辦事大廳建設(shè)，線上檔案服務(wù)和線下檔案服務(wù)結(jié)合起來，用戶的檔案信息資源利用更加便捷，內(nèi)部管理工作也實(shí)現(xiàn)信息化模式建設(shè)目標(biāo)，提升創(chuàng)口服務(wù)工作質(zhì)量，真正構(gòu)建流動(dòng)人才人事檔案的社會(huì)性共享機(jī)制，體現(xiàn)了互聯(lián)網(wǎng)時(shí)代特點(diǎn)與技術(shù)優(yōu)勢(shì)，全面建設(shè)“滿意服務(wù)工程”、“精準(zhǔn)服務(wù)工程”和“規(guī)范服務(wù)工程”。

結(jié)語

以市場(chǎng)為導(dǎo)向呈現(xiàn)出來的人才流動(dòng)現(xiàn)象屬于人力資源優(yōu)化配置的過程，當(dāng)然造成人才流動(dòng)的原因是多樣化的，關(guān)于這部分人事檔案管理工作策略，我們應(yīng)該具體問題具體分析，全面提升檔案管理服務(wù)水平，促進(jìn)社會(huì)人力資源優(yōu)化配置，為用人單位提供檔案參考。本研究嘗試分析流動(dòng)人員人事檔案管理工作中現(xiàn)存的問題與優(yōu)化策略，以期維持人才市場(chǎng)秩序。