新時期下如何做好公文管理中的保密工作

王永霞

（新疆維吾爾自治區(qū)計量測試研究院，新疆 烏魯木齊 830011）

隨著我國經濟的發(fā)展，人們越來越重視由知識帶來的經濟發(fā)展，公文的保密工作也逐漸被各事業(yè)單位重視起來，規(guī)范公文管理，建立保密工作的長效機制，從而促進事業(yè)單位公文處理工作的規(guī)范化、有序化和科學化。

一、現(xiàn)階段公文處理中保密工作存在的問題

（一）公文保密意識缺乏

保密工作存在的問題是涉及需要保守秘密的人員保密意識薄弱。首先,涉及需要保守秘密的工作人員和管理人員工作任務和工作性質的影響，需要長期處理有關涉密的公文、信息，從心理上就會產生松懈麻痹的思想，使得自身保密意識逐漸淡薄，認為這些公文、信息均為自身日常工作中涉及的，屬于正常的信息，是無秘可保的。這就造成了需要保守秘密的工作人員，甚至是管理人員在思想上進入了誤區(qū)，對涉密信息泄露后可能產生的后果嚴重性和危害性認識不夠。其次,許多辦公室都存在人情問題，將能否順利查閱公文與人情、關系、工作甚至事業(yè)相互掛鉤，認為文檔管理人員拒絕自己不正當?shù)墓牟殚啠褪恰安唤o面子”，容易引起辦公室的爭端。同時，在人情的影響下，文檔管理人員常常會在上級領導的要求下向領導提供公文信息，并且不予登記，這就進一步增加了公文的安全性威脅。再者，還有部分需要保守秘密的工作人員和管理人員存在僥幸心理，認為處理涉密公文和信息的工作流程太過繁瑣，尤其是在物理隔離的環(huán)境下進行公文和信息的遷移工作中只能使用光盤而不能使用U 盤等便捷的方式時，因存在僥幸心理使用了U 盤而造成涉密信息的泄露。

（二）公文管理制度不完善。我國公文管理的專業(yè)法律法規(guī)不夠健全，相關管理制度、規(guī)范不夠完善，嚴重制約其管理。各事業(yè)單位雖然對公文處理中的保密工作很重視，但是規(guī)范及制度不完善，在實際工作當中，為其具體工作增加難度。做好保密工作，制度是保障，有的單位辦公室人員忙于奔波于日常工作，保密辦公室職能發(fā)揮不到位，不能深入研究保密制度，制訂保密細則，制度或是欠缺，或是不完善，或是不符合實際流于形式，或是監(jiān)督機制不到位，導致保密工作缺乏指導和監(jiān)督，管理混亂，沒有章法，殊不知制度上的任何疏漏，有可能造成很嚴重的后果。許多辦公室的文檔管理人員自身都并不按照相關制度進行工作，更談不上其他工作人員，公文保存與管理的規(guī)章制度并沒能起到有效的指導作用。

二、改進公文處理工作中保密工作的建議

（一）強化公文保密意識

針對公文保密意識缺失的問題，應當著重強化辦公室人員的保密意識。深入開展保密工作思想教育，提高公文管理使用人員的公文保密工作的意識。做好思想教育工作是宣傳保密工作重中之重。首先，在思想上，公文處理人員需具備過硬的思想作風，具有強烈的保守秘密的意識和責任心，敢于和失密現(xiàn)象、行為做斗爭。其次，在政治素質上，公文處理工作人員應當明白自身的工作具有政治性，若政治立場不堅定，則無法勝任這一崗位。辦公室全體人員都應當樹立公文保密意識，具備警惕心理，在接觸公文的時候，要約束自己的行為，在內心敲響警鐘，做到不該自己了解的不去了解，不該自己傳播的不去傳播，在公文借閱的過程中要切實保障公文安全，避免泄密的可能性。

（二）健全公文管理制度

完善的公文規(guī)章制度便于文檔管理人員對公文進行登記、整理和保存等相關工作的開展，將該項工作程序化，做到有章可循、有法可依，從而令人員的保密意識得以增強。第一，完善借閱制度，設立相關借閱程序，對借閱人、借閱日期、借閱時間、歸還時間等進行記錄，尤其是涉密文件，如果借閱人員不按時歸還文件要及時跟蹤處理，讓借閱人寫明無法按時歸還的原因，并由相關負責人簽字審核。第二，完善存放制度，辦公室每天都會收到很多文件進行處理，工作人員應當將其中的公文視為管理重點，做到規(guī)范化存放，養(yǎng)成良好習慣，將涉密公文與普通公文區(qū)分開。第三，完善傳閱流程和手續(xù)，制定傳閱流程圖及跟蹤卡，涉密文件必須當天送、當天收，若領導有其他事情無法及時看完公文，可根據(jù)公文內容的重要性決定先將其收走，等領導有空再送回來。

（三）做好新時期下的電子文檔保密管理

新時期下，在辦公自動化推廣使用的大趨勢下，辦公室公文的管理與保密面臨著全新的挑戰(zhàn)，公文的保存與管理不需要耗費大量的人力資源與空間資源，但公文調取、審閱與修改也更加不易留下痕跡，同時，電子文檔的保存也存在一定的外部攻擊的可能性，就需要在辦公室營造更加良好的公文保密環(huán)境，提高電子文檔管理系統(tǒng)的安全性，以權限認證、公文加密、網絡攻擊檢測與防范、安全漏洞管理、網絡病毒預防等技術手段避免公文出現(xiàn)安全問題。嚴格限制公文的使用權限與管理流程，根據(jù)不同層級的系統(tǒng)訪問者設定專門的訪問權限，禁止不具備訪問權限的人進入系統(tǒng)。可以加強對于公文保密的過程與管理，建立集中性的公文存儲平臺，對于涉密公文與涉密信息進行專門管理，對公文與信息進行全程監(jiān)控，包括公文的生成、記錄、歸檔、流轉、調取、審閱、存儲與銷毀等全部環(huán)節(jié)，明確公文信息的來源與去向，確保電子文檔的管理與保密工作得以有效執(zhí)行。

三、結束語

在當前竊密與反竊密斗爭日益激烈的嚴峻形勢下，辦公室保密工作絲毫不能放松，要想有效做好這項工作，不僅要從思想層面提高辦公室工作人員的公文保密意識，還要健全和完善公文管理制度，并加強辦公自動化環(huán)境下的電子文檔保密管理，從而促進公文管理與保密工作有效開展。