醫院文書檔案管理和利用研究

（山東高密經濟開發區衛生院，山東 高密 261502）

信息化時代的來臨和發展，為醫院傳統的檔案管理工作帶來挑戰的同時，也提供了更多的發展機會。基于當今時代背景下，人們對計算機及各類現代化設備的應用已經普遍，醫院在實際開展文書檔案管理及利用的過程中，應注重積極利用各種現代化的設備和技術，有助于簡化工作流程，降低人員工作壓力，提升文書檔案管理和利用整體效率。

一、醫院文書檔案管理和利用重要性分析

第一，有助于優化醫院整體管理水平。推動文書檔案信息化管理及利用進程，可促使文書檔案的是實用性價值被更有效的挖掘出來，進而為醫院相關決策操作提供可靠依據，強化醫院服務能力，促進其整體管理水平提升。第二，實現檔案再利用。以往針對文書檔案進行管理和利用時，涉及的工作流程和內容均較為復雜，易引發各種人力、物力等資源浪費問題的發生，但通過利用信息化技術和設備的方式，不僅可有效規避上述問題，且能夠提升各環節管理及利用工作效率及質量。

二、有效措施

（一）積極推動信息化系統的構建

醫院對文書檔案進行管理和利用時，想要有效發揮各環節工作實效性，需做到以下幾點：

第一，需要明確此項工作存在的作用和意義，并可以正視其現實價值，積極探尋和采取多種有效手段，推動信息化系統的設計和構建，并確保各環節操作擁有充足的資金、人力等資源作為支撐。同時，重視考量自身的現實發展狀況，進行各類現代化技術和設備的引進工作，聘請和吸收專業化的信息管理人才，如此一來，可達到有效發揮各環節文書檔案信息化管理和應用實效性的目的。此外，需要認可信息化技術在文書檔案管理和利用工作發揮的作用和價值，針對相關管理人員展開多元化、系統化的理論及技能培訓操作，并建立相應的考核機制，確保人員的學習效果，獎罰機制的設立也具有較高必要性，針對持敷衍態度應付培訓的，應進行相應處罰以示懲戒，以便提高各管理人員的學習積極性。

第二，建設配套的監督管控體系和制度，并將其作為基礎，開展信息資料系統檢查機制的建設操作，在此基礎上有利于實現對所建設信息化系統的運行質量及安全性等的實時觀察和了解，及時的發現各類問題及安全隱患，更便捷、精準的找出問題出現位置及誘發原因，對于縮短問題處理時間，提高問題處理效果存在積極影響。同時，也有助于促使醫院文書檔案管理及利用的實效性更充分的發揮出來，推動相關工作的信息化發展進程。

（二）建設高素質人員隊伍

各類信息技術及大數據技術的發展，促使其在醫院檔案管理中的應用也日益廣泛化，基于此，除創建高效的信息化管理系統外，建設高素質人員隊伍也至關重要，這也是確保信息化系統及相關信息化技術、設備實效性能夠有效發揮的重要條件之一。確保文書檔案管理人員具有優良的專業素質以及過硬的工作和計算機操作技能，對于更好的推動文書檔案管理及利用信息化發展進程存在積極影響。

具體而言，醫院需要積極開展多元化的人員建設操作，圍繞必備的計算機操作技能及相關理論等，組織專題講座或者對相關人員開展有效培訓，使得各環節信息化文化檔案管理及利用的實際作用更好的發揮出來。檔案管理人員需要有效掌握一些必要的計算機操作方法，并可以靈活、規范的應用各類辦公軟件，明確各種信息化管理的模式和方式，能夠推動醫院檔案管理的信息化發展。

（三）創設和健全信息化管理制度

對于社會來講，醫院發揮的作用至關重要，開展高質量的文書檔案管理和利用工作，有助于優化醫院整體服務水平，推動其規范化、健康化發展。相關部門在具體開展各環節工作的過程中，需要重視充分考量國家及有關部門出臺文件的相關內容，結合醫院現實發展狀況，針對文書檔案信息化管理相關的制度和體系等開展有效的創設和健全操作，對于推動醫院檔案管理信息化水平也可起到積極作用。

與此同時，也可基于現代科技和管理等角度，推動醫院文書檔案的信息化管理及利用。具體而言，第一，整合及優化各類高實效性的檔案管理技術標準及要求，簡單來講，需要對電子檔案的管理和操作過程開展合理細分，如此一來，可以大幅提升文書檔案管理及利用操作的有序性及合理性。第二，確保各環節安全保密工作質量。隨著各類大數據技術的不斷涌現和發展，醫院檔案管理面臨挑戰日漸增多，確保檔案安全發揮的重要性越來越高，因此，實際針對文書檔案開展管理及利用的過程中，應重視創建配套的安全防護系統，并促使其良好發揮作用。

（四）檔案管理方法多元化

除上述措施外，還需要對探尋和應用多元化的檔案管理方法提起重視，以在實際工作過程中，根據具體情況合理的選擇適宜的管理方法，確保文書檔案管理和利用的整體質量，促使各種信息化技術和設備的實用性價值被更充分的挖掘出來，提升檔案信息化管理及利用的合理性和規范性。

對于醫院的運營和發展來講，文書檔案發揮的作用至關重要，只有開展高質量的檔案管理保障工作，才可以有效確保各檔案的完整、準確及真實性，促使其在醫院的發展過程中更好的發揮價值。所以，通過多種信息化的技術和手段，對其開展信息化的管理和利用，并確保各環節相關操作的規范性和有效性十分重要，其中，可通過統一設置文書檔案格式的方式實現，并確保每隔一段固定的時間開展一次信息化系統的檢查和維護操作，以便促使文書檔案的實用性價值充分的發揮出來。

結論：綜上所述，信息時代背景下，各種各樣的信息化技術和設備層出不窮，并逐漸滲透進各行業領域中，其中包括醫療行業，在醫院文書檔案管理及利用的過程中，有效應用各類信息化技術和設備，推動醫院檔案管理信息化發展流程，提升相關工作整體信息化水平，不僅有助于優化文書檔案管理質量，對推動醫院的現代化發展也存在關鍵意義。