規范檔案管理的必要性

劉再蘭

（湖北省漢江河道管理局，湖北 潛江 433100）

檔案作為各行各業工作和生活活動的原始記錄，不僅僅是歷史的寶庫、社會的回憶，而且也是經歷的記載、經驗的積累，對于小到一個單位大到一個國家，回顧歷史、總結歷史，指導當前、服務未來，有著原始性、價值性的特點，有著指導性的意義，具有十分重要的作用。想要在當前形勢下保障單位檔案管理工作有序進行，就應當不斷促進檔案管理規范化的進程，提升檔案工作人員的綜合素質。下面就如何規范檔案管理工作，淺談幾點看法。

一、檔案管理存在的普遍問題

（一）檔案管理人員業務能力較弱

檔案管理工作需要嚴謹的工作制度和規范的工作流程。首先，單位檔案管理工作較為薄弱，專業管理人員缺失，大多為兼職人員從事檔案管理，工作中專業性不強，資料遺漏時有發生，影響了檔案資料的完整性。其次，人員兼職，崗位邊緣化等因素影響相關人員開展檔案工作的積極性，進而產生工作效率低下且工作質量不高的問題。其三，檔案管理工作枯燥、瑣碎，日復一日的單調、重復的勞動過程中，乏味之感會油然而生，容易產生厭煩情緒。

（二）信息化管理系統建設不完善

由于文檔管理系統復雜且龐大，人力無法進行高效而有序的管理，因此檔案管理的信息化是決定檔案工作規范化水平的重要因素。盡管目前信息化管理方法已經推廣開來，但依然存在許多問題。一是硬件設施及設備配備不齊全，無法為信息化管理提供基礎條件。二是軟件設施的檔案管理功能不健全制約著檔案管理的規范化。信息化建設的不完善，產生信息化管理滯后，影響檔案管理規范化的進程。

二、當前形勢下規范化管理檔案的措施

（一）加強領導，是做好基層檔案工作的關鍵

在當前形勢下對檔案管理工作時效性的要求也越來越高，就更需要一套完善的管理體制。那么，完善管理體制應該先從領導著手，讓領導認識到檔案管理工作的重要性，提高對檔案管理的重視度，積極為單位的檔案工作提供人、財、物的保障，才能達到預期的工作效果。

（二）努力構建完善的檔案管理制度

在檔案管理制度中應當結合部門的行業特點，明確檔案的歸檔制度、檔案的安全保管制度、檔案的保密制度、檔案的借閱制度，將每一個工作制度進行細化，明確相關人員的工作職責，并落到實處，保證工作能夠細致規范化的開展。

（三）加快檔案管理信息化的進程

一是加大對檔案信息化相關的硬件設備的投入，如電腦、掃描儀、照相機等，積極推進數字檔案室的建設；二是在軟件方面選擇起點較高且便于掌握的軟件，逐步實現檔案數字化管理。在目前社會形勢下，應當充分發揮互聯網技術的優點，強調信息化，比如可以在網上發布工作動態、信息簡報等，并且開展電子檔案和實體檔案的整理、分類、編號等工作。同時完善多媒體檔案庫，加大電子數據的收集，不斷開展照片、錄音與視頻等數字化工作，豐富檔案資源。

（四）提高檔案工作人員的業務素質

檔案工作是一項業務性較強的工作，特別是在社會形勢變化不斷加快的背景下，要求檔案工作者不僅要有豐富的業務知識和較強的業務技能，還要熟悉對計算機、互聯網以及各種相關軟件的操作。因此，確立專職檔案管理崗位，配備專業檔案人員，同時加強對相關檔案管理人員進行技術、專業化的培訓，加強其對信息化技術的熟悉程度，同時強化繼續教育，對檔案管理人員定期進行新知識、新技術的教育，以適應檔案工作發展的需要。

三、做好歸檔材料的收集

（一）歸檔文件的收集范圍

目前基層檔案存在歸檔文件不全的問題，嚴重影響檔案的完整性。文件材料是單位在其工作活動過程中形成的各種門類和載體的歷史記錄。不僅包括文書材料，也包括了非文書材料，比如財務、人事、科技、專業等材料；不僅包括了紙質文件材料，也包括非紙質文件材料，比如照片、錄音、錄像等；不僅包括傳統載體形式，還包括新型載體形式，比如電子文件等。要收集齊全，一是單位各門類、各種載體文件材料收集齊全完整，既要重視紙質載體文件的收集，也要重視特殊載體文件的收集；二是將各類文件材料的組成要件收集齊全完整，一件歸檔文件可能由多個件內文件組成，收集時不能漏掉一份件內文件，否則不能全面反映工作的歷史真實面貌，產生歸檔不齊全的問題。

（二）建立完善收集歸檔工作機制

一是做好平時文件材料的收集積累工作。要遵循“誰主辦、誰歸檔，誰承辦、誰歸檔”的原則。文件辦理完畢后，應及時收集歸檔，不應留在主辦、承辦人手中。收集工作應體現“隨辦隨歸”的指導思想，防止文件丟失。

二是做好年終集中歸檔工作。除做好平時收集外，在年度結束后應開展系統的清理核實工作，對應歸檔的文件進行全面的檢查梳理，防止積存和散失。要依據收發文簿進行對照檢查，查找漏歸文件；對本年度工作的重要業務工作和基礎管理工作進行梳理，組織承辦部門開展文件的收集工作，將具有保存價值的文件納入歸檔范圍。

三是建立收集歸檔工作獎懲制度。檔案人員要對各工作部門的收集歸檔工作進行檢查，對歸檔不全的部門要責成整改，對不按規定時間完成收集歸檔任務的部門進行通報，對收集歸檔工作做得好的部門要給予表彰，營造收集歸檔工作的良好氛圍。

作為一名檔案管理人員，深深體會到檔案管理對一個單位而言有著何等重要的意義。要做好檔案管理工作，需要每一個檔案管理者以良好的心態和不斷學習進取的精神積極工作，重視檔案“管理”和“利用”，讓“死”檔案變為“活”檔案，讓單位檔案發揮應有的作用，更好的為單位事業發展服務。