木薯燃料乙醇項目檔案驗收的經驗總結

林旻豪

（國投廣東生物能源有限公司，廣東 湛江 524300）

國投廣東生物能源有限公司年產15萬噸木薯燃料乙醇項目是廣東省范圍內首個燃料乙醇示范工程，同時也是《廣東燃料乙醇專項發展規劃》（2009 年—2015 年）與廣東省《關于促進粵西地區振興發展的指導意見》中規劃的重點項目內容。檔案管理工作作為該項目實踐過程中的一項基礎工作，其工作質量的好壞將直接關系到當前項目的最終成果質量，對于確保當前木薯燃料乙醇項目的圓滿開展具有非常重要的意義。

一、木薯燃料乙醇項目的檔案管理措施

（一）檔案管理基礎工作措施

基于木薯燃料乙醇項目的重要性和復雜性，為了充分發揮檔案管理工作的各項功能，提升當前項目檔案管理工作的質量和水平，確保項目檔案整套內容的真實性、完整性和有效性，在檔案管理基礎工作的開展中采取了以下措施：

首先采取提前介入措施，項目檔案管理部門在木薯燃料乙醇項目工程開展之前就開展了檔案管理工作，聯合項目管理部門一起做好各個參建單位的檔案交底工作，向其詳細說明檔案管理工作的各項要求與措施，積極強化檔案管理工作相關人員的責任意識并明確檔案編制的內容范圍、質量要求、標準規格等，與各個參建單位建立順暢的溝通渠道以確保檔案管理工作、檔案監督工作、檔案跟蹤管理工作等均能順利開展。

其次采取業務培訓措施，項目檔案管理部門為了更進一步的提升木薯燃料乙醇項目檔案管理工作的質量和水平，對本次檔案管理工作人員及相關人員均開展了相應的培訓，確保各級人員均能了解本次檔案管理工作的質量要求與制度要求，嚴格遵從各項規章制度完成檔案編制和管理工作。

同時采取中間檢查措施，項目檔案管理部門為了提升本次檔案管理工作成果的真實性、有效性和完整性，要求檔案管理工作人員必須深入一線并針對匯集而成的檔案信息成果進行監督檢查和有效控制，積極規避以往檔案管理工作中常見的問題，針對檔案人員和制度的落實情況、項目文件信息的收集進度、項目整改方式的落實情況、項目文件材料的整理等進行全面記錄。

最后在檔案接收工作中，項目檔案管理部門要求工程監理單位與管理部門進行聯合審核，確保各項檔案信息成果檢查合格后方能開展移交手續。同時要求各方項目負責人簽署竣工檔案驗收記錄表、竣工能檔案質量保證申明等，確保檔案管理工作責任到人，各項管理措施得到明確落實。

（二）檔案管理質量強化措施

除基礎措施以外，檔案管理部門同時在管理工作中還開展了以下質量強化措施：嚴格按照《國家重大建設項目文件歸檔要求與檔案管理規范》和《GB/T11822—2008 科學技術檔案案卷構成的一般要求》的要求及有關規定，收集、整理、組卷工程的準備階段、設計階段、建設管理階段、土建施工階段、安裝階段、施工階段、廠家資料、調試階段、監理、啟動竣工驗收階段等各階段的項目文件材料、竣工圖、照片、光盤，并采取有效的管理措施和方法：一是項目建設完成前的招投標、合同等所有文件材料，按其形成規律，為避免重復工作和真實反映整個項目建設的管理過程，把這些項目文件、合同統一歸入基建檔案中。二是施工單位的竣工材料和監理單位的監理文件按歸檔的要求進行整理，由監理單位、施工單位負責收集、整理移交。三是嚴格執行相關規定，進行竣工圖的編制，竣工圖內容與施工圖設計、設計變更等記錄相符，所有竣工圖均由設計單位重新編制出圖并加蓋設計單位出圖章、設計單位竣工圖章、施工單位及監理單位簽署的竣工圖章，圖實相符。

二、木薯燃料乙醇項目中檔案管理的亮點與不足

（一）木薯燃料乙醇項目中檔案管理的亮點

本次木薯燃料乙醇項目檔案管理工作的亮點在于建立了較為全面和細致的基礎質量控制措施以及質量強化控制措施，通過提前介入、業務培訓、中間檢查、檔案接收等多種措施確保檔案管理工作的基礎工作質量；通過依照規范完成檔案管理工作、強化不同部門檔案管理要求等措施來提升檔案管理工作的整體工作質量。由此雙管齊下在強化基礎工作質量的基礎上充分加強對于檔案管理工作不同環節、不同部門的工作質量控制。

（二）木薯燃料乙醇項目中檔案管理的不足

需要注意的是，本次木薯燃料乙醇項目檔案管理工作的開展過程中仍存在一定的不足之處。包括由于各個參建單位本身對于檔案管理工作的重視程度不夠，不能全面積極地配合工作人員完成檔案管理工作，導致雖然檔案管理主管部門與參建單位建立了順暢的溝通渠道，在檔案管理工作的實際開展過程中卻仍然面臨多項工作障礙；其次雖然采取了較為全面的基礎管理措施和質量強化措施，但在檔案管理工作的實踐過程中仍然出現一些常見的工作問題，對檔案管理工作的順利開展造成不利影響，如歸檔材料不齊全、檔案信息填寫欠規范等。

三、結語

綜上所述，建議木薯燃料乙醇項目后續工程檔案管理工作中必須采取更加嚴格的措施提升參建單位對檔案管理工作的重視程度，要將參建單位的績效考核與檔案管理工作的順利開展進行積極聯系，建立健全檔案管理工作網絡和工作制度，以此確保檔案工作更加深入、更加充分、更加順利地開展；其次要進一步加強對工作人員的嚴格要求，定期開展有效培訓以幫助工作人員解決其檔案工作中存在的共性問題；最后項目檔案管理工作的開展要進一步提升其信息化程度，利用信息化技術更加有效地提升檔案管理工作的水平和質量。