基于信息化建設加強檔案管理分析

（邯鄲市邯山區人力資源和社會保障局，河北 邯鄲 056000）

現代企業管理突出科學性與時效性，進而給檔案管理工作提出了革新的強烈要求，對其開展信息化建設無疑成為最佳的變革途徑。現代企業必須以科學發展觀為出發點，以科技為依托，以人才為突破，來實現檔案管理信息化的最大服務價值。

一、信息化時代背景下企業檔案管理的作用

（一）有利于提高檔案管理工作的效率

在傳統的企業檔案管理中，很多企業的管理思想比較陳舊，并且企業沒有嚴格審核檔案管理，導致檔案管理工作中不僅會消耗大量的時間，同時也會導致檔案管理的效率低下。在信息化的時代背景下，利用信息化技術對檔案工作進行管理，有利于提高檔案管理工作的效率。真實可靠的檔案在企業的建設與發展中具有重要作用，是企業建設的重要參考，在檔案管理中加強對信息技術的應用，能夠提高工作效率，為檔案管理人員進行檔案真實性和準確性的查證工作提供時間，促進檔案的優化，保障檔案的真實可靠。同時，利用信息化技術，能夠準確掌握檔案在企業中被閱讀和使用的人數，為檔案管理工作提供了便利性。

（二）有利于企業檔案的保存

在傳統的檔案管理工作中，硬件管理能力不足，紙質檔案是主要是保存形式，這種紙質檔案的保存是有年限的，一旦過了保存的時間，就可能需要重新整理檔案和保存檔案，甚至會影響檔案的完整性。利用現代信息化技術，能夠有效避免這些問題，延長檔案管理的壽命，為人們查找檔案管理工作提供便利，即使在進行檔案的閱讀之后也不會檔案造成損傷，有效保障了檔案管理工作的質量。除此之外，利用信息化技術中的加密技術，還能夠提高檔案管理工作的安全性，為檔案的安全提供技術支撐。

二、企業檔案信息化建設的原則

企業檔案信息化建設應堅持“統籌規劃，有序推進，創新驅動，注重實效”的基本原則，按照統籌部署、深化應用的發展要求，有序推進，逐步構建集中管理、優質高效的檔案信息網絡和數據支撐環境。在檔案基礎業務的基礎上，不斷創新檔案管理模式，充分利用檔案信息化手段，推動檔案管理機制、管理模式和檔案管理手段的變革，提高企業檔案工作者工作效率，以企業檔案信息化建設促進企業檔案工作的創新發展。

三、新形勢下企業檔案管理信息化建設工作的幾點建議

（一）改進檔案管理理念思想是行動的先導

在各行各業信息化發展如火如荼的當下，企業應把檔案信息化建設納入企業戰略發展規劃，納入日常工作管理日程，納入崗位職責，納入年度考核。通過戰略思維調整，將檔案工作的定位由紙質檔案手工整理向計算機自動化管理的模式過渡，進而加大人力、物力的投入，積極探索建立先進、適用、高效的檔案處理、保管和利用軟件系統，把檔案資源的信息和價值充分加以開發和利用，助力企業長久發展。

（二）制定完善的檔案管理工作制度

在企業中，相關的管理人員必須要制定完善的檔案管理工作制度，將責任落實到個人的頭上，進而使檔案管理工作的作用得到充分的發揮，有效推動企業的發展。首先，管理部門要優化檔案管理部門與公司其他部門之間的關系，提高檔案管理工作的順暢性，進而提高員工的檔案管理意識，同時高層人員也要建立電子監管體系，對檔案管理工作實施監控，從而確保檔案管理工作的真實與準確性。其次，企業的高層管理人員，也要充分認識到檔案管理工作與公司的發展息息相關，進而實現檔案管理信息化建設的目標。最后，加強檔案管理工作的安全性，設置權限，以此確保檔案數據的安全，為企業的發展提供保障。

（三）推進檔案信息資源共享服務平臺建設

建立檔案目錄數據庫。按照“簡化整理、深化著錄”的原則，將著錄作為檔案整理的重要任務，在檔案管理系統平臺上，完善檔案目錄數據庫建設。整合檔案資源。建立集中統一管理的檔案資源管理架構，推進檔案資源存量數字化、增量電子化、利用網絡化。對檔案資源信息進行分類，形成各類專題數據庫，提供多樣化、個性化、常態化的檔案資源服務。推動檔案數據資源共享。利用網絡平臺，建立檔案信息資源共享和服務平臺，在確保檔案信息安全的前提下，加大檔案開放力度，為檔案利用提供服務，提高檔案查全率和查準率。

（四）培養復合型的信息化人才

進行檔案信息化建設，必然需要進行信息技術的革新，而對于技術革新來說，需要就是人才的培養，需要人才的不斷滿足我國國有企業的檔案信息化建設的要求。檔案，對于我國人才隊伍建設來說，需要進步的進行培訓，提升培訓的積極作用，這樣才能夠不斷幫助我國國有企業更好的發展。對于人才隊伍建設來說，需要不斷培養研究性、管理性和信息化性的復合型人才，這樣才能夠滿足我國國有企業檔案信息化建設的基本要求。

四、結語

綜上所述，信息化時代背景下檔案管理工作有了新的發展形式，在傳統的紙質檔案管理方式中，檔案管理工作存在很多問題，在檔案管理的效率和安全方面都存在一些問題，利用信息化技術進行檔案管理，能夠有效提高檔案管理的效率，保障檔案的完整性，為企業的發展提供完整的檔案資源，同時也能夠增強檔案的安全性，因此企業在進行檔案管理工作中，應該加強對信息化技術的應用，為企業建設與發展中檔案管理工作打下堅實的基礎。