新形勢下電子檔案管理存在的問題及對策

（鎮江市城市干道建設監理處，江蘇 鎮江 212000）

一、新形勢下電子檔案管理存在的問題

（一）難以把握原始性、真實性

由于電子檔案的可篡改特性，所以可靠性不高，和傳統紙質文件相比，電子檔案的真實性和原創性相對較低。加之缺乏重視，使得電子檔案管理工作缺少嚴謹性。在當前的網絡電子檔案管理工作中，管理人員的思想和概念沒有及時地提升。另外在對電子檔案管理的過程中，電子檔案管理人員經常對內容是否正確缺乏明確地把握，從而降低了電子檔案的真實性。

（二）保存電子檔案長久的難度

由于網絡技術和數字環境的制約，以及存儲載體、軟件服務系統和電子設備技術的制約，電子檔案的存儲是電子檔案管理中的一個難點。電子檔案的存儲載體非常脆弱，對環境要求非常嚴格。天氣、網絡病毒等等一些因素都會對存儲載體造成不可逆轉地危害。另外存儲載體的使用壽命不長，在更換載體的過程中也會導致損壞，丟失檔案信息。

（三）檔案管理人員素質有待提高

當前，電子檔案管理部門許多人認為電子檔案管理工作，是把電子檔案管理作為僅保留的信息的交易性工作，這種工作對未來發展沒有積極的意義。這一誤區影響了我國檔案管理工作的發展。除了有關部門對電子檔案管理缺乏重視外，一些檔案管理人員的管理質量也不高，這就對電子檔案的管理產生了很大的負面影響。作為檔案管理工作的執行者，檔案管理人員的自我綜合素質取決于管理的質量。

（四）缺乏統一檔案管理標準

許多企事業單位在日常電子檔案管理工作中沒有制定嚴格的電子檔案管理標準，這就導致了實際檔案管理工作中，容易出現一些檔案管理標準不統一造成的問題。同時，由于缺乏統一的管理標準，電子文件的后續維護和刪除變得非常困難。

（五）電子檔案管理技術亟待優化

與傳統檔案相比，電子檔案更易于修改，無法保證檔案的完整性和真實性。同時，在電子檔案的管理過程中，管理技術無法更新，導致后期檔案的維護和存儲困難，影響到整個單位的電子檔案管理。

二、新形勢下加強電子檔案管理的有效對策

（一）完善檔案管理規章制度

首先，應根據較好地策劃良好規則和法規，完善檔案管理的相關規則和規定。要更好地規劃電子檔案的工作方式，在人員管理中采取更先進的管理理念，加強監督，提高管理者的綜合素質。為了使管理人員更加重視管理工作，必須建立獎懲分明的考核體系。懲罰檔案工作者在實際檔案管理中的失誤，對檔案管理人員進行高效的查處，提高檔案工作者的工作能力，可以提高檔案工作者在檔案管理中的積極性。為了改變檔案管理部門集體吃大鍋飯的現象，需要能力強的員工承擔更繁重的工作任務，能力弱的員工不受工作環境的影響，造成強者不強、弱者不弱的現象。這對整個電子文件管理工作是非常不利的，工作環境的自然選擇可以激發管理者的戰斗精神，使管理工作更加務實有效。

（二）加強檔案管理重視程度

檔案管理在整個社會的發展中起著非常重要的作用，但檔案管理在社會中的實際地位卻越來越低，并逐漸接近邊緣。電子檔案雖然也采用了科技手段，但發展空間仍然很大，使用需求也存在很大不足。為了避免今后電子檔案的使用出現較大的錯誤，電子檔案的發展需要及早。社會需要關注，相關部門需要更多的關注，檔案管理人員還需要更多的關注。這樣可以改善檔案管理工作，優化工作環節，提高管理資源的投入。

（三）規范電子文件真實、安全操作

針對電子文件的真實性問題，首先要從各個方面做好防范。為了避免在信息管理過程中出現錯誤，工作人員在接收信息的過程中要對信息進行整理，并對重要信息進行備份，防止因系統原因造成相關信息的丟失。同時，管理人員必須按照相關的操作程序對文件進行檢查和歸檔，避免因主觀疏漏造成的錯誤；其次，在文件管理過程中，要加強監督投入。為了最大限度地減少管理過程中的錯誤，需要加強對電子文件管理的監督，對管理人員歸檔的文件進行隨機檢查，或對有關文件進行定期檢查，并對檢查結果進行登記和保存，以保證文件的真實性。最后，相關部門應制定合理的工作標準。通過邀請專業人士進行有針對性的設計，可以幫助單位建立合理的管理標準，通過此標準的實施可以減少操作失誤，提高電子文件管理的效率。

（四）使用數據格式標準統一軟件記錄信息

為避免檔案信息在傳遞和接收過程中出現錯誤，電子文檔管理部門應安裝統一的標準軟件。通過安裝統一的標準軟件，可以很好地保證信息的真實性，大大提高文件信息傳輸的速度，提高工作效率。管理人員進行文件管理的同時必須注意對各種文件進行分類歸檔，這不僅有利于管理，也便于以后的文件信息查閱。

（五）進一步強化電子檔案管理人才培養

首先，對檔案管理人員的招聘進行高標準、嚴格的考核。根據對應聘者的觀察，對應聘者的能力和個人。檔案管理部門在人事檔案中具有的優勢，適合檔案管理部門的管理人員可在大量人事檔案中選擇。此外，還應加強對檔案管理部門人員的培訓，向先進的城市和國家派出優秀的員工學習文件管理技術，將先進的文件管理技術應用于當前的檔案管理工作，在適當的文件層次上更有效地提高檔案的歸檔效率。對檔案管理人員進行思想道德教育，提高檔案管理人員的思想素質，使電子檔案管理工作更加認真，減少檔案管理過程中出現的問題，使工作的各個環節更加突出。

三、結果

綜上所述，在信息時代發展的背景下，在提高電子技術應用水平的同時，也要注意電子技術應用中存在的問題。在新形勢的發展背景下，推進電子檔案管理不僅要優化其管理體制，轉變電子檔案儲備的形式，培養高素質的管理人才，更要注重細節。在實際中，電子檔案管理工作不斷優化，電子檔案的有效性得到提高，電子檔案管理工作質量得到保障，國家電子檔案管理工作可以樹立持續發展的理念。