企業(yè)檔案信息資源服務(wù)的創(chuàng)新性研究

（德州市市政設(shè)施服務(wù)中心，山東 德州 253000）

一、企業(yè)檔案資源的管理現(xiàn)狀

（一）檔案管理基礎(chǔ)設(shè)施不完善

企業(yè)用于檔案管理的“軟”“硬”件設(shè)施不全。有些企業(yè)甚至沒(méi)有專門的檔案庫(kù)房。檔案只是簡(jiǎn)單分類存放,受空間區(qū)域的限制,部分檔案仍然分散在各業(yè)務(wù)部門自主管理,導(dǎo)致檔案室接收集到的材料不齊全,檔案信息資源開發(fā)利用比較分散，嚴(yán)重影響了檔案信息資源的開發(fā)利用效率。其次,專業(yè)的檔案管理平臺(tái)在一些企業(yè)的檔案管理工作中也是嚴(yán)重缺失,檔案工作者只是對(duì)檔案信息資源進(jìn)行初步整理,最多的也只是將檔案材料進(jìn)行全文掃描,分放在一個(gè)個(gè)文件夾里,然后分別建立檢索目錄,沒(méi)有實(shí)現(xiàn)檔案信息資源與檢索目錄的掛接,檔案信息資源的開發(fā)利用效率大打折扣。

（二）檔案開發(fā)利用模式陳舊

好多企業(yè)的檔案利用仍然屬于傳統(tǒng)的利用模式,對(duì)檔案的利用只處于初級(jí)階段,只提供檔案外借服務(wù)、檔案閱覽服務(wù),形式單一、手段被動(dòng),而對(duì)于檔案信息資源的深層次利用如陳列展覽、編研、信息技術(shù)檢索則少之又少。

（三）關(guān)于檔案需求比較少

供需關(guān)系是相互促進(jìn)的，需求越多供給也就越多，而我國(guó)關(guān)于檔案工作的需求比較少，使用的數(shù)量比較少，類型比較單一，所以我檔案事業(yè)的發(fā)展也一直止步不前。而且我國(guó)人民的需求大多數(shù)還處在關(guān)于物質(zhì)的需求上，關(guān)于意識(shí)的需求比較少，因此我國(guó)的檔案意識(shí)也比較淡薄，這也正是我國(guó)檔案事業(yè)一直沒(méi)有辦法發(fā)展的關(guān)鍵。

（四）檔案工作者的素質(zhì)比較低下

我國(guó)大部分人都對(duì)檔案工作存在一些認(rèn)識(shí)誤區(qū)，有的人認(rèn)為檔案工作在前期需要大量的投入，沒(méi)有金錢的支持沒(méi)有辦法在這個(gè)行業(yè)內(nèi)生存下去，還有的人認(rèn)為檔案事業(yè)工作比較新穎，比較創(chuàng)新，自己沒(méi)有能力從事檔案事業(yè)方面的工作。還有一部分原因，就是檔案工作人員的知識(shí)結(jié)構(gòu)不夠完善，很多的知識(shí)存在盲區(qū)，比如說(shuō)新的設(shè)備，新的辦法不會(huì)使用，導(dǎo)致了他們的工作能力不強(qiáng)，工作效率不高。

二、檔案管理信息資源創(chuàng)新服務(wù)的方法

（一）電子文件的自動(dòng)上傳收集

在當(dāng)前檔案管理工作中，檔案收集工作發(fā)生了較大的變化，目前檔案收集已從傳統(tǒng)的手工對(duì)紙質(zhì)檔案的收集轉(zhuǎn)變?yōu)殡娮游募南螺d和上傳，由于檔案收集方式的改變，檔案部門只需要在網(wǎng)礬上建立電子文件自動(dòng)上傳窗口，則會(huì)在第一時(shí)間內(nèi)完或檔案的收集工作。同時(shí)可以在互聯(lián)網(wǎng)上檔案館或是檔案室利用電子文件全文自動(dòng)上傳歸系統(tǒng).將與相連計(jì)算機(jī)上的傳送的非保密檔案全文進(jìn)行自動(dòng)上傳到檔案服務(wù)器進(jìn)行歸檔，有效的提高工作效率。在當(dāng)前信息化時(shí)代，檔案利用方式發(fā)生了較大的變化，人們對(duì)信息資源的需求也越來(lái)越大，在對(duì)信息利用過(guò)程中不需要親自到檔案部門對(duì)檔案原件進(jìn)行查詢，只需要通過(guò)信息系統(tǒng)及信息網(wǎng)絡(luò)則能夠及時(shí)、準(zhǔn)確的獲取到所需要的檔案信息，傳統(tǒng)的手工式檔案利用方式已完全被現(xiàn)代化的檔案服務(wù)方式所取代。

（二）開展現(xiàn)行文件閱覽服務(wù)

近年來(lái)，人們對(duì)黨政機(jī)關(guān)及相關(guān)部門制定的文件的查閱呈不斷增加的趨勢(shì)，這主要是由于在當(dāng)前市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)環(huán)境下，公民在維護(hù)自身使法權(quán)益及投資過(guò)程中都會(huì)提前對(duì)有關(guān)的政政策信息進(jìn)行了解。針對(duì)于這種情況，檔案部門則需要加快工作職能的轉(zhuǎn)變，做好現(xiàn)行文件資料的接收工作和閱覽服務(wù)。

（三）加大檔案建設(shè)經(jīng)費(fèi)的投入

隨著高新技術(shù)的大量應(yīng)用，檔案部門開展的重點(diǎn)檔案搶救和保護(hù)、檔案信息化建設(shè)等工作不僅需要人力的投入，還離不開必要的設(shè)備和技術(shù)支撐，應(yīng)該適當(dāng)加大投入，更好地提高服務(wù)質(zhì)量。

（四）明確檔案信息資源服務(wù)的重要性

檔案信息資源的服務(wù)工作具有一定的特殊性，為了切實(shí)提高工作質(zhì)量和效率，相關(guān)部門應(yīng)當(dāng)加大力度，積極轉(zhuǎn)變檔案信息資源開發(fā)利用的思想理念，通過(guò)人員素質(zhì)的提升以及專業(yè)技能的進(jìn)步，在明確檔案信息資源開發(fā)利用的重要性的基礎(chǔ)上，培養(yǎng)出現(xiàn)代化的綜合性技術(shù)人才，在進(jìn)行檔案信息資源開發(fā)利用的過(guò)程中，堅(jiān)持與時(shí)俱進(jìn)，積極開拓和創(chuàng)新，從而為檔案信息資源的開發(fā)利用工作的順利進(jìn)行奠定堅(jiān)實(shí)可靠的基礎(chǔ)。在檔案信息資源開發(fā)利用工作過(guò)程中，應(yīng)當(dāng)對(duì)工作重點(diǎn)進(jìn)行合理的把握，實(shí)現(xiàn)人力、物力資源的合理利用，促進(jìn)高標(biāo)準(zhǔn)、高起點(diǎn)的檔案信息資源開發(fā)利用工作的順利展開，推動(dòng)我國(guó)社會(huì)事業(yè)的發(fā)展。

三、結(jié)束語(yǔ)

綜上所述，企業(yè)檔案與企業(yè)生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)、生存發(fā)展是密不可分的關(guān)系，它對(duì)于企業(yè)有著極為重要的作用，這就要求檔案工作者對(duì)檔案管理工作的變化有明確的認(rèn)識(shí)，對(duì)檔案工作要不斷創(chuàng)新。企業(yè)檔案信息資源的開發(fā)利用工作作為企業(yè)檔案工作的根本，開發(fā)利用企業(yè)檔案信息資源是檔案工作的發(fā)展方向。要密切關(guān)注檔案工作中出現(xiàn)的新情況、新問(wèn)題，使企業(yè)檔案信息資源開發(fā)利用成為企業(yè)經(jīng)濟(jì)發(fā)展的新增長(zhǎng)點(diǎn)。