事業單位檔案規范化管理建設初探

（山東省菏澤市單縣城市園林綠化服務中心，山東 菏澤 274300）

當前大部分事業單位的檔案管理工作并未構建一個健全的管理制度，標準化程度相對較低，檔案管理工作人員的專業素質參差不齊，加之在傳統檔案管理工作中遺留了一定的問題，這都是制約事業單位檔案規范化管理建設的關鍵因素，應當采取相應的措施來推動事業單位檔案規范化管理的順利開展。

一、事業單位檔案規范化管理建設所存在的問題

（一）檔案管理制度不夠完善

事業單位在開展檔案管理工作時，流程相對較為繁瑣，內容相對較為復雜，特別是伴隨著互聯網技術的應用與普及，各類檔案資料數據的數量越來越多，這就很容易讓檔案管理工作相應環節顯得較為混亂，對檔案管理工作的質量及效率產生不利的影響。要想有效避免這類問題，就應當通過完善的檔案管理制度來產生相應的制約作用[1]。但當前大部分事業單位檔案管理所建立的制度相對而言不夠細化，所具備的可實行性相對較低，還需要根據時代發展特征對其進行改良與優化。

（二）檔案管理信息化程度較低

為了讓檔案管理人員的工作壓力得以降低，當前大部分事業單位都逐漸使用信息化技術平臺來開展檔案管理工作，有效提升了檔案管理工作的效率。但其中仍然存在著一個問題，那便是部分事業單位在檔案管理信息化方面有著較低的標準化程度，各類軟硬件不夠規范與統一，不符合檔案規范化管理的基本要求，很容易對檔案信息的共享開發及使用產生一定的抑制效果，妨礙檔案所具備的作用得到充分的發揮。

（三）檔案管理工作人員專業素質參差不齊

要想促進事業單位檔案規范化建設，就必須要求檔案管理工作人員有著較高的專業素質，但當前事業單位檔案管理工作人員呈現出專業素質參差不齊的現象，大部分工作人員的職業道德意識以及業務技能還存在著一定的問題，需要對其進行有效的提升。

（四）傳統檔案管理工作中遺留問題數量較多

近年來，事業單位檔案管理工作在不同階段都進行了體制方面的改革，這也就導致了傳統檔案管理工作中的遺留問題抑制了檔案規范化管理建設的發展，例如傳統檔案管理工作中的編撰相對而言較為粗糙，并未完整地對數據信息進行收集和記錄，并不具備較高的使用價值。

二、事業單位檔案規范化管理路徑

（一）健全檔案管理工作相關制度

事業單位要想推動檔案規范化管理建設，就必須建立較為健全的檔案管理制度，包括但不限于《檔案庫房管理制度》、《檔案安全保密制度》以及《檔案借閱制度》等，明確具體的檔案保管期限、歸檔范圍這類基本信息，不斷規范檔案管理工作流程，這樣一來才能夠符合事業單位檔案規范化管理的相關標準。同時檔案管理制度應當與事業單位其余工作管理制度形成一個良好的銜接，共同組成一個完善的總體管理制度體系，并且也要將檔案管理制度添加至員工崗位責任制中，從而讓管理人員引起高度的重視，從而嚴格執行檔案管理工作制度，規范自身行為，確保檔案管理工作的效率及質量。

（二）提升檔案管理信息化的標準化程度

當前信息技術已經逐漸融入了人民群眾日常生產生活中，檔案管理信息化已經是大勢所趨。為了有效推動檔案管理信息化建設，我國相繼頒布了《電子文件長期保存格式需求》、《電子文件元數據方案》這類文件，因此事業單位應當嚴格遵循國家所頒布的技術標準，保證數字檔案資源數據在格式方面的規范，滿足數據信息安全共享的基本要求[2]。同時事業單位也應當提升信息化管理的標準化程度，建立統一標準的檔案管理系統，根據檔案管理的基本要求來實現自動化辦公的基本目標，從而最大化地降低檔案管理工作人員的工作壓力，這樣不同單位之間就能夠完成相應的檔案共享操作，并順利對檔案進行開發與利用，充分發揮出檔案自身所具備的作用與價值。

（三）針對檔案管理人員進行培訓教育

要想有效推動事業單位檔案規范化管理建設，相關人員應當定期組織檔案管理人員開展相應的培訓，讓其職業道德意識得以提升，對自身工作引起高度的重視，從而有效規范自身的行為及思想，嚴格遵循相應工作標準。同時也應當提升其專業技能水平，讓其能夠全方位地了解到檔案管理和信息化方面的理論知識，學會基本的實踐操作，增強其對于工作的勝任力，具備充分的素質與能力，從而有效提高事業單位檔案管理工作的規范化程度。

（四）逐步解決傳統檔案管理工作中的遺留問題

事業單位在開展檔案規范化管理建設的過程之中，應當高度重視傳統檔案管理工作中所存在的遺留問題，采取合理的措施來進行解決，避免其對后續檔案規范化管理工作產生不利的影響[3]。例如在將傳統紙質檔案逐步轉化為信息化檔案時，就應當讓相關技術人員對檔案的基本內容及時進行審核與校正，針對其中有所遺漏的部分進行補全，讓檔案信息的價值最大化。

結語：綜上所述，當前事業單位在進行檔案管理工作時，應當大力推行規范化建設，有效提高檔案管理的規范化水平，明確當前檔案規范化管理中所存在的問題，結合當前時代發展實際特征，采取合理的措施來進行解決，以此來增強工作效率以及工作質量，從而促進事業單位檔案管理工作的良好發展。