試論事業單位檔案保存和利用管理方法

（海東市平安區房屋征收與補償中心，青海 海東 810600）

由于檔案的數量多，種類雜，使事業單位的檔案管理工作效率不高，事業單位的領導者也在持續的關注檔案的保存和利用工作，為檔案管理人員帶來了不小的壓力，各方都在積極努力的探尋檔案保存和利用的新方法，想要逐步的提高檔案保存和利用效率。

一、事業單位檔案保存和利用的作用

事業單位是我國政府使用國有資產建立的，事業單位數量比較多，像政府、教育、科技、文化、衛生等這些服務性的機構，一般都是事業單位。學校教育部門為我國的經濟發展培養人才；醫療系統為人們解除疾病的困擾；科技部門為我國科技發展做出巨大的貢獻。我國的經濟和科技技術的發展，都離不開事業單位做出的努力和貢獻。事業單位經過長時間的運行，其中的檔案管理單位已經具有成熟的檔案管理方法，通過對事業單位檔案的保存和利用，可以從中分析出事業單位在過去一段時間內的運營情況，也可以分析出事業單位的工作效率和辦公中存在的問題。在事業單位檔案保存和利用的工作過程中，得到的工作經驗，為部門的發展提供實質性的建議，找到工作中的不足，進行改正，提高事業單位的服務質量和辦公效率。

二、事業單位檔案保存與利用存在的問題

事業單位已經意識到檔案管理工作的重要性，加強了檔案信息的管理，并加快檔案管理的信息化進程，但在實際操作中，檔案的保存與利用仍然存在著問題。

（一）事業單位檔案資源利用不足

很多事業單位在檔案管理中，沒有充分的利用現有的檔案資源，在檔案利用上主要以借閱和查閱方式為主，檔案信息資源對外開放具有太多的限制和約束，需要借用人員提供相關的證明和相關的證件，流程多、手續復雜，檔案資源沒有實現信息共享，使檔案資源沒有得到充分有效的應用。

（二）事業單位紙質檔案問題

紙質檔案在多年的保存過程中，有的已經出現了殘缺和破損，檔案管理工作沒有做到實處，造成檔案的完整性遭到破壞，準確性和有效性沒有足夠的保證。

（三）檔案管理缺失

很多事業單位還具有傳統檔案管理的意識，自身信息化建設不足，使檔案信息丟失。如今，檔案種類、檔案數量都在增多，事業單位還沒有意識到傳統檔案管理存在的弊端，導致檔案不能得到有效的利用，使檔案保存和利用的壽命變短。事業單位在檔案管理上人力、財力投入不足，使檔案的管理工作缺乏技術和資金上的支持，管理方式發展緩慢，在事業單位保密制度的約束下，多數檔案信息不能進行查閱，檔案信息沒有得到充分的利用。

三、事業單位檔案保存與利用的管理方法

（一）提高檔案的管理和利用

在政務信息化的要求下，事業單位建立信息化檔案管理，提高了事業單位的工作效率。通過應用互聯網技術，建立檔案數據庫，對檔案進行科學的保存和利用，注重檔案信息管理系統的搭建，開發信息系統的各項檔案管理功能，充分利用互聯網技術，實現事業單位檔案管理的信息化建設。

培養檔案工作人員的服務意識，以檔案的保存和利用作為工作重點，提高事業單位的服務質量。事業單位要擴大自身的服務領域，定期組織編研活動，對檔案資源進行整理、分析、利用，做好專題編寫、材料匯編等工作，針對使用人群進行針對性的編制，為其提供高質量的檔案資料。要使檔案得到充分的利用，還要開發新的渠道，深入研究檔案資源的潛在價值，從社會、科研、文化等多個當面進行深入的挖掘，開發檔案的利用價值，從各個方面對檔案信息進行充分有效的利用。

（二）健全檔案管理隊伍

檔案管理的隊伍建設與事業單位的運營狀況息息相關，影響著事業單位的運營管理和辦公速度。需要加強檔案管理隊伍的建設，招聘具有較高綜合素質的高知人才進入到檔案管理隊伍中來，為檔案管理隊伍不斷的增加人才儲備，使整個隊伍具有較高的檔案管理水平，使檔案管理工作高效有序的進行。事業單位還應做好人才的培訓工作，對檔案管理隊伍的工作人員進行定期的專業知識培訓，組織溝通交流活動，加強工作人員之間的團隊合作意識。提高檔案管理人員的職業技能，就電腦操作能力、文件歸檔能力、文字駕馭能力等相關技能也要在培訓中注意講解，使檔案管理人員操作更加的規范化，檔案管理也更加的標準化。在隊伍建設中需要事業單位提供人力、物力、財力的支持，并做好部門之間的溝通和協調工作，有利于檔案管理工作的全面開展，使事業單位檔案的保存和利用實現經濟價值和社會價值。

（三）加快檔案管理信息化建設

事業單位的檔案管理不僅要滿足現代人對檔案的需求，還要不斷的改革檔案管理的方法，創造出新的管理方式，使檔案管理更加的科學合理。通過對市場調查，進行檔案管理的市場定位，培養工作人員的競爭意識，提高檔案管理的質量。應用互聯網技術，建立檔案管理信息平臺，使電子檔案逐步取代紙質檔案，加快檔案的信息化進程。事業單位檔案管理實現信息化的同時，要做好檔案資源共享工作，以用戶為核心的市場化操作，滿足用戶查閱檔案信息的需求。做好事業單位檔案數據庫的安全工作，防范檔案信息泄露的危險，建立完善的檔案管理機制，使檔案管理運行的更加高效，更加規范，提升事業單位檔案保存和利用管理的水平。

結語

事業單位信息化不斷的完善，傳統的紙質檔案逐步由電子檔案代替，電子檔案存儲方便快捷、查閱簡單，提高了檔案管理人員的工作效率。電子檔案應用互聯網信息技術，提高了檔案的管理水平。新技術的引用，事業單位的工作人員要做好適應信息化管理的準備，加強自身的學習，提高自身的職業技能，做好本職工作，更好的為社會大眾服務。