計生檔案管理的幾點思考

（山東省菏澤市成武縣汶上集鎮(zhèn)衛(wèi)計辦，山東 菏澤 274200；山東省菏澤市成武縣永昌街道辦事處社區(qū)衛(wèi)生服務(wù)中心，山東 菏澤 274200）

計生檔案作為衛(wèi)生健康部門檔案的一部分，屬于國家檔案的重要內(nèi)容，但因為客觀條件、思想認識、人力以及經(jīng)費等方面的因素影響，計生檔案管理工作依舊存在一些薄弱環(huán)節(jié)。為了促進計生工作的順利開展，充分挖掘出檔案資源的實用價值，更好地為計生工作服務(wù)，我們應(yīng)進一步規(guī)范計生檔案管理工作。

一、檔案管理工作中存在的問題

一是重視程度不足。對檔案管理工作重視程度不足是當前普遍存在的現(xiàn)象，不管是領(lǐng)導(dǎo)層還是一線的工作人員，對檔案管理的認知還是停留在傳統(tǒng)的狀態(tài)，認為檔案管理工作就是簡單的對檔案進行保管，在需要的時候能調(diào)出所需的檔案即可。這種認知嚴重影響了檔案管理工作的發(fā)展，沒有充分的發(fā)揮出檔案管理的意義。

二是檔案管理制度不健全。部分衛(wèi)生部門未制定詳細的管理制度，這種制度的不健全導(dǎo)致工作人員在開展工作的時候缺乏依照，而且制度的不健全也使檔案管理工作缺乏約束性，導(dǎo)致其他部門不能更好的配合檔案管理工作。同時，因為管理制度的不健全，在出現(xiàn)問題的時候，往往不能責任到人，發(fā)生相互推諉的情況。

三是工作人員能力不強。計生檔案管理工作人員缺少系統(tǒng)的管理知識，使得雖然檔案在他們的管理之下，盡管能夠做到不丟失，但是在尋找資料的時候，往往會因為能力問題和檔案管理不系統(tǒng)，導(dǎo)致檔案非常難以查找。

四是硬件設(shè)施薄弱，管理手段落后。當前，不少計生檔案管理工作仍采用傳統(tǒng)的人工錄入方式進行檔案信息的錄入，缺乏對現(xiàn)代信息技術(shù)的運用，消耗大量的時間和精力，而且還不能保證錄入信息的準確性，在今后進行查閱時也不能做到有效性。從而嚴重影響了檔案的保存。

二、計生檔案管理的對策措施

一是加強計生執(zhí)法檔案管理。計生執(zhí)法檔案管理要求準確、完整，所有適用于計生執(zhí)法工作的檔案材料都必須要經(jīng)過檔案信息資源的篩選整理，進而加工之后發(fā)揮出價值。我們要重視執(zhí)法檔案的完整性和正確性，力求分類明確、歸檔規(guī)范、組卷合理。針對年代較為久遠的檔案材料，部分存在缺卷或者紙張老化、書寫材料不符合規(guī)范要求、檔案損壞或字跡模糊的問題，必須要第一時間進行搶救，部分具有價值的執(zhí)法檔案材料要進行信息化轉(zhuǎn)化，同時做好保存工作。此外，部分衛(wèi)生執(zhí)法檔案材料在很長的時間內(nèi)都能夠發(fā)揮出重要價值，所以在進行歸檔整理的過程中應(yīng)當堅持廣泛利用和長久保存相結(jié)合的原則，實現(xiàn)檔案利用和保護工作相互促進，從而符合計生執(zhí)法工作的實際需要。

二是不斷完善相關(guān)管理制度。唯有完善的管理制度才能夠保證檔案管理工作的有序開展，結(jié)合筆者多年實踐經(jīng)驗，計生檔案管理制度應(yīng)當包含下面幾部分內(nèi)容：對檔案管理人員實施月度、季度、年度考評機制，計生檔案的收集、整理以及保存工作必須規(guī)范有序，嚴格按照上級業(yè)務(wù)部門的要求和標準實施操作；建立定期談話制度，檔案管理工作人員應(yīng)當定期對各科室負責人進行溝通，從而取得工作主動權(quán)；建立計生項目登記制度，為各級計生辦公室和醫(yī)療保健相關(guān)機構(gòu)制作檢查登記表，收集完整的一手資料；推行檔案收集整理時限機制，要求檔案管理人員在每天下班之前應(yīng)當對各個科室、部門的資料進行匯總，每月對檔案收集整理和歸檔情況進行匯報等。

三是加強檔案人員隊伍建設(shè)。在信息時代下，計生檔案管理的信息化建設(shè)也逐漸推進，這不僅要求檔案管理人員必須要具備豐富的專業(yè)知識，同時還應(yīng)掌握計算機操作技能。所以我們應(yīng)當鼓勵支持檔案管理人員積極參與培訓(xùn)學(xué)習(xí)，定期開展培訓(xùn)講座會議，努力提升在職檔案工作者的綜合能力，同時幫助他們樹立現(xiàn)代化、信息化的檔案管理理念。在組織進行培訓(xùn)教育的過程中必須要選擇多樣化的培訓(xùn)方式，構(gòu)建立體化的培訓(xùn)模式，力求培訓(xùn)工作的針對性與時效性。此外，還應(yīng)進一步強化計生檔案工作者的圖書館學(xué)與情報學(xué)等關(guān)聯(lián)學(xué)科知識，讓他們能夠主動地投入到檔案管理研究工作中來，清楚地認識和了解檔案管理工作的現(xiàn)狀與發(fā)展趨勢，更新其知識結(jié)構(gòu)體系。

四是加快檔案數(shù)字化建設(shè)。隨著社會經(jīng)濟的不斷發(fā)展，要求檔案管理工作要進行有效的創(chuàng)新，檔案信息化和數(shù)字化的建設(shè)是時代發(fā)展的必然趨勢，因此，計生要加快檔案數(shù)字化的建設(shè)。首先要確保紙質(zhì)檔案與電子檔案的一致性，在進行電子檔案錄入時，要求工作人員必須做到細心、負責，對錄入的電子檔案進行檢驗，以避免出現(xiàn)檔案有誤的情況，為今后的工作減少不必要的麻煩。檔案數(shù)字化的建設(shè)要適應(yīng)本單位的實際情況，不能盲目的開展，而是要借助信息化技術(shù)，對檔案管理工作中存在的弊端進行改革，從而促進檔案管理與本單位共同發(fā)展。

五是實施檔案科學(xué)化管理。計生檔案管理人員必須定期對收集的檔案實施科學(xué)規(guī)范的歸檔整理。為確保檔案管理質(zhì)量和效率，實現(xiàn)檔案類目規(guī)范設(shè)置的要求，我們應(yīng)當努力做好下面幾方面的工作：第一，科學(xué)設(shè)置檔案類目；第二，貫徹落實計生檔案管理工作檢查制度；第三，檔案人員要樹立依法治檔意識，落實檔案歸檔利用相關(guān)規(guī)范，保證檔案材料的準確性與完善性；第四，開展好年度檔案收集整理工作。發(fā)現(xiàn)問題之后能夠第一時間排查解決，實現(xiàn)計生檔案管理的制度化、規(guī)范化。

隨著近年來我國檔案事業(yè)的飛速發(fā)展，對計生檔案管理工作也提出了更多的要求，這成為了每一名檔案管理人員必須深入研究的課題。而檔案管理模式的創(chuàng)新與改革在于認清當前計生檔案管理工作存在的問題，采取有針對性的解決措施才能夠讓檔案管理工作順應(yīng)時代發(fā)展的要求，滿足計生工作的實際需要。我們要認識到，檔案管理工作的創(chuàng)新是一項長期性系統(tǒng)性的工程，檔案管理改革還有很長的路要走，只有不斷努力才能夠發(fā)揮出檔案材料的價值與優(yōu)勢。