民政檔案的重要性及科學管理辦法

王明穎

（黑龍江省民政信息服務中心，黑龍江 哈爾濱 150030）

民政事業與人們的生活息息相關，其中民政檔案管理工作是民政事業有序發展的關鍵。要想提高民政工作效率，保護好民眾的利益，那么就需要相關部門重視民政檔案管理工作，不斷完善檔案管理系統，合理引用新技術，為民政工作的穩步開展助力。

一、管理民政檔案的重要性

了解民政檔案管理的重要性，不僅能為相關工作人員提供檔案管理思路和方向，還能間接提高檔案管理人員的工作態度，使其保持積極的工作心態，對民政工作的開展起著關鍵性作用。

（一）為查找檔案提供便利

民政檔案的數量龐大，相關工作人員在整理民政檔案的時候，不僅會對其進行分類管理，同時還會對不同時期的檔案進行排序。在完善的民政檔案管理模式下，管理人員的工作效率會得到很大的提升，民政工作也可以順利的開展。有時，一些民政工作需要參考歷史檔案資料后進行進一步部署，所以高質量的民政檔案管理工作對檔案查找有著很大的幫助，更為相關民政工作的規劃與落實帶來便利條件。

（二）維護了民眾的利益

民政檔案管理工作與民眾的利益有著緊密聯系，做好全面的檔案管理工作，除了能為民眾的工作與生活帶來有利保障，還能在一定程度上提高民眾對有關部門的信任度，為相關民政工作的有效開展奠定良好基礎，也實現了維護民眾的利益，為社會有序發展提供了寶貴力量。

（三）良好的歷史參考價值

大量民政檔案中，會留存一定具有歷史研究價值的內容，相關工作者通過參考歷史資料，能夠對現階段所涉及到的民政工作有進一步的了解與掌握，同時還能對日后民政檔案管理以及民政服務工作進行優化與改進。另外，豐富的民政歷史資料能夠間接為相關工作者帶來精神力量，對民政事業的良好發展也有著不小的影響。

二、科學管理民政檔案的措施

要想進一步提高民政檔案管理工作的效率與質量，就需要管理部門能夠選擇科學合理的管理方式，針對不同管理環節，制定不同的管理方案。民政檔案管理過程中，除了需要大量的人力資源，還需要各種設備與技術的支持，在檔案管理環境方面，也有較高的要求。所以，需要相關部門選擇科學的管理措施，保證民政檔案安全與管理質量。

（一）提高工作人員的整體能力

民政檔案管理工作需要相關工作人員具備良好的心理素質與工作能力，所以檔案管理人員不僅要在工作中積累經驗，還要對民政檔案管理要點進行總結與進一步學習。對于檔案管理中出現的失誤，工作人員要對其進行反思，并找到問題出現的原因，選擇適合自己的工作方式，從而提高自身工作能力。另外，相關部門還需要對民政檔案管理人員進行定期的培訓，讓他們了解與掌握更多管理檔案的技巧，保持積極樂觀的心態，這樣才能更好的投入到檔案管理工作中。

（二）注重檔案管理設備的配備與保護

民政檔案管理工作的高效開展，離不開信息化技術與計算機等先進設備的支持，但是一些設備在長期使用過程中，會出現各種各樣的問題，如檔案管理系統過時或設備損壞等，如果不能對其進行妥善處理，就會對檔案安全帶來威脅。這就需要相關部門能夠對檔案管理設備進行全方位保護，對檔案管理中涉及到的技術手段，也要做到及時的更新與優化，以此來保證民政檔案的安全管理，提高檔案管理工作的質量。對于檔案管理系統中存在的漏洞，還需要工作人員進行及時的上報，以免對檔案安全造成影響。

（三）完善民政檔案管理制度

建立健全的民政檔案管理制度，對檔案管理工作的開展有著重要作用。由于民政檔案類型多樣，在管理過程中還會不斷出現新的檔案，如果工作人員不能按照所指定的規章制度對檔案進行管理，那么就會增加檔案管理難度。所以，工作人員按照管理制度進行檔案管理時，除了要嚴格遵守管理流程，還需要結合實際情況，提出管理制度中存在的不足之處，從而為檔案管理制度的完善提供有利的參考。管理人員在工作之余，也要對相關知識進行進一步的學習與研究，一方面來提升自身工作水平，另一方面為管理工作帶來便利條件，節省時間與人力成本。

（四）注重民政檔案的備份工作

做好民政檔案的備份工作，是對檔案信息安全的負責，也對檔案管理的穩定進行有著積極影響。對電子民政檔案管理時，工作人員除了要對其進行流程上的錄入，還需要根據要求，對其進行備份錄入，檔案備份結束后，工作人員需要對涉及到的設備進行妥善保管，并對設備進行定期檢查，以免出現檔案丟失或信息泄露等情況。對紙質民政檔案管理時，管理人員要對檔案存放環境進行全面檢查，保證存儲環境符合紙質檔案存放要求。存放檔案前，工作人員可以通過計算機錄入方式對相應的檔案信息進行備份，以此來保證檔案的安全。

（五）優化民政檔案管理模式

不同地區會采用不同的民政檔案管理模式，所以在實際管理工作中，民政檔案管理部門應該適當借鑒多種檔案管理模式，將便捷高效的方式方法融入到自己的管理模式中。對于管理模式中存在的細節問題，工作人員需要對其進行優化處理，結合實際情況，靈活轉變固有且傳統的檔案管理模式，在信息技術的支持下，構建更完善的管理模式，從而為民政檔案管理水平的提升奠定良好基礎。

結論：通過文章內容可以了解到，要想保證民政檔案管理工作的質量，那么就需要相關部門注重信息化技術的應用，同時還要注重工作人員素質與能力的提升。對于民政檔案管理中存在的不足之處，還需要工作人員進行及時的總結與處理，并注重新型檔案管理模式的引用，這樣才能進一步提高民政檔案管理工作水平，為民政工作的順利開展提供便利條件。