試論信息化背景下文書檔案管理完善

安娜

摘要：為進一步提升文書檔案管理成效，不斷增強檔案歸集、調用與存儲能力，滿足文書檔案材料的使用需求。文章立足于信息化，探討信息化對于文書檔案管理的重要作用，梳理文書檔案管理創新舉措，旨在打造快捷、高效的文書檔案管理機制。

關鍵詞：信息化 ;文書檔案 ;檔案管理 ;管理舉措

文書檔案的信息化是現階段檔案管理的主要趨勢，依托各類技術手段，管理人員能夠根據需求，快速提供檔案信息，提升服務能力，同時規避文書檔案毀損風險，增強檔案管理的安全性。基于這種實際，有必要從文書檔案管理的角度出發，以需求為導向，以技術為基礎，積極做好信息化背景下的文書檔案管理創新工作，逐步推動文書檔案管理的智能化、信息化。

1.文書檔案管理信息化的重要意義

信息化對于文書檔案管理有著極大的提升作用，轉變了以往的文書檔案使用方式，實現了文書檔案管理效率、共享能力的穩步增強，全面發揮出文書檔案管理的價值與作用。

提升文書檔案使用效率。信息技術在文書檔案管理中的應用，加速了已有檔案管理方式的轉變。例如在傳統的文書檔案調取過程中，工作人員往往需要按照相關目錄編號，進行檔案存儲位置的查詢，查詢周期相對較差，甚至出現文書檔案查詢錯查或者漏查的情況，對于文書檔案的使用造成了一定的妨礙[1]。信息技術的應用，使得文書檔案形成了完善的電子目錄，工作人員通過輸入相關關鍵詞，可以在較短的時間內，查詢文書檔案編號、存儲位置等相關信息，縮短了整個文書檔案檔案查詢、調取的時間周期，無形之中，提升了文書檔案的使用效率，降低了文書檔案管理的時間成本。

促進文書檔案資源共享。從過往經驗來看，文書檔案的體量較大，需要根據工作實際，進行周期性的更新。文書檔案管理的這種特點，無疑增加了工作人員的工作難度，導致文書檔案管理差錯率的增加，間接影響了后續文書檔案的使用。信息技術尤其是云計算技術、電子信息錄入技術、數據庫技術在文書檔案管理中的應用，在很大程度上解決了這一問題。工作人員根據檔案更新的要求，進行電子檔案的錄入，保證文書檔案的全面性，降低了文書檔案日常管理的難度，同時逐步形成了一種文書檔案共享機制，避免了文書檔案信息匯總不及時、不全面的問題，保證了文書檔案管理的有效性。

2.信息化背景下文書檔案管理完善路徑

信息化背景下文書檔案管理工作的創新，要求工作人員在科學性原則、實用性原則的框架下，采取系列舉措，形成新的文書檔案管理理念，積極推動文書檔案管理的信息化水平，形成綜合性、應用性文書檔案管理模式。

積極轉變工作理念。文書檔案作為過程資料，在人事管理、決策制定等方面發揮著關鍵性作用。近些年來，隨著文書檔案管理要求的日益嚴格、檔案管理手段的多元化，使得工作人員在開展文書檔案管理工作的過程中，需要積極調整思路，科學轉變工作理念，充分認識到信息技術的應用，對于文書檔案管理產生的影響，理解文書檔案管理信息化在檔案管理、信息共享方面的價值，為文書檔案共享平臺、管理流程的再造提供方向性引導[2]。

優化文書檔案共享平臺。信息化背景下，文書檔案共享平臺的構建，要求從硬件、軟件等多個角度出發，有序做好管理體系的升級工作。在這思路下，應當做好相關方面的預算，有計劃地的優化文書檔案管理的相關硬件、軟件設備，依托必要的技術升級，形成互聯網+文書檔案的全新工作模式，為文書檔案的日常調取、應用提供了便利。例如做好數據庫的建設工作，將數據庫作為文書檔案管理的重要平臺，對文書檔案的各類信息進行信息化處理與數字化存儲[3]。同時為保證文書檔案的共享能力，工作人員還應當建立起歸檔系統、審核系統，通過歸檔系統，能夠對一定時間內，產生的各類文書檔案資料進行整理、收集以及歸檔，確保共享的時效性。借助審核系統，對文書檔案的法律效率進行審核，審核通過后的文書檔案才能夠進入數據庫進行存儲，從而大大增強了文書檔案數據的真實性與可靠性。

調整文書檔案管理流程。考慮到信息化背景下文書檔案管理的工作場景發生了深刻變化，為確保文書檔案管理工作的順利進行，需要對工作流程作出梳理、優化以及調整，通過這種方式，確保文書檔案管理的效果[4]。具體來看，工作人員需要結合實際，制定文書檔案的管理流程，明確各個環節的管理標準與管理要求，確保各類信息技術能夠有效服務于文書檔案管理工作。考慮到文書檔案管理的動態性，需要增加檔案加工環節，在信息技術的支持下，工作人員可以采取更為靈活的方式，通過文書檔案輸入、刪除、修改以及打印等流程的再造，實現對文書檔案的有效管理。通過文書檔案管理流程的理順，不僅可以提升文書檔案日常管理的效率，還能夠降低工作人員的工作量，實現對文書檔案管理流程的整合。同時做好文書檔案管理的規范化建設，避免出現信息丟失等情況的發生[5]。

為加速文書檔案管理的信息化進程，穩步提升文書檔案的歸集、分析與應用能力，需要對現有的管理體系作出調整、優化，實現信息技術在文書檔案管理中的科學應用，對日常決策、管理等活動的開展提供了參考。

參考文獻

[1]孟紅.論信息化背景下文書檔案管理工作的創新措施[J]環球市場，2018（17）：66-66.

[2]居華峰.信息化背景下文書檔案管理創新對策[J]辦公室業務，2019（10）：97-98.

[3]張鑫.信息化背景下文書檔案管理工作創新實踐[J]信息周刊，2020（4）：61-63.

[4]陳琳.信息化背景下談文化檔案管理工作的創新[J]科學與信息化，2019（12）：93-94.

[5]何蔚玲.信息化背景下辦公室文書檔案管理工作改革和創新[J]卷宗，2020（10）：46-47.