基于服務(wù)學(xué)生就業(yè)視角探索大學(xué)生學(xué)籍檔案管理

厲悅

摘要：學(xué)籍檔案是大學(xué)生步入社會后用人單位對大學(xué)生進(jìn)行了解的第一份資料，其中能夠體現(xiàn)出，大學(xué)生的學(xué)習(xí)以及生活情況。基于就業(yè)方面，大學(xué)在學(xué)生的檔案管理方面對學(xué)生畢業(yè)后的就業(yè)工作有著重要的作用，因此，大學(xué)院校必須要提高在學(xué)生學(xué)籍檔案管理工作方面的要求，深化大學(xué)生學(xué)籍檔案管理工作的重要性，從而為學(xué)生畢業(yè)后的就業(yè)提供更加良好的條件。本文基于服務(wù)學(xué)生就業(yè)視角，對大學(xué)生學(xué)籍檔案管理進(jìn)行探索，明確其中問題，提出相關(guān)的管理措施，望能夠?yàn)榇髮W(xué)生學(xué)籍檔案管理工作提供參考，從而促進(jìn)大學(xué)生的就業(yè)發(fā)展。

關(guān)鍵詞：服務(wù)學(xué)生;就業(yè)視角;學(xué)籍檔案;管理方法

引言：伴隨著教育改革的不斷深化，各大高校的辦學(xué)規(guī)模越來越大，同時也在不斷的進(jìn)行生源擴(kuò)招。因此，學(xué)生數(shù)量也便越來越多，這也就導(dǎo)致了大學(xué)生學(xué)籍檔案管理工作逐漸復(fù)雜，困難增大。學(xué)籍檔案對于學(xué)生而言是非常重要的，其中，記錄著學(xué)生的學(xué)習(xí)成績、思想品德、教育經(jīng)歷、家庭情況等，而這也正是大學(xué)生畢業(yè)后用人單位，對學(xué)生選擇的首要依據(jù)。因此，大學(xué)院校需要對學(xué)生學(xué)籍檔案的管理加以重視，尤其是在當(dāng)前，困難增大的情況下，更需要有序的開展檔案管理工作，從而更好的服務(wù)于學(xué)生就業(yè)。

一、大學(xué)學(xué)生檔案管理中存在的問題

存在著學(xué)籍檔案內(nèi)容單一與歸檔不及時情況。通常情況下學(xué)生的學(xué)籍檔案中主要展示學(xué)生的教育經(jīng)歷、學(xué)習(xí)情況、獎罰資料、體檢表等等，能夠反映出學(xué)生宏觀情況的常用材料。然而這些內(nèi)容千篇一律，缺乏展現(xiàn)學(xué)生個性的內(nèi)容，導(dǎo)致學(xué)生的學(xué)籍檔案太過于死板，無法反映出學(xué)生真實(shí)生動的實(shí)際情況。再者便是在大學(xué)院校當(dāng)中，對學(xué)生的學(xué)籍檔案歸檔時，通常都需要多個部門配合提供資料才能完成，在時間上存在著一定差異，導(dǎo)致歸檔時間不統(tǒng)一，從而出現(xiàn)歸檔不及時，檔案材料收集不完善等問題。

學(xué)生對學(xué)籍檔案的重視度不高。對于當(dāng)前大學(xué)生而言，普遍存在著對自身檔案內(nèi)容不清楚的現(xiàn)象，其中，哪些材料是需要?dú)w檔與向用人單位提供的沒有明確的答案。對于大學(xué)生而言，在畢業(yè)前半年便需要進(jìn)入社會實(shí)習(xí)，只有當(dāng)用人單位要求，提檔時學(xué)生才能夠意識到轉(zhuǎn)檔，而一些用人單位沒有要求是學(xué)生對學(xué)籍檔案也沒有轉(zhuǎn)到意識。學(xué)校檔案管理部門對無人問津的檔案通常進(jìn)行暫時保管，或直接返還生源地城市的人才交流服務(wù)中心。也有些學(xué)校會，通知學(xué)生領(lǐng)取檔案，并說明將其交于當(dāng)?shù)厝瞬沤涣鞣?wù)中心。而在這個過程當(dāng)中學(xué)生通常不會多問，一旦出現(xiàn)需用到用個人檔案時，丈二的和尚摸不著頭腦。

學(xué)籍檔案管理觀念落后。在部分大學(xué)院校當(dāng)中，對大學(xué)生的學(xué)籍檔案重要性認(rèn)知不足，導(dǎo)致在進(jìn)行學(xué)籍檔案管理工作時由各專業(yè)負(fù)責(zé)人進(jìn)行管理，缺少專業(yè)人士的管理，在檔案清點(diǎn)完成后統(tǒng)一歸納，導(dǎo)致檔案處于閑置狀態(tài)，忽略了對學(xué)籍檔案的定期維護(hù)與更新。而這也嚴(yán)重的違反了檔案及時記錄性的原則，導(dǎo)致學(xué)生的學(xué)籍檔案準(zhǔn)確性大大降低，無法反映出學(xué)生的真實(shí)情況，從而在學(xué)生步入社會參與工作后，引發(fā)用人單位的信任危機(jī)。另外在當(dāng)前科技高速發(fā)展的情況下，學(xué)校完全可以利用互聯(lián)網(wǎng)信息技術(shù)，對檔案進(jìn)行數(shù)字化保存并及時更新，然而在大部分院校當(dāng)中通常對學(xué)生的檔案錄入電腦后，便不再理會，只是將紙質(zhì)畫的保存方式轉(zhuǎn)化為數(shù)字化保存方式，而沒有實(shí)現(xiàn)數(shù)字化技術(shù)的作用。

二、基于服務(wù)學(xué)生就業(yè)視角探索大學(xué)學(xué)籍檔案管理措施

完善檔案內(nèi)容，加強(qiáng)收集與整理。檔案管理需要遵循實(shí)時更新的檔案記錄原則，因此大學(xué)院校在進(jìn)行檔案管理時首先應(yīng)當(dāng)保證學(xué)籍檔案的真實(shí)性與全面性，不斷收集學(xué)生的相關(guān)資料對檔案內(nèi)容進(jìn)行完善，同時通過學(xué)生在校的表現(xiàn)，并且收集學(xué)生在校期間參與的各項(xiàng)活動，以及獲獎情況等，對檔案進(jìn)行實(shí)時更新確保檔案的真實(shí)性。另外檔案管理，也需要能夠有專業(yè)的管理人員進(jìn)行，對學(xué)生的學(xué)籍檔案進(jìn)行分類，歸檔在校檔案材料，整理畢業(yè)檔案材料。此外，學(xué)校也應(yīng)當(dāng)像教師與學(xué)生宣傳學(xué)籍檔案的重要性，讓學(xué)生能夠意識到，檔案的作用以及價值所在，從而能夠規(guī)范學(xué)生的言行舉止，為學(xué)生今后的就業(yè)打下基礎(chǔ)。

建立完善的檔案管理機(jī)制。當(dāng)意識到學(xué)籍檔案的重要性，學(xué)校便需要根據(jù)國家對檔案的相關(guān)規(guī)定來建立完善的院校檔案管理機(jī)制。從檔案管理部門的工作開始進(jìn)行整體規(guī)劃，加強(qiáng)管理方式的同時提高檔案管理部門與其他職能部門之間的相互合作關(guān)系，從而促進(jìn)檔案管理的有效性。其次，大學(xué)院校也應(yīng)當(dāng)設(shè)置相應(yīng)的考核機(jī)制，來規(guī)范管理人員的工作態(tài)度。對檔案管理人員進(jìn)行定期的考核，確保管理人員具有檔案管理的資格，其實(shí)也應(yīng)當(dāng)對檔案管理工作進(jìn)行嚴(yán)格的監(jiān)督，確保檔案管理工作能夠貫徹落實(shí)。

充分利用數(shù)字信息技術(shù)。互聯(lián)網(wǎng)信息技術(shù)快速發(fā)展的當(dāng)今對學(xué)籍檔案的管理也提供了更多的便利性。因此，大學(xué)院校在進(jìn)行檔案管理時應(yīng)當(dāng)充分的利用數(shù)字信息技術(shù)，將學(xué)生的檔案從傳統(tǒng)的紙質(zhì)模式轉(zhuǎn)化為數(shù)字模式并進(jìn)行同步更新，這樣便能夠提高檔案的查閱以及調(diào)取的便利性，同時紙質(zhì)與數(shù)字雙重保障，能夠有效的防止檔案損毀所帶來的影響。那么院校便可以建立檔案管理系統(tǒng)，設(shè)置更加方便的使用功能，例如收集、修改、打印等。

綜上所述，學(xué)籍檔案對于學(xué)生未來發(fā)展極為重要，因此，為能夠服務(wù)于學(xué)生就業(yè)，便需要提高院校在學(xué)籍檔案管理方面的效率，讓師生都能夠意識到檔案的重要性。

參考文獻(xiàn)

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