提高辦公室文秘工作質量的措施分析

（河南省農業科學院，河南 鄭州 450002）

辦公室不論是在企業還是機關，都是核心所在，起到承上啟下的作用[1]。辦公室的工作種類多，任務重，并且需要具備良好的溝通和調節能力，辦公室文秘的職業素質對辦公室的工作質量具有重要的影響力，因此管理者需要重視文秘的工作質量，采取措施提升文秘的職業素養以及工作質量，是辦公室穩步發展的重要基礎[2]。

一、辦公室文秘的工作特點及重要性

（一）工作特點

辦公室文秘的工作包括各類行政工作、辦公室信函接發、會議通知、手續辦理、準備材料等等，工作涉及面廣，工作復雜，文秘工作的特點為多樣性、復雜性。

（二）辦公室文秘的工作重要性

辦公室需要及時向各層下達領導的指示，同時還需要及時的將各個部門的工作情況向領導進行匯報，同時還需要協調好各部門的工作以及人員之間的關系，在工作中時刻以企業、機關的利益為重點，需要顧全大局，面對繁瑣的做工需要時刻保持認真、仔細、耐心的態度，按照上級規定完成各項工作。

二、辦公室文秘所具有的職業素養

（一）嚴格遵守辦公室的各項規章制度

遵守規章制度是每位工作者的基本職業道德，文秘人員雖然工作任務重，但也需要做到不遲到早退，在有限的時間內完成工作，學會合理的利用時間，避免出現因工作忙亂而發生工作失誤，影響辦公室工作適量。

（二）有大局觀

在工作中要以企業或機關利益為中心，凡事要以企業或機關發展作為出發點，具有良好的工作承受能力，同時面對委屈與挫折可以用平常心對待，在工作中不能假公濟私，同時在工作中一視同仁不能搞特殊關系更不能公報私仇。

（三）提高辦事效能

效能是工作質量的直接體現，例如文秘人員為領導起草年終總結時，寫作能力較弱同時對年度工作重點不了解，花費了一天的時間但是寫出來的稿子沒有內容，不能突出重點，那么則體現出來了辦事效能差，反之，如果文秘寫作能力強，能準確抓到工作重點，稿子完成速度快而且內容豐富，那么文秘的辦事效能則高。因此文秘在辦公中需要對工作進行提前準備，熟悉各項業務，有效提升辦事效能。

（四）提高辦事效率

文秘人員每天需要面對各種新的任務以及重復性任務，因此在工作中需要進行中做計劃分類，以輕重緩急來開展工作，同時積極與領導進行溝通，根據領導要求結合工作實際，靈活運用方法，準確無誤的完成工作，避免工作中出現失誤。

三、提高辦公室文秘工作質量的措施

（一）明確辦公室規章制度

完善的辦公室制度，俗話說的好，無規矩不成方圓，規范的、科學有效的制度可以規范文秘人員進行規范有序的工作，同時可以與同事做到良好的溝通與交流，營造良好的工作氛圍，做到團結友愛、互幫互助，提高辦公室工作效率。同時領導根據辦公室的規章制度對辦公室文秘人員進行嚴格的篩選，保證辦公室文秘人員的職業素質，可以有效的提升辦公室的工作質量。

（二）構建良好的獎懲制度

為了提高整體的工作質量，必要的獎懲制度是十分必要的，作為一種激勵手段，可以有效的激勵文秘人員工作積極性，激發文秘的工作熱情，使文秘對自身提出更高的要求，增加工作中的追求目標，增強文秘的工作效率。懲罰制度可以對文秘的工作惰性起到警示作用，有利于文秘人員不斷提升、鞭策自我，有效的提高自我工作效率，提高辦公室工作質量。

（三）定時開展技能培訓

增強文秘人員的職業素質，辦公室日常事務較多，在交辦業務、與人溝通、協調綜合中都起到十分重要的作用，因此需要文秘人員具有較高的職業素質，也關系到辦公室的整體工作質量。隨著社會的進步，科技的創新，辦公室的知識與技能也要隨之進步，因此在對文秘的培訓需要包括業務培訓、政治思想教育、國家政策學習、工作方式等內容，增強文秘的解決問題能力，同時廣泛的知識面可以更好的幫助文秘人員靈活運用工作方式，科學有效的完成工作，保證工作質量。

（四）鼓勵文秘人員獨立創新能力

只有創新才能穩步發展，也是發展的動力。文秘人員不應該以死板的方式進行工作，應該根據平時的工作實際不斷進行創新，找到合適的方式提高工作效率，用新型的方式管理模式解決工作中的問題，整體提升辦公室的工作質量。

（五）優化辦公室文秘人員數量

由于辦公室的工作繁忙，文秘人員較少則很難有效的保證工作的完成，或是無法保證工作質量，文秘人員過多則會出現個人價值無法充分的發揮以及產生工作惰性，降低工作效率。因此在對辦公室進行整體評估后，合理的規劃文秘人員的數量，可以有效的提升辦公室的工作適量。

綜上所述，辦公室的工作質量與文秘的綜合職業素質密切相關，幫助文秘人員提高自身職業素質可以有效的提高辦公室工作效率，保證工作質量，但文秘人員的職業素質培養不是一時就能完成的，因此相關領導應該結合辦公室的具體情況對文秘人員實施科學有效的管理方式，幫助、鼓勵提高文秘人員的職業素質，確保辦公室工作質量。