有關人力資源檔案管理的新路徑探索

(山東省菏澤市單縣人力資源和社會保障局，山東 菏澤 274300)

人力資源檔案是非常重要的無形資產，它記錄著不同人員的學習、工作、社會經歷等內容是重要的人才憑證，往往被稱為“第二張身份證”。因人員及社會環境一直存于動態變化中，所以管理部門也應根據這一變化及時對檔案信息進行相應的補充和完善，就目前來看我國的人力資源檔案管理還存在不少缺陷，急需予以加強。

一、人力資源檔案的重要性

（一）記錄人員的基本信息，為各項業務辦理提供便利

人力資源檔案，是基于人員的客觀情況記錄，包括人員姓名、性別、家庭住址、職業、文化程度、政治面貌等基礎內容，也包括人員各種動態變化情況。它既是人員的身份信息說明，也是人員的社會憑證，是各類機關和企事業單位認識和了解人才并辦理相關服務的重要依據，也是個人實現就業、學習、享受各類社會福利待遇的基礎依據。

（二）是用人單位的重要參照，利用優化人才結構

人力資源檔案包含多種人才信息，是各用人單位認識和了解人才，對人員工作能力和社會價值進行初步判定的重要工具。用人單位以人才檔案為參照，結合自身用人需求和人才的特性進行崗位的合理分配，對現有的人才結構進行優化調整。

（三）為人才建設提供長期戰略支撐

人力資源檔案管理集合各種不同層次人才信息，其信息量巨大。檔案管理部門可通過對這些人才信息進行統計、歸納、對比分析，對某一方面的人才比例和人才結構深入認識，發現存在的問題，并以此為導向進行人才建設和布局，為國家及企事業單位制定科學的人才建設規劃提供巨大支撐，可加快社會緊缺性人才的培養，提升高素質人才比例，促進經濟、社會發展。

二、當前我國人力資源檔案管理中存在的普遍性問題

我國人力資源檔案管理經歷多年發展建設，其管理體系和組織架構得到進一步完善，目前主要以各地人力資源和社會保障部門為主，各企事業單位為輔的多種人才檔案管理模式，擴大了檔案管理總量，提高了檔案管理服務范圍。但受現有管理條件和管理觀念影響，我國人力資源檔案管理的質量和效率整體不高，主要體現在以下幾個方面：

（一）管理層次過淺，人力資源檔案質量不高

從目前情況來看，人力資源部門的大多數人才檔案都只是對人員基礎信息的記錄，沒有根據人才的變化情況及時的對相關信息進行更新，對人員技術技能水平、社會實踐內容、以及相關成果的記錄缺失或不完整，使得人才檔案質量不高，對用人單位選拔人才的參考性不強。同時，一些檔案管理人員在日常管理中局限于基礎的檔案管理工作，如清潔衛生打掃、檔案歸類整理等，但對檔案管理的安全性、時效性、系統性等等內容的思考和關注過少，管理人員安于現有的粗陋、低效的管理模式，其革新意識較差。

（二）人力資源檔案管理模式落后

社會經濟的不斷發展，信息化技術的不斷進步，帶來了社會生產生活方式的巨大改變，人力資源檔案管理工作也應該緊跟時代發展形勢不斷提升管理質量。但當前一些人力資源檔案管理部門依然采取最原始的人工管理模式，且絕大部分檔案依然為紙質檔案。

（三）檔案管理成本較大

因檔案管理模式落后，檔案部門主要以傳統檔案管理手段來開展工作，在檔案基礎設施建設、檔案人力成本、檔案資料保存與維護等方面的費用支出極大，經濟性較低。

三、人力資源檔案管理的新路徑探索

（一）持續提升檔案管理部門和管理人員的業務能力

人力資源檔案管理的質量與管理人員的自身素質有很大關系，檔案管理部門應組織人員開展職業培訓活動，邀請其他專業人員進行現場指導，通過各種培訓和考核增強管理人員的管理水平和責任意識。

（二）增強管理重視度，提高檔案質量

管理部門及管理人員缺乏對人才檔案管理的重視度是導致檔案質量過低，管理水平低下的重要原因，基于此要求檔案管理者積極提升思想意識，將人力資源檔案提高到戰略層面上來，對人才的重要信息進行及時更新，尤其是那些可以直接體現出人員職業能力和專業技術水平的內容，比如參與的技術項目、申請的專利成果、獲得的各種表彰等等，通過不斷完善人才檔案信息，可便于為用人單位的人才選拔提供更多有用參照。

（三）借助信息化手段降低管理成本

檔案管理部門應加大信息化檔案管理力度，要加快信息化基礎設施建設，引進大數據、云計算以互聯網平臺為支撐，建立數字化檔案管理系統，將所有的人力資源檔案信息錄入電子系統，實現檔案信息的及時傳輸、查閱、更正和補充等，降低管理者的管理工作量。同時可以有效節省管理費用、傳統設施建設費用等，實現更好的經濟效益。

總之，人力資源檔案管理工作不僅有利于實現人才資源的合理分配和利用，還能促進我國經濟社會的更好發展，其意義深遠。